信息化背景下事业单位档案管理工作创新探讨

摘 要：在信息化时代，信息技术渗透到了生活的方方面面，对于事业单位来说，档案管理工作的信息化将对其工作效率的提高具有重要的作用。相对于传统的档案管理，信息化的档案管理不仅节约了档案管理的时间，还减少了人力成本。同时，在信息化的背景下档案管理工作同样有其不足之处。本文通过分析信息化背景对于事业单位档案管理工作开展的意义，探究了信息化背景下事业单位档案管理工作的问题，从而提出相应的创新思路，希望为进一步完善事业单位的档案管理工作提供参考意见。

关键词：信息化;事业单位;档案管理工作;创新思路

一、信息化背景对于事业单位档案管理工作开展的意义

随着时代的飞速发展，事业单位逐渐将工作的重点转向档案管理工作中。做好档案管理工作，一方面能够为事业单位的发展取得良好的效益，另一方面可以协调事业单位的多项工作，从而保证工作开展的有条不紊。

随着信息技术的发展，在信息化背景之下，事业单位的档案工作也有了新的进展。首先，信息化背景之下为档案资料的完整性提供了保障。相对于传统方式的档案管理，信息化的档案管理将所有的信息资料进行统一记录，并且有相关的管理软件进行留存以及备份，防止信息的丢失，保证了信息的完整性。其次，信息化技术提高了事业单位档案管理工作的效率。从档案管理工作的本质来看，其大多是简单而重复的工作，但同时信息量也较大，操作较为繁琐。因此传统的人工操作方式一方面浪费较多的时间，另一方面出错率也更高。在信息时代，利用机器进行简单重复性工作的处理，显然更加高效以及准确，不仅减少了人工成本，还提高了档案管理的水平。再者，信息化还能有效地加强档案信息的利用以及交流。在传统的档案管理中，事业单位的档案仅供自身使用，并且由于纸质档案的局限性，导致档案的查阅以及搜索受到时间以及空间的限制，以此阻碍了档案信息的再利用。但是信息化的背景下能够较好地解决这一问题，档案信息得到了统一的管理，一方面能够帮助多数人同时简单快捷的查阅，另一方面能够使得档案资源得到交流与共享。

总而言之，信息化对于事业单位的档案管理工作有极大的意义。但同时由于信息化档案管理尚处于初期，还存在一些问题需要解决，因此需要为事业单位的信息化管理寻找到符合实际的创新思路。

二、事业单位档案管理工作的现存问题

1.信息化意识较为薄弱

虽然我国全民的信息化水平较高，但是对于事业单位来说，要实现全面的信息化，还面临着诸多问题。比如，设备成本问题、信息化理念没有深入人心等问题。其中，事业单位内部整体信息化意识较为薄弱是事业单位中阻碍档案管理信息化的关键之一。由于因循守旧等影响，导致很多事业单位还采用传统的人工纸质形式。除此之外，一些事业单位虽然已经开始利用信息化手段进行档案管理工作，但仍然流于形式，缺乏主动的意识。由于信息化意识的薄弱，导致事业单位档案管理工作还没有跟上时代的变化，满足时代的需求，从而使其效率没有得到提升。

2.档案管理人员专业素质有待提高

在信息化时代，若要实现档案管理的信息化，就需要有专业人才进行操作。但是从事业单位的人才现状来看，其档案管理人员的专业素质并没有达到要求。网络时代的档案管理人员，一方面需要具备专业的档案管理知识，另一方面还需要具备一定的网络技术，并且能够熟练操作计算机设备。然而，由于对人员要求过高，在实际工作中缺乏相关的专业人才，从而出现档案管理过程中信息丢失的情况。此外，由于档案管理人员信息化操作的水平较低，导致采用信息化之后的效率不高反而更低。總而言之，档案管理人员专业素质的低下，导致了档案管理工作的信息化优势尚未体现。

3.电子档案的安全隐患高

在信息化的背景之下，档案管理的对象由传统的纸质档案变为了电子档案。一方面电子档案存在易于存储和利用空间更大的优势，但是另一方面电子档案也导致信息存在一定的泄露问题，其安全隐患较高。与此同时，很多事业单位虽然采用了信息化的手段进行档案管理工作，但是较为重视档案的收集和整理工作，而没有考虑其保密工作，比如说电子档案利用的过程中存在人为泄密问题等，从而使得其安全系数较低。电子档案的安全隐患，是推进事业单位档案管理信息化的最大障碍之一，对于一系列关系到电子档案涉密的问题，都需要事业单位进行相关排查，从而采取相应的防范措施。

三、信息化背景下事业单位档案管理工作的创新思路

虽然信息化背景之下引发了事业单位档案管理工作的一些问题，但对于事业单位来说，一方面需要积极应对并且及时避免，另一方面还需要对档案管理工作有更多的创新思路。

1.创新信息化管理理念

事业单位若想要创新档案管理工作，逐步实现档案管理的信息化，其中重要的一点是创新信息化的管理理念，从思想意识上实现传统档案管理形式向信息化档案管理的转变。尤其对于事业单位的相关领导来说，一方面需要对信息技术有一定的认可，认识到信息化能够有效地提高档案管理工作的效率，另一方面要对档案管理信息化予以一定的投资，保证其需要的硬件设备，通过加大对新型档案管理系统的引进以及数据库的开发力度，逐步实现档案管理工作的信息化。

2.健全档案管理信息系统

对于事业单位来说，非盈利和服务性质决定了其档案管理工作对未来的发展具有重要的作用。因此，健全档案管理信息系统对推动其信息化发展有着重要的作用。首先，需要优化档案管理的流程并且进行持续性的改进，以此保证符合事业单位本身的发展需要。其次，需要开发管理信息系统的软件功能，从而确保其实施过程中发挥出最大的价值。最后，是建立健全有效地内部制度，这一步骤的实施是为档案管理工作的信息化提供应有的保障。

3.培养复合型档案管理人才

档案管理人员的专业素质是档案管理工作顺利进行的关键，由于信息化背景下对档案管理人员有着更高的要求，因此需要加大复合型档案管理人才的培养力度，从而推动档案管理的信息化发展。对于事业单位来说，一方面需要加大对人才的培养力度，比如，定期开展培训会等，以提高管理人员的业务水平，从而提高档案管理的效率。另一方面事业单位还需要开展相关的技术培训，从而帮助档案管理人员熟练掌握操作信息化设备的能力，在进行培训之后，还需要对相关人员进行考核，从而验证学习的效果。此外，还可以将考核的成绩计入相关人员的绩效体系中，一方面督促档案管理人员不断完善自身素质，另一方面在单位内部建立起良性竞争形态。

4.电子档案涉密问题的防范措施

电子档案信息安全水平对于档案管理的信息化来说尤为重要，其关系到档案管理的信息化工作能否可持续发展。针对上文所说的电子档案涉密等问题，事业单位可以通过采取以下措施进行相应的防控。首先，加大对相关人员的教育学习力度。一方面定期对工作人员进行思想教育和业务培训，提高自身素质及依法履职的能力，要求严格按照法律、法规做好档案管理工作，防范出现廉政风险。另一方面还需要加强监督人员的能力，能够及时发现问题，并且向上反映。其次，管理人员要定期对电子档案利用情况进行抽查，一旦发现可能存在的问题，立刻约谈有疑点人员，如明确人员发生渎职行为，严格按照制度规定进行处理。再者，在事业单位内部加强对电子档案利用涉密问题的严重性进行宣传，以此杜绝部分人员存在投机心理。

四、结语

总之，随着信息化水平的不断提高，社会的正常运行离不开信息化的推动。对于事业单位来说，其档案管理工作也需要进行相应的创新，从而不断与时代接轨，推动档案管理工作的信息化就是必要途径之一。信息化背景下，事业单位的档案管理工作效率能够得到有效地提高，从而为事业单位更好地履行工作职能奠定了基础。

参考文献：

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作者简介：陈嵩（1982-），男，中山，中山市自然资源档案馆，中山，528400，汉，中级（档案馆员）本科，档案管理。