高职院校档案管理与电子文件归档的要点分析

娄翠英

摘    要： 随着互联网技术的高速发展，高职院校数字化校园建设不断推进，无纸化办公促使各类电子文件应运而生，对电子文件进行归档管理成为高职院校档案管理信息化工作的重要内容之一。本文对高职院校档案管理信息化工作现状、重要性进行分析研究，并对电子文件归档管理工作策略进行探讨，目的是加快高职院校档案管理信息化工作进程，提高档案管理工作水平和效率。

关键词： 信息化    高职院校档案管理    电子文件归档

随着互联网技术的高速发展，当今社会已进入信息时代，计算机和网络技术被广泛运用到高职院校的教学、科研、管理等一系列活动中，在全面实行无纸化办公的过程中，高职院校各职能部门相应产生了大量电子文件，而对电子文件进行归档管理成为高职院校档案管理信息化工作的重要内容之一。

1.高职院校档案管理信息化工作现状

高职院校档案管理信息化是我国高职院校构建数字化校园的重要内容，也是提高高职院校档案管理水平的重要途径。数字化校园背景下，因一些原因致使高职院校档案管理存在不足之处，直接影响档案管理整体的质量。

1.1高职院校档案管理信息化滞后于数字化校园建设。

虽然一些高职院校在构建数字化校园，但高职院校档案管理信息化滞后于数字化校园建设，档案管理人员与电子文件形成部门的信息责任意识不强，档案管理中应用信息技术的深度不够：第一是移送给档案部门的电子文件信息与纸质文件信息存在不相符的现象，不能确保电子文件的原始性、真实性、完整性，导致档案信息利用者通过电子文件途径查找相关信息资料时，存在数据不符现象，使档案服务质量受到影响。第二是电子文件信息格式不能自动转换，影响信息利用者的使用。第三是高职院校的档案管理系统没有与学校数据化校园信息平台有效对接，造成电子文件及时归档困难，不利于高职院校档案管理信息化。

1.2基本设施不完善难以满足高职院校档案信息化建设要求。

高职院校档案管理信息化建设必须依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统才能实现，据了解目前部分高职院校档案管理信息化建设需要的硬件基础设施和软件系统都存在问题：一是高职院校的硬件设施有待完善。随着社会和科技的不断发展，数字化校园建设不断推进，一些高职院校为档案管理部门配备了相应的计算机设备，但是高端扫描仪、打印机、磁盘阵列等设备较短缺，因此设备结构的不完善影响了档案信息化建设的进程。二是高職院校档案管理系统与学校其他职能部门的业务管理系统数据缺乏统一的管理平台进行有效对接，信息共享性较弱。在全面实行无纸化办公的过程中，高职院校各职能部门因工作职责不同会形成不同类别的电子档案，比如教职工档案归人事处负责管理。在籍学生档案管理归学生工作处负责，教师的教学工作安排、教学等形成的档案归教务处负责，这些不同内容的档案因为使用的管理软件不同，导致不同信息内容档案的共享性较差，从而影响档案信息的收集和利用。

1.3档案信息存在安全隐患。

高职院校实施档案管理信息化后，通过计算机技术对档案实行数字化、自动化管理，虽然为信息利用者提供了便利，档案信息的潜在价值得到充分发挥，但同时网络安全问题导致部分高职院校的档案信息被泄露。比如，技术层面的缺陷与不足、计算机病毒的侵害及攻击者的非法入侵，还有档案管理人员的安全管理意识不够、计算机技术操作不太熟等。一旦档案信息网络安全出现问题，将造成信息的丢失与篡改，给档案信息的管理与使用带来问题。

2.高职院校档案管理信息化的重要性

随着现代化科学技术的飞速发展，高职院校越来越注重对档案的信息化管理。高职院校档案是指高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。近年来，高职院校大量运用计算机技术建立了数字化校园管理信息系统，实现了无纸化办公，从而产生的电子文件越来越多，电子文件归档成为高职院校档案管理的基础工作之一，所以，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便提高高职院校的教育管理和教学水平，促进档案管理信息化建设。

3.电子文件归档管理

随着高职院校数字化校园建设的不断发展，网络办公自动化普及，电子文件日益成为教学、科研、管理工作中信息传递的主要途径。过去的档案管理方式将不再完全适用于电子文件档案管理工作，与纸质文件相比，电子文件的归档工作必须借助计算机设备才能实现，这对不熟练计算机操作技术的档案管理者来说，不像从事纸质文件归档工作那样轻车熟路，容易产生畏难情绪。为了保证电子文件归档工作顺利开展，档案管理人员必须掌握先进的计算机技术，熟悉电子文件形成的特点，选择合适的电子文件归档方式和途径，使电子文件归档纳入档案管理信息化工作程序中。

3.1电子文件的特点。

高职院校的电子文件主要产生于学校各个职能部门办理或处理学校行政、党务事务或对外交流活动中，反映高职院校在教学、科研、管理一系列活动中的真实记录，并通过计算机的应用和管理为信息需求者提供利用。跟纸质文件相比具有如下特点：一是电子文件具有便捷性与共享性，电子文件从起草、修改、定稿、收发、传递都是利用计算机网络技术，可以不受时间和空间限制在网上进行，如果开通使用权限，查阅需要的电子文件比较方便，从而更有利于实现档案信息资源共享;二是电子文件对计算机硬件与软件有着极强的依赖性，电子文件的形成、处理、存贮和识读必须通过计算机才能实现;三是电子文件载体占用的空间很小，利用的各种硬盘、软盘等存储设备比传统纸质材料容纳更多的信息，有助于缓解高职院校档案管理部门档案库房容量有限的不足;四是电子文件信息内容具有易更改性，电子文件信息内容必须借助计算机内存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体随机读写，对电子文件信息内容的修改更方便且不留痕迹，如果处理不好将直接影响电子文件的可靠性、真实性和完整性。

3.2电子文件归档方式。

电子文件是人们操作计算机过程中形成的，离开计算机人们将无法读取所需的信息。目前来说，高职院校电子文件归档路径主要采取在线归档与离线归档两种方式：第一种方式在线归档，利用计算机网络技术在数字化校园信息平台上设计一个能与档案管理系统有效对接的接口，将需要归档的电子文件及相关信息传输到档案管理部门的服务器上。随着高职院校数字化校园信息平台的建立与发展，越来越多的重要文件通过数字化校园信息平台发布，这些发布的文件必须严格按照计算机信息管理部门统一要求制作，文件内容是各职能部门日常重要活动概貌的原始记录，在一定程度上确保数据的原始性、真实性、准确性和完整性，是归档的重点。第二种方式离线归档，对那些未通过数字化校园信息平台发布具有保存价值的电子文件则需要输出到一个特定的介质上再移交给档案部门统一管理。为了保障归档的电子文件质量，无论是在线归档还是离线归档，都必须将归档的电子文件及相关信息完整地移交给档案管理部门。

3.3对归档电子文件的实体转移时接口功能设计要求。

高职院校档案部门面对学校各职能部门业务系统中形成的不同格式的电子文件，要使其以规范的格式顺利归入档案管理系统中的电子文件归档模块，并且保证其可利用性，就要构建一个各职能部门的业务系统与档案管理系统间具有极大包容性的接口。通过接口，电子文件格式规范化，并以不可更改的形式与相应元数据一同导入档案管理系统的电子文件归档模块中，要求保证归档文件及数据的完整性，保证自动转换数据格式、保证归档文件的准确性和真实性、保证归档文件安全和可读，这样才有利于数字化校园中的信息共享。

3.4实行电子文件与纸质文件同步归档。

随着现代信息技术的发展，高职院校数字化校园的建立，无纸化办公产生了大量电子文件，紧接着电子文件的管理被应用到档案管理中，与传统纸质文件相比，电子文件具有便捷性、存储空间小等优势，但电子文件信息内容极容易更改，如果出现档案管理人员的安全管理意识不强、计算机技术操作不熟练等情况，将有可能造成信息的丢失与篡改，给档案信息的管理与使用带来很大的问题。目前真正认可具有原始记录性，能起凭证作用的还只是纸质文件。所以在没有真正解决电子文件的原始记录性，确保它在任何情况下都能与纸质文件一样起到憑证作用前，纸质文件将在很长一段时间里与电子文件共存。首先，要使归档文件具有法律效力和凭证作用，这种文件必须有文件责任人印章和文件签署者两个主要标志。但在现有技术条件下，电子文件难以满足要求。其次，电子文件信息内容极容易被更改，为确保数据的完整和安全，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质介质形式保存，所以需要将纸质档案与相应的电子文件一并归档。再次，因电子文件查阅快捷方便，如果实行纸质档案与相应的电子文件同步归档，在一般情况下，档案资料的查阅不需要去档案库房调阅纸质载体，只需利用电子档案，不仅可以大大减少查阅时间，还可以提高工作效率。最后，万一工作人员在利用电子档案的过程中操作电脑时不小心出现意外，如果实行纸质档案与相应的电子文件同步归档，则有相应的纸质档案可以提供利用，这样两种介质的档案在保存和利用中可以起到互补作用。

3.5重视电子文件归档的全程控制。

对电子文件的产生、传递、归档、保管、利用全过程进行制度化和规范化管理，电子文件归档是电子文件管理中一个重要环节，它为电子文件的利用奠定基础。为确保尚未归档的电子文件的完整性和有效性，应当在文件形成之时，就采用严格的技术手段对其妥善处理。为了做好这项工作档案管理部门应提前参与电子文件管理，从电子文件的产生、运行到归档保存应实行全程控制。定期或不定期地把符合归档条件的电子文件选择合适的归档途径归档，并随时做好电子文件的备份工作和安全保管工作。

3.6明晰归档电子文件管理责任，有利于加强电子文件归档工作队伍建设。

数字化校园背景下高职院校电子文件归档管理与纸质文件相比更加广泛，受制约因素更多，致使电子文件归档管理比纸质文件归档管理需要更强的技术性，工作人员既要掌握电子文件归档的档案理论知识，又要熟悉计算机应用技术。这两方面同时具备的人才较少，仅靠电子文件的形成单位、档案管理部门或计算机信息管理部门很难完成好。电子文件形成部门非常熟悉各项管理业务，对电子文件的自然形成规律和历史联系非常了解，对电子文件工作价值的鉴定最有发言权，因此在归档工作中应承担主要责任者。档案管理部门既掌握文件归档的原则、方法，又了解学校电子文件的分布情况，因此在全校电子文件把关和统筹方面应承担归档业务指导工作。计算机信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，因此在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。我们可以采取三个部门联合管理的办法，通过明晰各自的归档电子文件管理责任，使三个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥优势，使电子文件归档工作成为一体，将有利于加强全校电子文件归档管理工作队伍建设。

参考文献：

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[2]高伟.对电子文件归档工作的思考[J].兰台世界，2008（5）：37.

[3]袁斌.数字化背景下高校电子文件档案管理探究[J].中国高新区，2017（12）：76.

基金项目：湖南城建职业技术学院科研课题资助项目【18KTYB07】。