房地产档案管理中数字化技术的运用探讨

陈细妹

[摘    要] 近些年随着我国社会主义市场经济快速发展，各个地区房地产交易活动日益频繁。在房地产交易中涉及的范围也在逐步扩大，致使房地产档案管理工作任务量增大，管理活动也日趋复杂，房地产档案管理工作难度也在进一步增大。目前在房地产档案管理工作中合理应用数字化技术，能有效促进档案管理工作高效化开展。但是数字化技术在实际应用过程中存在较多限制性因素，所以当前要采取针对性措施进行调控。

[关键词] 房地产档案管理;数字化技术;应用措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 063

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）15- 0142- 02

0      引    言

数字化档案管理工作属于创新型档案管理模式，通过不同路径能对档案资源与各项信息进行有效整理，通过数字化形式进行有效保存，通过计算机以及相关网络技术进行信息传递与有效应用。便于建立完善的档案信息数据库，保障各类档案资料应用效率有效提升，实现信息资源有效共享。近些年我国信息化技术快速发展，各个领域发展速度逐步加快，此阶段能重点做好档案事业发展。通过全面发展数字化档案工作，要应用数字化技术实现房地产档案管理工作深化改革。

1      房地产档案管理现状与弊端概述

目前各个房地产企业开展档案管理工作过程中，需要建立完善的档案管理工作体系，档案由各个部门进行初步整理之后转交到档案管理室中。档案管理室需要对各个部门不同的档案资料进行排序分类，对项目资料文件进行有效汇总。项目建设结束之后制成卷宗，然后进行管理存放。档案室还要录入卷宗，为相关员工查询档案资料提供辅助性服务，以及日常维护管理工作。

在档案管理工作中要全面遵循以人为本的理念，房地产档案要对房屋建筑各项资料进行收集与整理，掌握客户相关信息以及房地产信息等，多项档案信息对保密性以及安全性要求较高。在过去房地产档案管理中主要是通过人工手动填表补充各项信息，然后提交纸质材料，集中存放在档案室中进行管理。档案在制作阶段要消耗较多资源，在后续档案资料查找应用过程中存在较多限制性因素。通过人工对各项复杂操作进行控制，各项事务错误几率会不断增加，诸多资料发生错误之后难以更改。加上传统房地产档案管理大多都是通过纸笔记录，资源浪费现象严重[1]。

2      房地产档案全面实施数字化技术的必要性分析

在房地产档案管理工作中全面应用数字化技术，能有效提升各项管理工作效率，节约较多管理实践。档案管理人员逐步被后台管理员所取代，能减轻各项工作压力，提升工作效率，在后台中通过数据维护以及网站信息更新便能做好各项管理工作。在档案搜寻以及资料调取中，在系统中输入关键词便能有效查询，不需要对各类复杂多样的纸质文件进行处理。其次，通过数字化技术应用还能有效降低档案管理错误率提升，在传统档案管理系统日常应用中，大多都是通过多个工作人员对需要管理的资料进行人工录入，工作任务繁重，劳动强度较大，会由于人们主观因素影响导致各项错误问题发生。目前合理应用数字化技术能对此类错误进行控制。通过上传资料方式收集档案，保存之后进行提交，系统会提示各项操作中存在的问题，然后选择直接提交或是进行修改，各项提交的资料转到系统后台中，依照不用项目、时间差异等进行树状保存，能有效提升管理效率[1]。

3      房地產档案管理中数字化技术应用的基本原则

在房地产档案信息管理过程中应用数字化技术首先要全面实现安全性原则。安全原则就是避免硬件与软件受到人为方面以及自然方面的危害，就是避免房地产档案损失，或是发生遗漏。所以当前房地产档案管理人员需要完善各项管理制度，应用不同管理技术，全面提升档案管理安全性，合理设置用户基本权限，对各项数据进行备份，定期对应用软件及时进行更新，使得档案能安全长久保存。其次，在各类档案管理中，真实性是基本原则，对于不同虚假信息需要及时进行完善，避免对后续档案应用产生较大限制作用。真实性不仅是管理观念，也是基本管理要求，需要通过不同技术与制度来控制[2]。

传统手工档案管理到现阶段计算机系统数字化档案管理，此类管理转变的主要原因就是因为数字化档案管理具有便捷性特征，便于信息查询管理。房地产档案处理工作全面完成之后，不会受到时间以及地点限制作用，用户可以快速浏览多项信息，并且相同档案能通过多人进行查询，查询过程中不存在较大干扰性。最后房地产档案管理中还具有可读性特点，就是档案通过存储、传递、压缩、加密、媒体转化、信息迁移之后依然能通过可理解方式进行传输，各项内容完整度与真实性较高。可读性是房地产档案有效保存与应用的基础，发挥档案本身的可利用价值。

4      强化房地产档案管理的对策

4.1   档案索引与查找时数字化技术精确应用

比如在档案信息查找过程中，有部分业主在办理各项业务过程中需要应用到房地产买卖合同以及多项资料复印件，如果没有应用到数字化技术，档案管理人员需要进入到库房进行档案查找与提取。在档案查找过程中有时难以找到档案，导致此类问题发生的主要原因如下：业主未能对房屋进行权属登记，其中主要有房屋移交、变更、质押、注销以及补登等。在档案分类放置过程中未能放对具体存放位置。最后，有部分档案管理人员由于个人主观原因将多项档案混合放置，这样会产生档案“伪丢失”现状。

當前通过合理应用数字化技术，能建立电子档案，在档案管理中有明确的数字化索引，在相应栏目中输入关键字进行搜索，便能快速找到满足要求的文件档案。通过高效化、精确性检索，能降低人为操作产生的失误问题。数字化方式查询档案，能节约档案查找时间，节约工作量，简化查找程序[3]。

4.2   档案统计工作数字化技术应用

将数字化技术应用到房地产档案管理工作中，通过发挥数据统计应用价值能全面提升档案管理工作实效性。随着社会多领域与多项技术全面发展，在房地产档案管理过程中不能单方面将各项业务作为自身财产管理的重要依据，也需要为社会发展以及多个部门决策活动提供基本参照依据。房地产档案数字化技术就是通过互联网技术与各类信息共同组成的档案统计模块，在此模块中，档案能进行不同类别划分。但是有效存储原始档案凭证也至关重要，要对原始依据进行保存。但是房地产档案管理工作中涉及较多数据汇总以及数据统计，通过数字化技术合理应用，能提升数据整合统计效率。

4.3   系统权限设置安全性中数字化技术应用

数字化技术在较多应用软件中具有较大应用权限，此类权限也能应用到数字化档案管理软件中。档案登记人员主要工作职责是做好各项登记记录工作，审核阶段做好资料审核工作。不同部门管理人员不仅是独立个体也是统一的整体。在房地产档案管理中涉及较多个人隐私以及多项业务管理，所以对业主信息完整性以及保密性进行控制至关重要。通过数字化技术在管理系统中能将房地产档案管理区域进行有效分隔，比如户籍管理系统等，各个程序在连接过程中需要强化权限设置。在完整的房地产档案管理系统中，相关管理人员要在档案管理中要合理应用数字化技术，在提升档案管理安全性基础上，对档案管理进行层次性划分。

5      房地产档案管理中数字化技术的运用探析

5.1   建立稳定性较强的大数据库

房地产企业档案管理部门汇集了较多项目工程、客户资料、施工项目等，所以在档案管理过程中要全面提升此类信息安全性，由于涉及的管理资料较多，所以要全面提升数据库稳定性，完善内存要求。可以合理应用不同的数据库管理系统，例如Oracle数据库，属于综合效率与稳定性较高的数据库。

5.2   提升档案管理人员综合素质

在房地产档案管理过程中对管理人员展开专业化技能培训具有重要意义，相关管理部门要开展集中培训。可以定期组织专业化的管理人员展开知识讲座以及交流学习，整合工作学习过程中的重难点问题。通过专业化培训深入掌握房地产档案管理理论与专业化管理技术，通过充足的理论知识对实践活动进行指导，为档案管理工作提供充足动力。

5.3   明确档案管理细则

房地产档案大多可以分为资料与文书档案，要建立文书档案分类管理表，依照档案管理部门以及相关行业规范编制档案文本分类期限表，确定不同材料归档之后的保管时间。正常情况下，各类会议记录、重要合同文件、人员调动、花名册等资料需要永久保存。业务往来文件资料、项目立项批复、常见的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三个不同期限能划分为三个目录，对不同目录配置对应的目录号。

5.4   优化房地产档案系统化设计

在不同目录下的各个项目需要配置对应的文件夹，然后对各类文件进行分类保存。其次要对各类信息进行统计筛选，做好多项信息有效规划。系统在设计过程中要实现网络模块化发展，系统基于简单化设计，对系统整体布局与相关内容进行设定。在指引界面中记录联系电话，对系统多方面优化设计，提升整体设计成效。还要完善相应传播平台建立，要保障其核心价值能有效实现，全面发挥房地产档案数据库应用价值，提升信息数据传递稳定性。

6      结    语

数字化技术应用能实现房地产档案科学化管理，便于各项信息有效传递，还能降低人为管理多项失误问题。近些年随着房地产信息文件管理量不断增多，要全面优化传统管理模式，汇集更多管理技术，从实践中发挥出数字化管理技术应用价值。

主要参考文献

[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014（21）：154-155.

[2]王素花.论房地产档案管理中数字化技术的运用[J].房地产导刊，2018（8）：21.

[3]黄晓屏.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].企业改革与管理，2015（14）：39.