使用OA平台办公后档案管理优势分析

周定红

【摘要】随着无纸化办公形态的日渐成熟和完善。档案管理工作要适应由传统纸质文件转化为由电子文件输出纸质文件档案的管理流程。这种管理模式提高办公效率，降低档案管理成本，工作方便、快捷;提高信息交流，实现资源共享。

【关键词】OA平台办公;改变档案管理流程;资源共享;提高工作效率

随着无纸化办公形态的日渐成熟和完善。在新形势下，传统办公模式早已不能满足单位要求，开始使用OA平台办公。因此，大量电子文件应运而生，电子文件成为档案工作的主流。由于OA软件中没有专门的档案软件将文件转化成为电子档案进行管理，文件与档案这一密不可分的事务被分割、多头管理，信息资料得不到有效整合，给档案工作带来了新的挑战，需要不断探索和创新。但它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加强了工作中的交流、沟通，还实现了信息采集、处理的高效性和准确性，提高办公的效率和管理水平，这使OA平台办公给档案管理工作揭开了新的篇章。

一、適应传统档案与OA平台办公档案管理的转变

（一）改变文件归档流程的思想观念。在传统办公中，纸质文件是最为常用的信息记录载体，对他们进行相应的收集整理和归档便可生成纸质档案。OA平台办公系统是无纸化方式生成的电子文件，需要经过鉴定后，筛选出具有保存价值的电子文件，实行异质备份，并打印输出“纸质文件”，这样便生成了电子档案和纸质档案。由此可见，OA平台办公系统无纸化产生的档案与传统纸质档案产生的方式完全不同，形成档案的过程不同。在实际操作中必须突破传统纸质文件材料到纸质档案再加工，成为“电子档案”的归档流程。

（二）改变文件归档时间。传统的纸质档案直观，可以将全年度的纸质文件材料收集齐全完整后，集中鉴别，根据不同类别、不同保管期限和不同问题进行分类、排序和整理。归档时间都在第二年度上半年完成对上一年度文件材料的整理归档工作。使用OA平台办公系统办公后，形成的都是电子文件，电子文件因自身编辑快捷、处理灵活的特性，处理完毕后直接将其归档在OA平台系统里，随时进行鉴定，有保存价值的文件材料打印输出纸质档案，并实现异质备份，分门别类存放，没有保存价值的文件材料不用打印输出，这样既节约了纸张，也提高了工作效率，并且归档在OA平台系统的所有文件材料还可以通过OA平台系统进行查询，查找利用方便。

（三）改变了平时文件材料存放规律。传统的纸质文件材料，必须按问题集中的方式存放，这样查找利用时才方便。而OA平台系统里的文件材料都是电子文件，处理完毕及时归档，自动按时间顺序或收文号顺序排列。在查找利用方面，通过计算机检索关键词或其它元素信息，能很快显示需要查找的文件，无需按问题相对集中的方式排序。

二、应用OA平台办公后档案管理的优越性

（一）提高办公效率，降低档案管理成本。以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，文件要进行手工登记签收，要求用笔规范、耐用，字迹工整、清楚，要把文件送到领导手里签批。使用OA平台办公后领导在手机上都可以操作，并随时可以看到签批处理情况。不用费时、费力到处收集文件，不用担心漏掉文件，系统直接可以查到文件及办理情况;文件归档工作只需将处理完毕的文件材料直接归档在OA系统里，随时可以用关键词查找，同时可以随时鉴定并进行异质备份，这样既节省时间，也不必花费大量人力、物力来进行纸质文件的归档。同时电子文档保存空间小，调用时方便快捷，只要通过检索查询就可以将相关文件查阅出来。

（二）提高文件信息交流，实现资源共享。在原始的手工操作管理中，单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。而今实现OA办公软件的网络化以后，就不需要查阅档案的人到档案室去查了，单位有权查此档案的人都可以直接通过OA系统点击、查阅。有密级的文件材料，通过审核，授权查阅，这样为单位人员带来了信息共享和高速传递的便利，从而极大地提高了档案利用效率。

（三）OA系统归档的文件材料优势突出。OA系统归档的文件材料都是电子文件，可以长期保存，可以异质备份，读取方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小。

三、结束语

OA平台办公有效地促进办公自动化，简化工作程序，提高工作效率，平时查找利用快捷方便。但办公自动化对档案管理工作提出了更高的要求与标准，同时也促进档案管理工作与各个部门进行有效对接，需要各个部门意识到档案管理自动化建设的重要性，促使档案管理与办公自动化进行有效融合，保障档案管理自动化建设高效、稳定地开展。同时要不断对OA系统进行改进和创新，在实践中探索新的方式和方法，以满足档案管理规范化管理的标准，进一步提高工作效率，保障档案资料的安全性。

【参考文献】

[1]周玉敏.探索现代文书档案管理新路径的重要作用[J].办公室业务，2016（11）.