新时期人事工作中档案管理的重要性和对策

高金娥

摘要：新时期人事工作中，档案的重要性更加凸显。档案不仅有利于人事工作的传承与发展，也在人事工作中发挥着凭证和参考价值。但目前，我国机关事业单位还存在着档案收集滞后、档案利用率低、档案研究总结不足的情况。对此，机关事业单位档案管理部门和组织部应共同努力，加强对档案管理重要性的认识，共同推动人事工作的创新与发展。

关键词：人事工作;档案管理

档案真实记录了机关单位在各个历史时期的日常工作，其所包含的丰富内容反映了几十年来我国人事工作的历史变迁，如机关单位的干部选拔、人事任免和组织调动等工作。机关事业单位作为我国人事档案工作的主体，有责任也有义务全面和真实的记录人事工作的方方面面，充分发挥档案的多元价值，促进人事工作的创新与发展。

一、新时期加强人事档案管理的重要性

1.档案有利于人事工作的继承

档案真实记录了机关单位在各个历史时期的日常工作，其所包含的丰富的内容反映了几十年来我国人事工作的历史变迁，也凝集了人事组织工作的智慧与经验，为我国全面推进组织建设提供了宝贵的精神力量。人事工作我国机关事业的重点基础工作之一，是我国机关事业单位日常运营中不可或缺的重要环节，其在增强队伍凝聚力、提高队伍战斗力中起到了不可替代的作用。同时，档案工作作为我国社会主义建设和社会经济发展的基础性工作，一直以来都是各机关事业单位的日常管理工作。档案在机关事业单位的人事工作中起到了多元化的价值。将档案工作与人事工作有机结合起来，不仅是优化单位人事结构、提高组织队伍战斗力的重要举措，也是人事工作持续健康发展的必要要求。机关事业单位作为开展人事工作的重要主体，应充分发挥人事档案的精神力量，不断加强人事档案管理，提高人事工作效率，让人事档案在日常人事工作中不断焕发新的生命力。

2.人事档案是推动人才队伍建设科学化、规范化

档案本身就具备真实性的特点，而人事档案还具有综合性的特点。体现了一个人德能勤绩廉等情况的综合记录。在人才队伍建设中，真实性和综合性就显得尤为重要，因为它客观的反映了一个人考察、考核、奖惩、支撑等人事相关的信息，在人才队伍建设中发挥着凭证和参考价值。

3.人事档案是开展组织工作的重要基础

组织工作是人事工作的重要内容之一，组织选拔党员干部主要考察两个方面的内容：一是工能力、工作经验等专业方面的素养;二是思想道德品质，包括党性修养、工作作风等。可以看出，机关事业单位干部队伍建设的内容较为复杂且考察的要素众多。在这种背景下，档案就成为机关事业单位选人用人的重要基础。首先，干部人事档案在内容上十分丰富。包括个人的政治品质、思想道德水平、学习工作经历、奖惩情况、工作成绩、家庭状况和社会关系等。在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才等过程中发挥着重要的作用。第二，人事档案的时间跨度较长，从干部的学生时代一直延续到如今，反映了其在各个阶段的专业素养和思想水平，能给干部的选拔提供更为全面的参考依据。做好干部人事档案管理工作，就是为新时代中国特色社会主义事业提供坚实的人才基础保障。

二、当前人事工作中档案管理存在的问题

1.档案收集滞后，人事工作和档案管理缺乏创新

在机关事业单位的人事工作中充分发挥档案的作用，即要求了管理人员具备丰富的理论知识和实践经验，也给档案管理能力提出了新的要求。在人事工作中发挥档案的凭证价值和参考价值，第一点就需要丰富的人事档案资源支撑。但当前我国机关事业单位在档案的收集和保管上还较机械化，对档案收集的种类、格式要求没有进行针对性的优化和调整，这也导致了大量低价值档案资料的出现，而在其中挖掘出有利于人事工作的参考资料，就需要消耗过多的人力物力，大大降低了档案管理和人事工作的效率。第二就是需要专业的人才支撑。目前，机关事业单位中还存在着对人事基础理论知识掌握不牢的情况。

2.人事档案管理规范化欠缺，档案管理意识欠缺

真实性是档案的重要特征之一，它往往决定了档案的价值。而对于人事档案，真实更是其生命线，这是因为用人单位的选拔任命的重要参考依据就是人事档案，人事档案的信息往往就决定了一个人的任职和升迁。相对于其他长期处于封闭管理环境的档案来说，人事档案的流动性较高，当个人出现工作单位或者学习单位的变动时，人事档案就随之调动。此外，人事档案的管理主体也较多，人社局、用人单位都能够接触到人事档案。档案管理主体的多元和流动频率高也使得人事档案容易被篡改，影响人事档案的凭证价值。尤其在队伍建设种，人事档案的重要基础，有的个人为了追求利益擅自对档案进行篡改，编造虚假的工作经历和工作成绩，不仅影响了人事档案的正常开展，也严重阻碍了队伍建设的规范化。

3.档案管理研究总结不够

人事工作兼具组织性、专业性、灵活性，也要求工作人员具备一定的研究總结能力，通过对实际工作的总结和研究，制定具有针对性的人事工作规划和目标。在机关事业单位整体的人事工作中，档案管理人员作为档案资料的收集者和整理者，直接面对人事工作的各种问题，全面了解人事工作的经验和教训，这些经验和教训都给人事工作的改革和创新提供了参考。但当前人事工作还存在着问题意识不强的问题，没有形成一个完整的闭环，档案管理人员缺乏对人事工作的总结和提炼，整体研究能力有待加强。

三、新时期在人事工作中加强档案管理的对策

1.提高档案管理意识，保证档案真实性

人事档案系统全面的反映了每个人的职称、个人信息、学习背景和工作背景，在队伍建设中发挥着重要的凭证价值。首先，作为用人单位，要加强人事档案的审核，通过完善的审核机制和流程鉴别档案内容的真伪，同时注重附件材料真实性的审查，进而提高档案的真实性，保障人事档案的生命线不被打破;第二，提高档案管理人员的人事档案管理意识。首先，企业应加强档案管理人员的培训，吸纳档案管理专业人员参与，形成系统化、组织化、规范化的人事档案知识培训。同时，考虑到人事档案的社会性和服务型，还应较强人事档案服务方面的培训，同步展开、异地联动，借助专题讲座、定期培训培养专业人员的档案管理意识。

2.加强人员审核，提高人事档案管理水平

首先，要进一步完善人事档案管理机制，加强新进人员的当纳审核工作，凡人事档案流动一次，就要对其进行审核工作，同时做到基层、中层、管理层层层把关，责任落实到个人，严格管理人事档案的查询和调阅权限，凡涉及到人事档案的调阅要由管理层签字授权。第二，保证人事档案的全面性和完整性，对于人事档案中缺失的材料要限期补齐，对于由于特殊情况而导致的无法补齐的材料，要由相关单位出具書面证明。第三，加强人事档案信息化建设，加大资金投入力度，让人事档案形成数字化和信息化的收集、归档和流通方式。同时积极引入有资质的第三方公司委托管理。第四，进一步细化责任，对于在人事档案审核中出现的弄虚作假行为，要严厉追责，严重的应追究其法律责任。

3.强化人才培养，提高人事工作和档案管理的创新能力

一是转变档案管理理念。机关事业单位的领导层和档案管理人员首先要提高人事工作的理论基础，不断完善和更新自身知识体系和实践能力。如今，我国档案管理工作信息化趋势十分明显，档案资源数字化、管理信息化、利用多元化要求了档案管理人员必须时刻跟上时代的部分。对此，档案管理人员也应认真领悟当前档案管理理念和档案利用的深刻内涵，改变过去“重保管轻利用”的管理方式，扭转人事工作“工具性目的”的观念。同时，人事工作人员应用最新人事理论知识加强自身对人事工作的认识，在人事工作中把握对象的需求，有针对性地利用理论知识实现人事工作的双向互动。

二是加强主体的综合素质，也就是专业人员的综合素质。从上文中可以看出，当前人事工作中的档案管理存在着诸多问题，档案管理人员首先应具备机关单位发展所要求的道德素养和价值观念，以身作则、言行一致，如此在能在人事工作中示范作用。

三是要具备创新素质。如今，创新素质是衡量一个人才价值的重要标准，人事工作是员思想上和实践上都着重要的引导作用，作为人事工作的重要支撑，档案管理人员更应具备创新品质。

4.加强档案管理工作的研究总结，创新档案信息资源服务

针对人事工作中暴露出来的问题，档案管理人员和组织部门工作人员应建立良好的信息沟通机制。一方面，档案管理人员做好人事信息的收集、整理和分析工作，通过全面、系统的人事档案收集做好人事工作的数据分析，组织工作人员则以数据分析为依据，发现当前人事工作中存在的突出问题，有针对性的提出解决方案并报备给档案管理人员，在下一轮人事工作完成后进行效果评估并记录。第二，针对人事工作中档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统人事档案的利用，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。可以借助微信、等新兴自媒体开展人事宣传工作，提高人事档案的利用率。

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