人事档案管理中存在的问题及解决策略

张应勤

【摘要】本文对实行人事档案管理的目的进行分析，然后对人事档案管理现状加以研究，对人事档案管理工作的完善策略实行探讨，主要目的是找到人事档案管理工作中存在的问题后予以具体分析，然后结合实际情况，制定针对性处理措施，切实做好人事档案管理工作。

【关键词】人事档案管理;问题;解决策略

人事档案，为企业人才管理、干部管理中的重点。人事档案内容，可准确、详细记录职工的相关情况，如：年龄、经历、参加工作时间、政治面貌等情况。故此，企业方面应重视人事档案管理工作，明确实际工作中存在的问题，旨在及时发现问题、及时处理问题，从而在根本上提高人事档案管理的效率，维护职工和企业的利益。

一、实行人事档案管理的目的

人事档案，为党政军群机关和企业单位集中保存的所属人员专门档案。可将历史考察情况作为参照，为更好地开展组织工作、人事工作，并为人事工作提供准确的信息数据。值得一提的是，人事档案管理为人事管理的重点，做好这项管理工作，可有效发挥人事档案资源、人力资源的最大作用，保证信息材料的准确性、可靠性。

二、人事档案管理现状研究

（一）企业人事档案管理模式问题。我国人事档案管理多通过干部人事档案管理的模式实行管理，管理模式比较单一，在企业机构人员中应用效果较好，利于查找、利用资料，可进行人事档案的保密工作，涉及的内容较少。企业职工的层次和企业人事档案管理方法无法保持相适应的状态。需要注意的是，人事档案需要经人事部门进行管理，人事档案工作需通过企业不同组织、人事部门结合具体情况予以管理，明确各自的任务、职责、权限。如果不能做好上述工作，则无法达到职工档案管理的目的。

（二）现代企业职工档案管理机制问题。现代企业职工档案缺乏统一管理，这对于基础管理工作的影响较大，无法维护工作人员的利益，同时不能按照市场劳动力合理安排工作。一些企业不能正视档案管理工作，对职工档案管理松懈，还存在丢失的可能性。档案长时间放在职工自己手里，在调动工作时不能及时找到档案。还有的企业管理人员为实现控制职工的效果，将档案扣押导致职工无法办理调动手续。上述现象，均会对档案管理工作构成阻滞，无法维护职工的利益。

（三）职工档案材料问题。因为部分企业不能认真对待所有的档案材料，使得部分档案存在纰漏。如：职工档案出生时间、参加工作时间不统一，工作经历的记录不完整等。同时，还存一些企业管理人员不能重视职工档案管理工作，随意更改档案内容，这时会出现职工档案年龄不一致、参加工作时间不准确、个人经历不完整等情况，这对于劳动保障部门办理职工失业、调动、退休等工作，造成了严重的影响。

（四）人事档案管理机制问题。当前，我国市场经济机制不断完善、人们的思想发生了较大的变化，企业在招聘职工时，比较关注职工的个人能力。企业方面为约束职工的行为，多会签署劳动合同，不能重视人事档案管理工作。当前，市场竞争强烈的条件下，职工为寻求个人发展，会出现跳槽情况，以便维护自身利益和权益。但是，一些单位为维护自身利益，没有及时归还职工的人事档案，而这也是产生人事档案脱节、档案克隆、虚假档案等情况的主要原因。此外，企业人才的流动性较大，采用人事机制管理，无法很好地发挥出服务功能。

（五）档案管理软硬件问题。档案管理，属于一项具有政策性、规范性较强的工作，因此需提高管理人员的综合能力。大部分档案室的设备比较老旧，管理方法滞后，并且不能做好防火、防潮、防蛀等方面的工作。因此，档案管理仅可达到不丢失的效果，无法有效运用相关资源进行管理。

三、人事档案管理工作的完善策略探讨

（一）服务意识的完善方法。为做好人力资源管理工作，应做好合理选人、用人、育人，以及留住人才等工作。针对于此，人事档案管理人员需要准确掌握当前的形式，端正自身的工作态度，提高自身的服务意识、责任意识，以长期主动服务的方式，主动为企业人力资源管理部门提供准确的数据信息。

（二）人事档案分类系统的完善方法。人事档案的内容比较相似，存在较多的共同点。需要注意的事项：不同类别人员因为工作性质、责任、职业特点、素质、考核内容、薪资待遇等有较大差异性，因此人事档案的内容也有一定的不同。如：国家公务员档案，需要技术人员档案侧重社会服务、技术创新;中介组织人员档案，应凸显出个人的诚信等。相同人事档案比较同样有比较大差异，如：部分信息数据可进入公共信息系统，部门为保密状态。结合上述情况可以看出，信息化、市场化条件下，需对人事档案实行分类管理。根据类别的差异构建不同的管理机制，重新定位档案的功能，以此确保人事档案满足用人企业的实际要求和需求，并提高人事档案的管理质量。

（三）人才培养的完善方法。信息化技（下转第185页）

（上接第174页）术的快速发展，为满足市场对于人才的需求，需要招聘更多专业型、高素质的人才。定期可通过培训的方式，组织工作人员学习人事档案管理相关内容，使其正确看待做好人事档案管理工作的重要性，掌握人事档案管理方法、技巧，提高自身责任意识，更好地落实各项工作。

（四）人事档案管理机制的完善方法。人事档案管理工作中，需要结合新形势、任务、市场需求和要求等，构建人事档案管理机制。这就需要转变以往管理的理念、方法，构建可行性强的人事档案管理机制，达到规范人事档案管理工作的目的。档案收集时，应在第一时间、完整收集档案信息。然后，秉持严谨的态度执行档案整理工作，针对需要借阅档案者，需结合实际状况进行分析、处理，以此保证档案的安全、完整。借阅者，则应在规定时间主动将档案归还。

（五）加速人事档案管理进程的完善方法。秉持科学、现代、合理等理念，进行人事档案管理工作。管理方法需要不断创新，以此构建出企业员工人事档案信息为基础的信息系统，通过人机联合的方式，对人事档案加以管理，从而达到最理想的管理效果。

（六）网络化管理模式的完善方法。功能档案管理，为实现数字化、网络化管理效果，应将人才信息服务网络开放，构建人事档案管理平台。主要目的：降低人事档案管理成本，维护企业和职工的利益，达到共赢的效果。

四、结语

若想做好人事档案管理工作，有效激发职工的工作情况，需要做好企业人力资源建设工作。然后，结合市场需求和要求，形成企业的独特文化、理念，促使管理人员正确看待做好人事档案管理工作的重要性问题。然后，转变自身管理的理念和方法，明确人事档案管理中的不足，合理运用可利用资源、新方法进行管理，进而提高人事档案管理的效率。

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