基于大数据时代下的高校档案管理工作研究

2019-08-30贺丽宋爱梅贺辉

知识文库 2019年16期

贺丽宋爱梅贺辉

本文以高校档案管理工作为研究视角，针对大数据时代中如何进一步提高高校档案管理工作效率提出建议。随着高等教育事业的发展，高校学生数量逐渐增加，对学生档案管理提出了更高的要求;同时大数据时代中，学生档案管理信息化进程加快，客观上要求高校学生档案管理模式的转变。为适应高等教育发展的要求，顺应大数据时代特点，高校办学实践中要高度重视学生档案管理工作，从而提高学生档案管理的效率与效能。

1 科学设计学生档案科目，健全档案管理制度

第一，各高校在开学生档案管理工作的过程中，一定要与时俱进的变革管理理念，逐步从之前的封闭式档案资料记录转化为开放性的资料搜取与归档机制;第二，学生档案的侧重点要发生改变，集中关注学生在校期间，在各项学习、实践活动中表现出的性格特点与能力特征，凸显学生的知识技能、思想道德进步情况的信息记录。第三，学生档案管理应该始终本着“服务为本”的基本理念，不仅要体现关心學生成长、关爱学生发展的思想，同时要注重学生的全方位发展和身心健康成长，在学生档案内容中体现更多的人文关怀，使得学生档案管理工作可以与立德树人办学理念融为一体，为学生终身发展服务。第四，俗话说“没有规矩，难成方圆”，所以在开展高质量、高效率学生档案管理工作的过程中，一定要建立起科学完善的学生管理制度，这是推动高校档案管理工作科学化、规范化、信息化展开的基础与保障，也是实现高效档案管理的重要前提。新时代、新发展，新理念、新要求，万象更新的历史阶段中，高等教育的教学理念、育人思想以及管理模式不断创新变革，学生的价值诉求呈现多元化发展态势，这在客观上要求技工院校必须要与时俱进的更新学生管理制度，例如，一定要严格学籍的注册手续，规范学历电子注册的程序，对学生开展量化考核。同时，要注意对档案资料服务制度的完善，引导全体工作人员为学生个人、用人单位提供优质的档案信息服务，使得学生档案管理可以充分体现大数据理念。

2 引入大数据技术，推进档案信息化管理

大数据时代的到来，使得大数据技术渗透到社会实践的各个角落。基于这一宏观背景，高校学生档案管理信息化步伐不断加快。这在客观上要求档案管理部门一定要积极引进大数据技术，如数据挖据技术、数据分析技术等，加快档案管理信息化进程，推进高校学生档案管理效率与服务能力的提升。第一，通过电子计算机技术、网络信息技术、大数据分析技术实现档案资料的统计，一方面可以有效减少档案统计工作的误差，另一方面可以极大程度的提高档案信息统计工作的效率;第二，通过对专业软件工具与信息化管理系统的有效应用，极快建立电子化学生档案，可以将多元化的档案信息收入到档案管理系统中，从而使得档案信息的呈现方式更加丰富，利于完善信息档案系统，从而确保档案的客观性与完整性;第三，以大数据技术为基础可以构建起网络档案数据库，进而将学生的档案信息进行时效性整合，经过快速处理之后纳入到档案数据库当中，这样可以提高档案搜索、调阅的效率，规避传统档案管理实践中丢失档案、文书档案损坏等问题，同时打破了档案利用受到时间与空间双重限制的尴尬局面，利于档案服务效率的提升;第四，利用现代网络安全技术构建系统化的安全监管机制，通过防火墙技术、网络密钥技术的应用对学生档案实施动态监管，有利于提高学生档案的安全性、保密性，最终达到科学化、安全性学生档案管理的目的。

3 强化高校档案管理队伍建设

高校档案管理人员是高校学生档案管理工作的主体，也是推动学生档案管理工作效率与质量提高的动力。而在大数据时代中，高校学生档案管理工作呈现出新特点，对相关工作人员提出了新要求。所以一定要进一步强化学生管理人员队伍建设力度，为高校学生档案管理工作的顺利展开奠定坚实的人力资源基础。一方面，高校办学实践中要重视档案管理工作，重视档案管理人才引进，积极完善学生管理岗位的考核机制及激励机制，优化相关工作人员的工作环境，从而吸引更多优秀的档案管理人员进入档案管理队伍，从而为高校学生管理团队注入新鲜的血液;另一方面，高校一定要重视人才培养，加大对现有工作人员的培训力度，从而实现学生档案管理人员职业能力与职业素养的动态提升，保质保量的完成各项工作任务。