新时期高校行政秘书能力构成及其提升

胡超兰 吕渊

[摘要]在新时期，高校行政秘书岗位与其他岗位相比具有一定的特殊性，虽然不直接参与各项管理工作，但是必须具备过硬的组织管理能力，同时还要兼具极强的随机应变能力、长传下达能力、公文写作能力。另外，还要掌握网络信息处理技能以及通过网络协调各项事务的技能，这是新时期对高校行政秘书岗位所提出的新要求。文章就结合这一新要求，构建起高校行政秘书的基本能力与技能培养路径，希望能够为今后高校行政秘书日常工作的顺利开展提供理论支撑。

[关键词]新时期;高校行政秘书;基本能力与技能;新要求;培养路径

[中图分类号]G640

[文献标识码]A

[文章编号]1671-5918（2019）08-0054-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.08.024

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引言

高校行政秘书岗位与其他岗位相比，具有明显的工作复杂性，既要为领导与学生分担压力，同时也要承担对内管理、对外沟通的重任。然而随着时代的发展，新时期高校行政秘书岗位还要面对新要求，在基本能力和基本技能方面加以深化，确保高校行政秘书能够处理好各项对内、对外事物，为高校各项工作有序开展起到总协调的作用。

一、新时期对高校行政秘书岗位所提出的新要求

新时期，高校行政秘书岗位必须应对新的挑战，满足时代对该岗位所提出的新要求。其中，新要求是指行政秘书不仅要具备较强的组织管理能力、随机应变能力、长传下达能力、公文写作能力，同时还要掌握一定的网络信息处理技能和通过网络协调各项事务的技能，进而能够提升高校行政秘书专业性的同时，能够推动高校行政秘书迈向职业化发展道路，实现工作效率和处理各项事务水平的双提升。

二、新时期高校行政秘书需具备的基本能力与技能

（一）新时期高校行政秘书需具备的基本能力

就当前而言，高校行政秘书必须具备四项基本能力，分别为：组织管理能力、随机应变能力、长传下达能力、公文写作能力。这些基本能力在以往高校行政秘书岗位中得以重视，但并不意味着在新时期就要被忽视，这些基本能力依然是高校行政秘书职业化发展的必然条件。

（二）新时期高校行政秘书需具备的基本技能

在新时期，高校行政秘书所要具备的基本技能主要有两个：一是网络信息处理技能，二是通过网络协调各项事务的技能。这两项技能是提高行政秘书工作效率，并为领导提供长远发展意见与建议的关键所在，也是颠覆传统意义上高校行政秘书工作方式的重要体现，需要引起高校行政秘书队伍的高度重视。

三、新时期高校行政秘书的基本能力与技能培养路径

（一）高校间定期举办行政秘书基本能力交流会;

就新时期高校行政秘书基本能力培养的路径而言，学校之间定期举办行政秘书基本能力交流会应放在首位。原因在于交流会是分享经验、吸取教训的过程，在行政秘书基本能力的发展过程中极为有利。针对高校间定期举办行政秘书基本能力交流会而言，必须在两个方面加以重视：首先，要针对交流会的时间、举办地点进行长远的安排和计划。定期举办高校政秘书基本能力交流会是一项极为繁杂的工作，定期究竟要定在哪一时间段合适、哪一地点较为适宜应是首先考虑的。这里每学年举办两次交流会最为理想，而举办的时间应该为8月份和次年的1月份，这两个时间段正处于高校寒暑假期间，行政秘书的工作量相对较小，有时间来提高自身的基本能力。在举办地点方面，要根据本省、自治区、直辖市高校数量，循环开展。其次，要针对交流会的内容进行缜密的设计，并预留出可调整的空间。在新时期，高校行政秘书所要面临的岗位要求正在不断更新，交流会内容也要随之进行不断的调整。为此，在制定出本年度交流会内容的基础上，还要针对未来1-2年内交流会内容进行合理的设计，其间还要制定出可调整的方案，以保高校行政秘书基本能力交流会成为经验交流与共享、自我能力提升的平台。

（二）高校积极开展行政秘书基本能力培训活动

在上文的论述中可以了解到，高校行政秘书必备的基本能力主要包括四个，而培养行政秘书这些基本能力的过程中，不紧要学校之间定期举办交流会，还要加强专业层面的培训活动。培训活动的方式有很多种，如：专家座谈会、校外能力拓展等等，这些培训活动显然能够从专业层面去提高行政秘书在专业能力方面的认知水平，帮助他们走向职业化发展道路。而高校开展行政秘书基本能力培养活动的路径应包括两个部分：首先，要向行政部门、企业部门聘请专门人才，开展各种形式的培训活动。政府行政部门以及企业管理部门都配有专业性极高的行政秘书，并且他们拥有非常丰富的工作经验，能够在第一时间捕捉新时期行政秘书必须具备的基本能力。高校向政府行政部门、企业管理部门发出邀请，聘请工作在一线的行政秘书作为客座教授，通过多样化的培训活动，向高校行政秘书讲解组织管理能力、随机应变能力、长传下达能力、公文写作能力指的究竟是什么，在能力培养上应该从哪些方面入手。其次，要注重理论培训与实践活动的相结合。无论以怎样的形式开展培训活动，必须要认识到理论培训与实践培训的相结合。其间，在专家座谈会中，不仅要向行政秘书传递各项基本能力的内涵，还要在培训活动之后积极落实实践活动，通过及时的动手参与、亲身体验来加强各项基本能力的培养步伐。在校外能力拓展活动中，不仅要重视实践活动的流程，同时还要针对某一能力培养的各个环节加以理论渗透，以保证实践活动能够以理论为基础。通过这两方面的有效进行，高校行政秘书的职业性、专业性必然会得到提升，基本能力的培养也会更进一步。

（三）立足岗位新要求培养其信息处理意识

面对时代发展脚步的不断加快，信息资源已经成为人们生產、工作、学习、生活中最为宝贵的资源，高校在信息化时代的推动下，各种信息已经成为高校发展必要的资源所在。应对这种新形势，高校行政秘书必须要具备处理各种信息的技能，这也是在未来高校行政秘书岗位必须要具备的一项基本技能。而培养行政秘书处理各种信息的技能，首先要立足岗位新要求，培养其相应的意识。具体操作应包括两个部分：首先，要加强行政秘书的数据信息敏感性。关于数据信息的敏感性培养方面，必须将善于发现数据信息的意识放在首位，之后要培养根据数据信息主动判断其问题的意识，最终还要培养行政秘书能够根据数据信息反映的问题，寻找问题对立面的意识。因为能够审时度势，为领导提供合理建议与意见是高校行政秘书岗位的新要求，而培养其数据信息敏感性恰恰是培养其信息处理意识的关键所在，也是培养信息技能的重要一环。其次，行政秘书要有能够有自助运用相关软件进行信息处理的意识。针对这一意识的培养，重点要落在大力推广数据信息处理软件应用的必要性上，让行政秘书能够意识到数据信息处理软件的应用，能够客观的反映出事实与现状，让行政秘书能够体会到数据的说明作用。在以上两个方面共同作用之下，行政秘书的信息处理意识自然会形成，也会为信息技能的培育打下坚实的基础。

（四）高校打造行政秘书信息化的工作方式

在新时期，我国已经全面进入到信息化社会，互联网成为一切信息传递的重要途径，网络信息也成为推动各领域发展的核心资源。而高校在信息化社会背景之下，无论是在教育技术上，还是在管理工作上都已经迈向了信息化道路。为此，高校行政秘书岗位也应以时代社会背景相吻合，打造行政秘书信息化的工作方式，进而培养行政秘书信息技能，确保其基本技能能够得到不断拓展。打造高校行政秘书信息化的工作方式必须从两个方面入手：首先，要重点培育行政秘书的信息化思维。其间，重点在于帮助行政秘书养成重新思考上级领导、下级所辖各个部门的工作常态，同时帮助行政秘书形成运用大数据、信息平台的意识，确保行政秘书能够依托网络信息技术形成一套特定的工作思维。其次，要加强行政秘书用信息化手段发现、解决、协调问题能力的培养。在这一过程之中，应重视行政秘书各项网络操作技能的培养，如大数据技术应用、交流平台建设与维护、信息反馈平台的更新等等，以此为基础行政秘书运用网络信息技术发现、解决、协调问题能力则会得到提升，进而成为一项必备的基本技能。

结论

在新时期，高校行政秘书的基本能力与技能的全面培养是一项系统工程，其间需要高校主管部门从多个角度进行探索与研究，并且通过多方协作来进行实践检验。可是，文章所提出的观点中，依然会存在这样或者那样的不足，还希望广大高校行政秘书、相关学者在日常工作与研究中，能够提出更多的宝贵意见与建议，为高校行政秘书岗位的专业化、职业化发展贡献出自己的一分力量。

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