物资采购成本控制理论及在A研究所的应用研究

曹鹏飞

(中航工业成都飞机设计研究所，四川 成都 610041)

成本控制是影响企业发展的核心环节之一，物资采购成本控制与企业利益有着非常紧密的关系，通过压缩采购成本，能够真正做到降本增效，提升企业的运作效率和整体竞争力，使物资采购真正成为企业创收的重要环节和利润源。

1 物资采购成本主要内容

采购成本是指由于采购活动而引起的成本。从广义上来说，主要由贮备成本、获取成本和质量成本这三部分构成。从狭义上理解，采购成本只是对物资获取成本的概括[1]。物资采购过程中产生的成本可以分为可计算和不可计算成本两方面，可计算成本是指采购中实际支出的货币量，这部分成本能够根据所采购物资的总量进行量化计算；不可计算成本主要是指隐性成本，也可将其称之为机会成本。可计算成本和不可计算成本共同存在，以不同的形式决定着物资采购的总成本。本文重点研究采购过程中实际发生的货币支出即可计算成本。

2 物资采购成本控制的重要性

物资采购成本控制是采购管理的重要内容(物资采购成本一般占到企业总成本的40%以上)，如果企业的采购成本能够降低1%，那么相应的企业利润将增加5%-10%[2]。通过对物资采购成本的控制，可以有效的控制企业的资金流，提高企业的经济效益。另外，采购成本的降低，也可以降低企业所生产产品的成本，进而提高产品价格优势，由此，在市场中的竞争力也能够得到提升[3]。并且，企业通过降低采购成本比在研发、生产环节降低成本从而实现产品总成本的降低更加有效和直接。

3 物资采购成本控制的主要措施

3.1 完善物资采购流程

合理的采购流程是进行采购成本控制的基本要求。在设立采购流程时应该对采购管理工作的职责、审批执行权限、业务范围等进行合理规定，对采购需求的提出、审批、采购方式、供应商的选择和准入等做出明确规定，使物资采购有章可循，严格各环节流程，对采购工作的操作实施规范化管理。同时不断发现和改进采购环节中存在的不足，进而从采购各环节上控制物资采购成本。

3.2 采购物资分类及采购战略的选择

目前，在采购管理领域比较常用的是通过采购定位模型进行采购物资分类及采购方式的战略选择。一般说来，从以下两个方面给予重点关注：一是采购产品(或服务)支出(采购金额)占企业经营总成本或总收入的百分比；二是采购对达成企业目标的影响或风险[4]。大多数采购物资，可以按照帕雷托法则(80/20法则)对其采购支出进行分类。按照其对企业目标的影响和风险，可以分为高、中、低、可忽略程度影响风险项目四类。

按所采购物资的属性可分为日常型、杠杆型、瓶颈型、关键型四种类型进行分类，并可建立对应的采购定位模型，如图1所示。

图1 采购定位模型

日常型产品主要是指常规型物资，需求频繁，标准化程度高，货源充足，供应风险低，供货周期短[5]。采购中可通过询价、比价来降低采购成本。例如小批量办公用品、日用品等物资的采购。

杠杆型物资的需求量大，采购金额高，但有较多的供应商能够提供，产品标准化程度高，供应风险低。该类产品的采购量与采购价格有杠杆效应，由于采购批量大，采购风险低，应降低采购频次，增加单次采购规模，以公开竞价，降低成本。例如企业大量使用的普通生产性原材料的采购等。

瓶颈型物资具有采购支出水平低，但是产品专业化程度高，供应风险高，只有少数供应商能够提供的特征。通常这类物资属于配套型产品，但常常会影响项目进展进度，因此在采购方式上应当更加注重服务和可维护性，可选定相对固定的供应商，以保证供货的及时性和服务的高效性。例如机械产品中价值低但技术含量很高的非标准化螺栓、垫片[5]，或者是具有专利保护的某些产品的采购等。

关键型物资对科研生产具有重要影响，采购支出水平高，并且产品专业化程度高，供应风险高，要求进行严格的技术论证和选型。该类物资采购应选定几家技术高、实力强的供应商建立长期战略合作伙伴关系。例如电脑行业中CPU的采购，只有少数供应商能提供的构成企业核心零部件的采购等。

因此，对企业采购物资按以上标准进行划分，有侧重点采取不同的采购方式可有效降低采购成本。

3.3 做好前期调查工作

对市场、供应商、货源的充分调研和了解是降低采购成本的基础。因此，进行实际的采购工作前，先要通过多方途径在全球范围内对企业所需的物资及其市场信息进行全面、及时的了解，为企业的物资采购提供必要的信息支撑[6]。

3.4 采用合理的采购模式

通过对采购模式的合理选择和使用，可以有效的控制物资的采购价格和成本。通过招标、集中采购、电子采购等方式，充分发挥采购规模优势、竞争性优势等，提高采购效率、降低采购成本。

3.5 价格管理方面

一方面注意企业历史采购物资价格信息的统计、收集工作，对常用物资(如日常型、杠杆型)建立参考价格目录，制定采购合理价格区间，另一方面企业应当建立采购定价机制，广泛收集市场信息，比标准、比质量、比价格，严格监督把关，采取协议采购、竞争谈判采购、询价采购、比价采购等多种方式合理确定采购价格，择优选择供应商。

3.6 建立供应商战略合作机制

一是建立供应商评价考核体系，包括前期考察及动态考察。前期主要是对供应商的资质、权限、信誉度进行考察，并可根据实际的考察情况编制供方名录。采购过程中可根据实际需要对供应商进行动态考察，以便合理预判并分析采供中出现的问题，并及时沟通解决，达到合作的融洽性及采购成本的可控性，以获得价低质优的物资。

二是与优选供货商建立长期新型战略合作伙伴关系，实现双方利益和价值的最大化。如：通过签订合作协议，供应商在质量、价格和售后等方面给与更好的服务，做到快速响应，按需发货，降低企业库存，减少资金压力。

3.7 关注采购人员的发展和能力提升

物资采购人员的能力与素质是整个采购环节的重要影响因素。很多时候由于管理高层对于采购人员的重视不够，导致他们积极性不高，以至于对本职工作产生懈怠[3]。同时采购人员缺乏系统的专业知识的培训，或者知识结构老化，难以接纳现代化管理理念与手段。所以，要提高物资采购人员的整体素质和能力，必须要加强对采购工作人员的能力与素质培养。

4 A研究所在物资采购成本控制方面存在的主要问题

A研究所属于研发型企业，采购物资具有品种多、批量小、需求不确定性高等特点，据统计，研发型企业与物资采购有关的成本约占总运营成本的45%至55%[7]，所以物资采购成本控制管理工作至关重要。目前，A研究所在物资采购成本控制方面主要存在以下问题：

4.1 物资采购模式不利于采购成本的降低

长期以来实行相对分散的采购模式，总体上缺乏一个集中责任主体对采购管理工作负责，弱化了物资采购工作的组织管理。一方面相同或同类产品由于采购经费渠道或生产研制阶段不同，由不同的采购职能部门分别采购，不利于形成规模采购优势；另一方面分散采购管理使采购工作总体上缺乏计划性，可能造成采购前市场调研分析不充分，合同谈判时处于被动，谈判地位虚弱，同时紧急采购增加，给采购工作带来很大困难，不利于采购成本降低。

4.2 物资采购制度流程尚需健全

前期虽然制定了物资采购管理制度和管理办法，但近几年，采购管理工作无论在职能分工还是在办理流程上都发生了变化，原办法已无法适应目前采购管理的需要，不利于建立规范、合理的采购管理体系，也不利于采购成本控制和核心竞争力的提高。

4.3 采购方式的选择需深入研究

A研究所目前所采用的采购方式仅限于询价、比质比价、单一来源和招标采购四种。按规定主要根据采购金额大小选择不同的采购方式，并未引入采购定位模型的管理思想进行物资分类和采购方式的选择，因此在采购过程中并未与供应商有意识的建立长期战略合作关系，不利于采购风险和采购成本控制。此外，电子采购等更为高效的新型采购方式也尚未开展研究使用工作。

4.4 供应商管理、价格管理工作仍需完善

首先，A研究所产品生产所需材料、成品等物资，在产品研制阶段，技术部门确定的能够满足技术要求的材料、成品供应商往往只有一家，在采购过程中，如果由于供应商原因拖延生产进度会直接影响采购进度，进而延误研究所的科研生产。同时，单一供应商也不利于采购成本的控制。此外，供应商考评机制也缺乏对供应商的激励性政策，不利于与供应商建立战略、高效的业务合作关系，无法保证到货质量和进度，也无法有效控制供货成本。

其次，A所长期以来未实施历史采购物资价格信息的统计、收集、分析等价格管理工作，采购工作的开展一般根据供应商报价进行，对产品的市场价格和采购价格缺乏判断依据，不利于降低采购成本。

4.5 专业采购人员队伍需加强建设

随着A研究所科研生产的发展，要实行物资采购的专业化运作，妥善处理服务与管理、采购与计划、采购与技术、采购与质量等的关系，就必须有一支懂技术、专业化的物资采购队伍。但目前专业采购人员队伍从人数、年龄结构、知识结构等诸多方面，都难以适应研究所战略发展对物资采购工作的要求。

5 对A研究所在物资采购成本控制方面的建议

5.1 推进集中采购的实施

集中采购模式更加能够发挥采购规模优势，促进采购计划、执行管理过程的规范化、标准化，从而降低采购成本。研究所领导及相关职能部门应大力推进支持集中采购的进一步实施。

5.2 完善、改进制度与流程，不断提升采购管理能力

在实施集中采购的过程中，对现有管理制度和流程进行完善和调整，补充、完善适合研究所的集中采购管理规章制度并细化管理流程，通过采购管理水平的不断提升实现对采购成本的良好控制。

5.3 加强对科学、高效采购方式的研究

在按规定执行现有采购方式的基础上，结合实际，积累采购物资信息，进一步研究采购供应模型在采购工作中的应用，对物资进行合理分类并在与供应商合作过程中加强对采购方式的战略性选择研究。同时探索电子采购等高效采购方式在A研究所的应用。

5.4 进一步完善和健全供应商管理、价格管理工作

在对科研生产所需材料、成品等物资的供应商选择过程中，建议对技术部门规定的产品在满足设计要求的基础上，尽量选择多个供应商进行生产。同时采购部门和技术工艺部门人员在研制阶段就同技术人员一起参与选型，这样采购部门后期可根据采购产品情况，有针对性的选择和培育多个供应商，进而引入竞争机制，做到从设计源头开始控制采购产品成本。同时完善健全通用性物资合格供方名录，更大范围开展供应商动态考评工作，并制定有效地激励性措施，促进与供应商良好合作关系的维护，以不断降低采购成本。

此外，应建立完善的采购价格管理体系，对采购物资价格信息数据的统计、收集、分析及采购价格监督制定科学有效的管理制度，达到对物资采购成本的有效控制。

5.5 加强建设专业化物资采购人员队伍

为适应集中采购管理对采购人员的要求，一方面通过科学选择和聘用，从研究部直接引入技术人员从事采购工作，扩充采购人员队伍；另一方面，要对现有采购人员进行技术知识和业务技能培训，及时补充新知识、新技术，不断提升业务素质和能力。

6 结束语

本文主要对物资采购成本控制常用理论和措施进行阐述和研究，并探讨了对A研究所的借鉴意义，虽然具有一定的局限性，但对实际采购工作具有适用性。采购成本的控制是整个企业管理的重要环节。对于企业物资采购成本的控制在实践中遇到的问题，还需要持续研究并及时制定应对措施。