试论高校档案管理工作中的保密及其利用

摘要：随着社会经济的快速發展，我国高校对于档案管理的工作也越来越重视，档案记录反应了人员的经历以及德育的表现情况，具有真实性、现实性与保密性等特点，能够作为考察一个人的重要依据，在档案管理工作中，档案的保密工作是重中之重，它关系着学校与教职工人员的安全，因此，作为档案管理者，需要加强档案的安全意识与档案保密的管理工作，在保密的基础上有效发挥档案的利用率。本文通过对保密档案的管理与利用的分析，探讨如何加强高校档案管理工作的措施。

关键词：高校档案;管理工作;保密;利用

档案是国家以及社会机构或组织、个人在参与社会活动时形成的历史记录，在高校中，档案包括学校领导、教职工、学生以及教学、科研、管理等工作，在活动中产生的文字、图像、以及声像等原始记录。高校的档案包括保密档案以及非保密档案，保密档案就是在保密期内具有一定密级的档案，怎样能够做好高校档案管理工作的保密及其利用的工作是一项值得探讨的问题。

一、高校档案的保密管理

1.档案的库房与计算机的保密管理

高校的档案不应随意用任何一间办公室建设库房，应该独立兴建，因为档案的保密性，库房不宜建在最底层，库房的门窗应加防盗系统进行加固，还要注意将档案库房与普通的办公室以及阅览室等分开，并且要设有专门负责管理档案的工作人员，严格按照档案库房的管理规定对档案进行管理，无关人员不得擅自入内。科学管理高校档案的库房才能做好档案的保密以及维护档案的安全。

如果高校的档案需要进行电子载体存储保密信息，要注意谨慎操作，涉密的计算机要及时更新硬盘，不要因为相关管理人员由于自己的疏忽大意或者操作不规范使得所存的文件被泄露或者窃取。例如，有些体积较小、易丢失的计算机电子载体很容易造成泄密，如U盘、光盘等没有按照规定进行正确的保密销毁，就会带来泄密的隐患。一旦这些保密信息被外泄，将会对高校的科研机密造成不可估量的后果。

随着信息技术的不断发展，高校的网络信息也越加发达，如果不对上网信息进行严格的把关，监控不到位很容易在相关网站泄露关于高校或者国家机密的信息。高校中涉密的计算机很多，如果防护的措施不到位就容易发生信息被盗事件。例如，在高校中有些导师参与了某项课题的研究，如果涉密计算机与互联网相连通，一旦出现黑客，对该计算机进行网络攻击，课题的研究成果就会被泄露。

2.涉密档案的管理

高校的档案保密管理是非常重要的一项工作，首先，要建立健全档案保密管理的规章制度，要求工作人员要严格按照规定办事，防止因操作不当造成泄密的情况。涉密档案的管理人员由于身份比较特殊，他们的工作要比其他工作人员负有更重要的责任，他们的工作直接影响着档案保密工作的好坏，因此，涉密档案管理人员要有高度的责任心与事业心，要对每一份档案有高度的保密意识，在各种场合都要谨言慎行，守口如瓶，有时不经意的一句话可能就被有心人听去，造成了机密的泄露。

其次，对档案的管理也要进行分门别类，涉密档案与非涉密档案分开不同的档案室进行存放，在库房应专门设置保险柜、防盗器等，有学校的保卫部门对其进行全天监控。

最后，对涉密档案进行移交归档时，要登记造册，还要按照规定对调阅、移除以及销毁的档案进行审批、登记等手续。对涉密档案要做到绝对的安全保障。

3.教育档案的保密管理

随着我国进入信息化时代，高校的档案保密工作也正发生着变化，在高校中，科技档案的保存是重中之重，它包括具有在科研活动中，具有保存价值的数据、文字、图标等记录资料，是科技人员的劳动成果，有很多还涉及了国家的经济与政治等方面的内容，关系着国家的利益与安全。

在高校的保密工作中，要杜绝人为主观泄密，例如，某些档案管理人员被金钱收买，将重要的档案信息传递给情报机构等。还有一些保密管理人员由于对计算机操作不熟练，没有按照正确的操作或疏忽大意使得敌对分子有机会窃取保密信息。

档案的保密工作就是要将档案保存完整，不要因为各种不利因素使档案遭到破坏或者遗失，要对保密档案进行集中保管，对档案的保管工作要做到有条不紊。档案的保管工作是艰巨又光荣的，保管人员要时刻警惕，为档案的管理工作提供物质基础。

二、保密档案的利用

档案的保密工作为档案的利用提供了基础的保障，而档案的利用也是档案工作发展的动力，离开了档案的利用也就失去了档案工作存在的意义，因此，档案的工作与档案利用是相辅相成的。

如果需利用涉密档案，必须按照涉密档案管理规定进行审批、借阅、复制等手续，并做好登记。归还时也要经过档案管理人员严格检查，若涉密档案出现缺页、损坏等现象及时采取补救措施，同时也要严肃追究其责任。

教职工需借阅非本职工作范围的具有密级的档案，必须遵照涉密档案的规定以及“借出有登记、归还有检查”的原则进行借阅的手续审批，严禁对机密档案进行摘抄，且不允许将档案带回家中或者其他公共场所。

三、加强高校档案管理工作的保密及利用的措施

加强高校保密档案科学管理是档案安全的基本保障。要想做好档案的科学管理，要遵循以下几点：

1.加强档案库房硬件设施的建设

首先，要独立兴建涉密档案的存储库房，库房中的门、窗等要进行加固处理，需配备防盗门窗、视频监控等，在库房中还应设有红外感应器、烟感器、密码柜、灭火器等，随时做好档案库房的防火、防盗、防虫、防污染等措施。档案库房应设有专门的管理人员，无关人员不得擅自入内，以确保涉密档案的安全性。

2.完善档案保密与利用的相关制度

健全的制度是档案科学管理的基础，根据高校档案保密工作的要求，对保密制度要及时的修订和完善，建议符合当下涉密档案的借阅制度、复制制度以及档案的保密制度、审批制度等。同时，这些也需要档案管理人员以及对档案利用人员自觉履行相关保密义务，减少档案出现失泄密的几率。

3、提高涉密档案管理人员自身综合素质

由于涉密档案管理人员特有的工作性質，档案管理人员必须具备高度的责任心，提高管理人员的素质是档案的管理与利用长效性的保证。涉密的档案关系着社会的稳定与国家的安全，高校档案管理人员要提高自身的政治素养，具备高度的政治责任感与为人民服务的精神，同时还要提高自身的文化素养与专业知识，能够从工作中总结经验，掌握工作的规律。还要有敏锐的洞察力，若发现有出现档案泄密的风险应及时进行阻止或预防。

4.做好档案保密的基础工作

要提高档案的内在质量并建立档案号，对其进行系统的整理，按照档案的编号，利用编制检索的工具对档案要分门别类整理，档案需要准备副本，尤其是重要的档案，要进行复印、摘抄或者照相来对其进行复制，同时要保护好档案的原件。

5.加强电子档案保密管理

网络发达的今天，高校档案部门也要跟随网络科技的步伐，不断提高电子档案的保密技术以及预防危险的能力。校园网分为外网以及内网，涉密档案的计算机要使用内网，与互联网进行严格的隔离。要有专门进行涉密信息操作的计算机，该计算机要定期更换密码。除此之外，存有涉密信息的电子设备严禁在非涉密计算机上进行使用。

6.做好涉密档案解密工作

按照《国家秘密保密期限》的规定，根据情况的变化及时对档案的密级以及保密期限做变更，可以有原制定密级的机关或单位进行决定，也可以由主管的上级机关单位做决定，对已经过保密期限的档案及时上报有关部门进行申报解密。

7.在档案的开发利用中做好监督与检查的工作

做好档案利用的监督工作能够保障档案保密工作的顺利进行，加强涉密档案的阅览管理，在阅览室应设置电子监控器，若发现有人对档案进行涂改或损坏的行为，要及时制止并做出相应的补救措施，同时严肃追究档案利用人员的责任。与此同时，要加大对档案管理的检查制度，对档案利用的过程中每一个环节都进行监督与检查，确保高校档案的保密工作能够落到实处。

四、高校档案管理工作中的保密以及利用的意义

做好高校档案保密与利用工作，能够有助于高校体制改革以及科研事业的发展，档案保密以及利用是相辅相成的关系，档案保密而不去利用只会让档案失去价值，适当的利用才能促进档案工作的发展，因此，在做好保密工作的基础上发挥档案的作用，加强对涉密档案的利用，才能促进高校教育的体制改革与教育事业能够稳步的发展。

五、结束语

综上所述，做好高校档案管理中的保密工作是为了更好的对其利用，在档案管理工作中，处理好档案保密与利用的关系，不断加强对高校档案的保密措施，才能更好的提高档案利用率，档案利用工作得到长足发展，也能促进保密工作的开展，档案的保密与利用是相辅相成的。

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作者简介：郭志鹏，宝鸡文理学院，职称：馆员，研究方向为档案管理。