科研机构办公自动化系统建设的难点及对策分析

2019-09-07孔晨叶仙蓉

中国医药导报 2019年16期

孔晨　叶仙蓉

[摘要] 推行办公自动化（OA）是科研机构在信息时代的必然选择。目前，科研机构OA建设在工作方式、思维模式、需求分析、整体规划、推广力度以及安全性上都存在一定的问题。根据我所建设及实施OA系统的经验，针对上述难点提出了加强各部门重视、建立健全相适应的制度、重视软件二次开发、加强专业人才培养及普通用户培训、有步骤分阶段推行OA并确保系统安全的解决措施。

[关键词] 科研机构;办公自动化系统;难点;对策

[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1673-7210（2019）06（a）-0167-04

Problems and countermeasures analysis of research institution office automation system

KONG Chen YE Xianrong

Institute of Materia Medica， Chinese Academy of Medical Sciences & Peking Union Medical College， Beijing 100050， China

[Abstract] It is an inevitable choice to carry out office automation （OA） for scientific research institutions in the information age. There are a number of drawbacks in the current office automation construction of research institutions in terms of working methods， thinking patterns， need analysis， overall planning， promotion effort， and security as well. According to our experiences of the office automation construction of OA system in writer′s unit， it is proposed that office automation construction of research institution needs to focus on improving the attention of every department， establishing the system applicable to the office automation system， emphasizing on the secondary software development， strengthening the training of talents and normal users， implementing office automation in stages and steps， and to ensure the system security.

[Key words] Research institution; Office automation system; Problems; Countermeasures

OA系统全称为Office Automation System，即办公自动化系统，是20世纪70年代出现的日常管理应用系统。当前，随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，以及我国工业化与信息化“两化融合”的逐步实现，实施办公自动化受到政府部门和企事业单位的高度重视，OA系统应用的范围也越来越广泛。通过电子计算机技术与网络技术的发展与进一步融合，OA系统在办公管理中的应用也得到进一步推广，使无纸化办公成为了可能[1]。科研机构是建设创新型国家的重要力量，提高科研机构的管理水平和工作效率、建设科研机构的OA系统势在必行，因此从事这方面的探索及研究极具意义[2]。

本文结合中国医学科学院药物研究所（以下简称“我所”）OA系统的实际建设情况及运行现状，回避技术性因素，从管理角度剖析了系统建设及实施过程中存在的一些共性问题，提出一些行之有效的解决方法，以期能对科研机构信息化建设工作有所裨益。

我所作为国家重点药物研究机构之一，于2014年引进OA系统，现正在全所范围内推行使用。该系统由我所信息中心与万户网络技术有限公司联合开发，包含了信息管理平台、工作流程平台、公文管理平台、科研办公平台、个人办公平台等内容，同时还可以进行数据检索和统计，并设有站内通知公告栏及内部邮件。这些设置基本涵盖了科研机构行政管理的方方面面。此外，万户网络公司还为我所开发了移动终端应用软件，以便用户不受到时间和空间限制，利用手机app真正做到移动办公。为了更好地推广使用OA系統，各课题组设置了科研财务助理岗位，协助课题组相关业务的办理。

1 科研机构OA系统的难点分析

1.1 传统工作方式的干扰

科研机构办公自动化建设是一个系统工程，需要的不仅仅是资金、技术上的支持，更为重要的是所有使用者（包括领导、各部门管理人员以及科研工作者）的通力协作。通过笔者调研发现，很多机构在OA系统试运行初期会有一些“通病”。如：某些部门依旧习惯传统手工办公方式，不按照自动化办公的要求进行管理，使无纸化办公成为空谈，反而大大增加了相关工作人员的工作量;有一些人虽然不反对建设自动化办公系统，但在实际工作中却不使用，仍旧一意孤行我行我素，严重影响了OA系统的使用率;个别部门有自己独立的办公软件，不能为全局着想，一味固守自己的一方“领地”，导致很多工作流程无法顺利完成;还存在一些“先办事，后补流程”的不规范现象，在一定程度上阻碍了OA系统的正常运行。

1.2 固有思维模式的影响

人们都有一种思维惯性，面对新鲜事物时总是依赖旧有的思维模式，尤其是年长者对于改变往往缺少主观能动性。而自动化办公恰恰是一个全新的理念，是信息化社会的重要标志，如果不及时转变思想，很难理解和适应先进的OA系统，更遑论信息飞速发展的新时代。OA的开展是人际互动到人机互动工作模式的重大变革，它挑战了人们的传统观念和惯性思维[3]。在科研机构中行政管理发展缓慢，很多年来一成不变，早已形成的工作流程“深入人心”，再加上老中青三代科研工作者计算机水平参差不齐，对待新事物的接受能力[4]、适应能力亦各不相同，因此很容易形成不愿改变现状的抵触情绪和畏难思想。

1.3 系统建设需求不明确

OA系统建设主体的不同，很大程度上影响着系统应用的全面性和准确性。很多科研机构在建设系统时不完全了解自身需求，只能摸着石头过河[5]。研发初期进行需求调研时，往往是研发公司的技术人员与各行政职能部门的管理人员直接对接，由于技术人员精通代码编写而缺乏相关管理知识，在很大程度上导致设计的流程与实际管理需求脱节，系统功能不健全，无法满足日常办公及管理的需求。此外，很容易出现一味地求全贪多，扩充不必要的功能模块，但在实际应用过程中使用率极低，造成一定程度的资源浪费。目标和规划不够明确详尽，没有形成高效的沟通和信息反馈机制，需求论证亦不夠充分，从而导致功能模块、系统扩展性及兼容性等欠缺，以至于使用一段时间后发现难以应对用户需求的变化[6]，这些均是前期需求分析没有把好关的结果。需求分析工作是软件开发的首要环节，它不仅仅是一个简单的技术行为，同时还是一个管理行为，它是管理与技术交互作用的行为，轻视任何一方都将导致需求分析的不彻底，必定会为后期系统功能模块的使用及升级留下隐患[7]。

1.4 系统缺乏整体规划

科研机构行政部门的职能定位是为所有科研工作者提供服务和帮助的，确保其科研工作没有后顾之忧。显而易见，他们希望得到无缝链接的“一站式服务”，而不是各管理部门“各具特色”的工作系统，如烟囱林立般的局面。而很多科研机构目前的现状恰恰是各部门缺乏联系，形成了信息孤岛[8]，数据资源浪费严重，系统自动化建设成为空谈。因此能否统筹安排各部门工作流程，把条块分割的各种业务建立起联系变得至关重要。只有对系统做出整体规划，才能避免各职能部门需求重复或者无法兼容，最终实现数据资源的最大共享，进而提高办公效率和质量，充分发挥自动化办公的强势功能。此外，要以发展眼光看待未来用户数量、需求动态增长等情况，为系统的二次开发留下接口，否则将出现前后建设的新旧功能模块无法兼容，使重新开发系统或更新原有系统处于进退维谷的境地，这也是缺乏整体规划的一种表现[6]。

1.5 系统推广及实施力度不足

OA系统开发完毕并没有大功告成，只是万里长征第一步，更为重要的是得到用户的认可。笔者调研发现，很多科研机构感到推广OA系统具有相当难度，主要表现在系统试运行后人们仍然依靠传统办公模式，用户数量有限，系统利用率较低。这样导致的结果是很难发现系统中的问题，不利于系统的修改完善，久而久之形成恶性循环，用户体验不佳，并没有感受到OA系统的方便快捷，随之回归到低效但驾轻就熟的老办法，最后使得重金开发的系统成了摆设。我所科研工作者在使用初期曾遇到各种各样的问题，积极性严重受挫，这时各个职能部门（特别是负责OA系统后期运行维护的信息中心）耐心细致地做好推广工作，及时记录存在的问题向开发公司反馈，并提出优化建议，使系统更加简便易操作，也更加合理规范。

1.6 系统的安全性[9]

网络OA建设会使科研机构的各类信息（如项目申报书、科研协议、专利等）在一定范围内处于开放状态，由于传输、处理、存储的内容具有很高的学术价值和一定的保密性，可能成为黑客、恶意程序或计算机病毒攻击的目标，如果直接与Internet相连的办公系统存在漏洞，信息安全将很难保障。因此在OA建设的过程中，一方面要切实加强全体管理人员和科研工作者的保密意识;另一方面要通过数据加密等技术，或通过身份验证、设置审核权限等方式保证合法用户的使用，从而在保证OA系统安全的前提下，使其得以有效运行[10]。

2 科研机构OA系统的管理对策

2.1 提高各部门对OA系统的重视

众所周知，科研机构OA系统的建设与实施是一项极其复杂的系统性工程，综合性很强。它涉及到软硬件设备的迭代更新，科研人员和管理人员思维方式、工作方式的巨大改变，以及科研机构方方面面的工作。因此，要深切理解OA系统不是一个人或一个部门的事，必须得到所有科研工作者、各职能部门管理人员，特别是领导的积极配合与支持。当然，系统的建设与实施更离不开经费和设备的支撑，只有各部门统一思想认识提高重视程度[11]，自动化办公所需条件等问题才会迎刃而解。

2.2 建立健全与管理OA相适应的制度

OA系统的正常运行有赖于完善的管理制度。系统运行过程中，必须有一种制度对人的行为进行约束和管理，才能保证所有使用者都能够正确规范地使用该系统，以确保OA在行政管理工作中的真正实现[12]。因此，各机构都应建立健全的、符合自身实际情况的规章制度，规避传统行政管理模式人工操作为主导，带来的随意性以及潜在的不合规的可能性，从而使得科研机构的行政管理更加透明、更加科学。规章制度应该包括业务流程、人员职责、管理办法等方面的内容，明确科研人员的操作规范、行政管理人员的岗位职责以及领导的审核权限，责任分工细化到部门和个人，既提高办事效率，也让每个人的行为有章可循，还避免出现问题后的相互推诿，从而使得整个OA系统能有效、安全运营。

2.3 重视软件二次开发

从OA系统的开发方面来说，一是应用软件开发周期较长，而开发好的应用软件从真正投入使用到全面推广运行至少需要1～3年的时间。因此，在该软件真正开始使用时，其需求可能已经发生了变化，这样就有必要对软件进行二次开发[12]。二是软件开发时，人们无法穷尽所有情况，在使用过程中各种问题会逐步显露出来，因此应用软件的升级或更新很有必要[12]。综上所述，在OA系统开发设计之初就必须充分考虑系统应用的现状和未来发展趋势，为系统的二次开发预留接口，以便将来系统平稳地扩展和升级[13]。2018年技术公司对我所原OA系统进行升级，调试测试系统，优化原有流程及修订补丁，保证原有功能包括模块之间的相互关联。同时基于升级后系统进行了需求扩充，包括流程、门户、信息、文档资料管理等。此外，部署报表系统，实现14个报表的开发，并与OA系统集成，实现以OA系统为基础的统一身份认证。在系统的二次开发过程中，我们得到的经验是不要追求大而全的“航空母舰”式系统，不盲目开发华而不实的应用模块，而是允许产品的迭代发展[14]。

2.4 加强培养专业人才、培训终端用户

OA是一门综合性的科学技术，其建设与应用涉及多学科知识，因此对人员的综合能力和专业知识都提出了较高的要求。在建设和使用OA系统过程中或多或少会遇到一些技术难题，需要有专业的人才，特别是对技术和管理都精通的综合型人才。所以，在OA系统建设过程中，就应在技术公司的帮助下培养一支后期能够运行、维护平台的专业队伍[15-16]，熟悉模块功能，熟练掌握软件工具，在系统出现问题时及时分析和处理。更重要的是，还要针对系统的终端用户进行操作培训，包括科研工作者、各职能部门管理人员以及领导等，由于他们是使用OA系统最频繁的人群，且年龄、接受能力、计算机水平大相径庭，必须开展更细化、更有针对性的培训，包括详细介绍相关窗口、功能按钮、字段含义、流程运转、信息安全等内容，同时采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式，以扫清用户技术上和操作上的障碍。

2.5 有步骤分阶段推行OA

在OA系统建立运行初期，需要统筹规划，有步骤分阶段地推行，切实做好传统办公与自动化办公的衔接与过渡[17]。这里列出我所的几个案列：①由于目前公文的法定效力只有在纸质文件上呈现才能得到公认，所以审批用印流程虽然可以通过OA系统来完成，但最终的公文仍通过纸质形式来保存，这种即OA系统和传统办公系统并存的情况，就需要做好传统文档的管理工作。②合同审批流程（图1）较长且复杂，在OA系统试运行阶段，实行双轨制[18]，即纸质审批单与电子审批单同时流转，逐步在实际运用过程中完善流程，从而将系统调试到最佳状态，努力把问题基本消除在试运行阶段，一段時间后使用OA系统电子审批全面取代线下纸质审批的流转。③OA系统初步建立时选取科研处作为“试点部门”，技术公司开发了一系列具有代表性的功能模块，所内科研人员、管理人员以及领导逐渐熟悉各种操作流程，并感受到自动化办公的方便快捷与简单灵活。科研人员不必拿着审批单在不同办公室之间奔走，管理人员不必挨个打电话反馈审批意见，领导也不必不停签字或是在出差中担心文件无法签发。当所有人开始依赖OA系统办公时，又陆续开发了其他职能部门的工作流程，使得现在的OA系统更加强大更加完整，从而实现数据资源共享[19]、协同办公。

2.6 确保系统安全

习总书记指出：“网络安全和信息化是一体之两翼、驱动之双轮，必须统一谋划、统一部署、统一推进、统一实施[14]。”移动互联环境下的OA系统面临着更加错综复杂的网络安全问题。因此OA系统的安全性问题应该放在首要的位置，要针对业务系统的不同阶段设置针对性的防护措施，做到对信息的有效保护。一方面对硬件采取一系列的安全措施，另一方面在软件上针对不同权限用户进行访问权限的分级设置，如我所就划分了普通科研人员、课题组长、普通管理人员、管理部门负责人、所领导等层级，用户只能根据自己的权限对OA系统的功能模块进行操作，从而达到各级数据安全的目的。同时，网络中心建立了详细的系统安全日志，记录所有访问该系统的用户;对IP地址屏蔽进行设置（只允许内网登陆）、最大登录失败次数[20]等安全选项。此外加强对人为因素影响的控制，开展用户安全知识培训等，比如涉密文件决不能在OA系统中流转。

3 结语

OA系统于20世纪60年代由美国提出，经历了从最初以办公文件处理为核心到当前的Web提供的标准信息集成平台，其发展历程可以简单地分为文件型、流程型、知识型、大数据时代[15]。传统OA系统建设中，关注的热点一直是数据传递、流程控制的自动化，为事务而事务，较少有人重视OA系统的知识管理和数据分析潜能[11]。我所正在尝试利用OA系统实现一定程度的知识管理和数据分析，深入挖掘出数据背后的信息，充分利用这些数据所带来的价值。这就要求OA系统能够具备处理、分析大数据的功能。目前正在与技术公司探讨如何结合大数据分析手段，对平台数据进行关键参数的趋势发展分析与评价，从而为决策者提供科学数据支撑，以满足大数据时代的信息与知识的自动化管理与利用。

OA系统作为科研机构信息化建设的重要标志，正处于不断发展的阶段。虽然在建设实施过程中遇到不少问题，但随着人们对自动化办公的需求日益增长，通过不断改进管理方法、更新管理理念，OA系统必能全面取代传统工作方式，广泛应用到科研机构实际管理当中，发挥出应用的作用。通过OA系统整合数据资源，带来更有效准确的管理，更周到全面的服务，更科学合理的决策，从而为全面实现数字化、信息化打下坚实基础。

[参考文献]

[1] 郑永英.OA系统在医院档案管理中存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2018（14）：186-187.

[2] 郑业萌.科研工作流程OA系统的设计分析[J].科学与管理，2012（3）：70-75.

[3] 张飞.高校OA系统建设的难点及对策分析[J].高教与经济，2008，21（2）：34-37.

[4] 周涛.国内高校OA系统运行机制进展与发展趋势[J].中国科技信息，2017（15）：121-122.

[5] 周海波.医院OA系统若干问题研究[J].中国卫生质量管理，2016，23（1）：82-84.

[6] 向丽华.高校办公自动化建设管理探讨[J].内蒙古科技与经济，2005（3）：92-94.

[7] 苏刚.电子政务系统的需求分析[J].辽宁行政学院学报，2005，7（6）：8-9.

[8] 鲍思丛.科研单位办公自动化管理推行的问题分析与对策建议[J].办公室业务，2018（294）：183-184.

[9] 赵艳阳.内部办公自动化（OA）系统的管理及质量提高[J].中国科技信息，2012，（23）：83-87.

[10] 于艳敏.高校行政管理办公自动化建设探究[J].电子测试，2014（2）：148-149.

[11] 谢玥.OA系统在医院档案管理应用中存在的问题与对策分析[J].卫生软科学，2016，30（11）：30-32.