大数据时代高校档案管理体系构建策略探讨

吕扬

[摘 要]信息化技术水平的提升，使人们生活更加智能化、信息化，人们所有行为都可以转化成数据，至此步入了大数据时代。在该时代，高校档案管理工作面临一些挑战。基于此，本文阐述了高校档案管理现状，分析了高校档案管理的特点，并提出了在大数据时代背景下高校档案管理体系构建策略，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]大数据时代;档案管理;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.083

[中图分类号]G647.24;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）14-0-02

0     引 言

档案管理虽然在经济效益上的作用不突出，但是在高校管理工作中具有不可或缺的作用。在大数据时代，各个管理部门系统中都存储大量的电子文件，只有加大对这些文件的管理力度，才能有效提升档案利用率以及档案管理工作水平，从而实现数字化档案管理，提高高校档案信息的安全性。

1     高校档案的管理现状

首先，信息孤岛问题。现阶段，我国尚未存在高度统一的高校档案管理数据库，即使各个地区的高校都建立了与自身发展相适应的档案数据库，并尝试加大高校档案信息管理力度，但缺少了将所有高校档案信息进行统一管理的平台，使不同地区、不同高校之间的信息资源无法做到共享，不能实现档案信息化管理的最终目标。其次，供求问题。大多数高校档案管理都是区域化划分，查找较为困难，且档案管理体制不完善，使相关管理人员对待工作报以不认真、怠倦的状态。在此状况下，若想实现跨区域、跨体制管理十分困难，从某种程度上看，无法发挥高校档案信息的价值。再次，高校档案管理意识不足。高校政务系统十分独立，利用大数据技术对高校档案信息管理较为困难，且在实际工作中，高校档案管理者的发言权较少。根据有关研究发现，在档案信息管理中，由于人力资源受限，高校档案管理工作无法实现对海量数据的高效处理以及收集与共享档案信息。最后，高校档案管理的软实力与硬环境不相适应。由于政策推行与软件研发相较于提高管理者素质而言更为便捷，致使档案信息化管理存在较大阻碍。

此外，在理论方面，高校档案信息化管理要面对较多挑战。为了应对挑战，改善档案管理现状，需要进行有效的基础理论变革。在大数据时代背景下，高校档案信息的类型逐渐向多元化方向发展，使现有管理方式无法应对。大数据时代不缺少信息，信息呈爆炸式增长，因此，在海量信息数据中挖掘出更多的高价值信息，提高档案管理效率是高校档案管理工作需要应对的一大挑战。

2     高校档案的管理特征

2.1   规范化

为提升高校档案管理工作的科学性，有关部门要加强对档案与档案信息的规范化及标准化管理，这不仅有助于规范档案管理工作，同时也是高校管理工作的内容之一。高校要充分认识到档案管理工作的重要作用，制定出切实可行的管理规范，以此发挥档案管理的应有效用。此外，高校所购进的档案管理设备为了提升档案管理水平及效率，管理者应学习并提高设备操作水平，进而发挥出设备的有效作用。

2.2   多元化

高校档案包括了学校发展史、师生资料、科研成果等多种信息，并带有高度的文化与精神。高校档案是高校发展的重要推动力，具备独特的服务功能与管理模式。但是在信息化时代，社会与高校需要实现多元化档案管理服务功能，创新档案管理形式，强化其功能，从而推动传统档案管理向数字化方向转变，实现资源共享。

2.3   信息化

随着信息技术的应用面积增加，大部分领域已实现了资源共享，现代信息资源与人类智力作用相结合，有效促进了社会经济发展。实现高校档案信息化管理，就是利用现代信息技术进行档案信息收集、整理以及利用等管理工作，最终目标是提升高校档案信息管理的服务水准，提高档案信息资源利用率。

2.4   社会化

高校档案管理的社会化管理与现代市场经济发展及社会进程相统一，社会结构愈发复杂，社会差异成分逐渐增多，使社会化管理模式被衍生出来。此种管理模式与档案制度公共政策创新相一致，适合对流动人员档案进行管理，有利于扩大档案管理范围，完善人事档案管理，与市场经济发展相适应。

3     大数据时代下高校档案管理体系的构建策略

3.1   转变档案管理观念，认清挑战

在现代教育发展中，为了提高我国国民素质，适应新课改，我国提出了高校扩招政策。随着我国各高校办学规模的扩大，招生数量逐年提升，致使档案内容和类别增多，增加了高校档案的管理工作量。为提高档案管理效率，在大数据时代，高校要转变档案管理观念，树立大数据与信息化方案管理观念。在大数据时代，高校更新档案管理观念具有以下几种作用。第一，实现档案信息的批量处理及传输，大大节省了人力成本，提高了工作效率。第二，摆脱了纸质档案及实体管理的限制。通过建立档案电子信息，可以有效减少纸张浪费，扩大存储空间。传统管理模式下需要耗费过多的时间与精力进行规划与管理，但是利用网络信息平台就无须花费过多精力進行信息存储及分类。第三，可以实现实时交互档案信息、做到信息共享，具体而言，就是可以在短时间内，甚至一秒之内将档案信息传输到其应用位置。由此可见，在大数据时代，转变档案管理观念，建立电子信息档案，可以有效提高管理工作的效率及质量。

此外，在高校档案信息化管理过程中，高校要认清大数据时代带来的管理条件。虽然通过网络平台可以对档案信息进行高效管理，但是在管理上还是人为操作，因此，高校要加大对档案管理人员的培训力度，提高他们的软件操作能力;同时，工作人员在实际工作中可以借助大数据管理平台对高校众多档案进行科学管理。由于网络存在一些安全漏洞，为了保护高校档案的信息安全，发挥管理平台的作用，就要提高平台安全性，积极提高技术水平，提高信息管理的安全性，避免信息被盗取或篡改，造成不可挽救的损失;还要完善系统分支，集中多类别档案，进而真正增强信息管理水平。

3.2   建立电子方案集中平台，实现数字化管理

在档案管理工作中，存在较多的专业术语，且某个术语在多种环境下具有多种含义，因此，专业管理人数不足造成档案管理工作混乱。目前，我国许多高校档案管理工作者都是非专业人士，在日常管理工作中存在的问题不易被发现，久而久之问题累积量增多，提升了高校档案管理的工作难度。因此，仅通过管理制度与条例无法对档案管理工作予以规范化、标准化管理。但是依据集成管理理念，结合高校档案信息管理的实际状况，设计出合理的电子档案建设应用方案，建立方便快捷且经济实用的信息集中平台，有利于改善高校档案的管理现状，实现数字化管理。

3.3   采取多种方式解决集成系统问题，完善管理功能

有关人员通过收集、访谈等方式了解到集成系统存在的一些问题，并利用调研、对比及实践总结等方式对问题进行分析、解决，最终研究出了多种收发文件输出格式与数据结构，并将其整理优化成集成平台的建设资料。然后与高校实际管理现状相结合，研究出围绕中间文件批量传输的电子公文格式与数据归档交换标准，并将集成系统中的所有电子文件数据与归档目录数据利用变革或文件通用格式对其进行封装、保存。通过对现有通用型管理系统进行再次开发，将现存库藏实际档案转变为电子档案，并上传至集成系统中的电子文件中。此外，还要在方案系统中制成迁移数据表;在实践中提出通用型档案集成平台模型;在管理过程中对电子数据文件增加实体分类号与档号等处理，之后再将其导入档案管理信息中并上传空间，最后将其归档在数据光盘之中进行管理。

3.4   提高高校电子档案管理的便捷性、实用性

在高校将纸质档案、录像带等实体档案转换成电子档案后，电子档案规范与管理成为高校管理工作的主要问题。电子档案的集成系统建设属于电子文件的中心建設技术之一，现阶段，建设电子文件中心大多数为业务外包模式，由专业公司进行，存在软件管理不足、适应能力不强等问题。建立与电子档案数据格式相关的标准规范，有利于批量迁移已归档的电子文件，有助于相关管理部门对通用型高校档案管理软件进行二次开发，还可以使用电子光盘与文件上传至空间，与电子文件管理系统等当时实现档案信息的异地归档与备份。值得一提的是，电子档案管理更加快捷、经济、实用，电子文件集成管理具有较高的推广价值。

3.5   整合档案信息管理系统，制定档案接传实施方法

在高校档案管理工作中，要对前端管理系统中的数字档案资源、目录以及数据交换格式进行规范化处理，依据现有技术手段实现以电子文件长传为主的电子文件异地备份方式，从而解决在档案集成管理系统与其他管理系统中电子文件的批量归档问题，特别在对集成档案管理系统进行迁移及整合时所形成的档案移交及接收方式。只有这样才可以有效解决高校电子档案信息的批量迁移，以及迁移后在档案管理系统中的存储及管理问题，同时还可以解决电子文件异地备份问题。

4     结 语

在大数据时代背景下，高校在档案管理工作上要积极应用大数据及先进的网络技术来提升档案管理质量。首先要转变档案管理观念，其次建立档案管理信息平台，最后完善档案管理系统，从而发挥其应有效用，完成档案管理体系建设，推动我国高校更好地发展建设。

主要参考文献

[1]陆俊先.“互联网+”背景下高校档案信息管理系统的安全防护[J].城建档案，2019（2）.

[2]郑文妹.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化分析[J].知识经济，2019（6）.

[3]史丹妮.浅析高校档案管理中的信息资源共享模式[J].中国管理信息化，2018（20）.