新时期如何做好人事档案管理工作

夏延安

【摘要】人事档案管理工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。随着我国政治、经济体制改革不断深入，我国人事制度改革也不断加大，人事档案工作出现了许多新情况和新问题，人事档案工作管理显得尤为重要。

【关键词】人事档案;档案管理

一、当前人事档案管理中存在的不足

（一）人事档案管理手段落后

随着人事制度改革的逐步推进，机构调整、科室重组、人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动、退休，大部分人员没有经过专业档案知识培训，对档案的管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常业务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。随着当前事业单位规模不断扩大，职工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

（二）人事档案利用工作水平较低

对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。当前的人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是使用，范围也有限，查阅的大部分内容是简历、职称、学历、工资情况等，而且是需要者找上门才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。

（三）人事档案收集工作力度不够

由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。

（四）人档分离的情况愈加严重

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

二、新时期如何做好人事档案管理工作

（一）提高人事档案管理质量

人事档案管理要以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

（二）建立健全人事档案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事档案的性质决定了档案管理工作是一项琐碎繁杂、非常严肃的工作。因此必须结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步建立和健全各项档案管理制度，严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，使档案管理工作有规可循、有章可依。人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全。

（三）注重人事档案材料收集

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）提高档案管理的信息化

对于干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法，均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但记起来费时，且起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，得于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部从事档案的保密和安全。

（五）重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分;对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任;对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改;问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。

三、结束语

人事档案是人才信息资源库，档案的管理就是要合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用。人事档案管理工作在目前社会中的重要性日益突显，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强档案管理，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

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