高职院校行政管理信息化建设研究

【摘 要】本文论述高职院校行政管理信息化建设的必要性，针对行政管理人员思想观念和技能水平滞后、各部门之间重分工而轻合作、工作效率低下等问题，提出促进高职院校行政管理信息化建设的建议：转变思想观念，树立正确的行政管理信息化意识;加强制度建设，为行政管理信息化建设提供有力的支撑;加大经费投入和监管力度;提升行政管理人员的信息化综合水平。

【关键词】高职院校  行政管理  信息化建设  信息化综合水平

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2019）03C-0100-03

高职院校作为行政管理的主体，除了承担教书育人的职责，还肩负着校内的教务管理、学生管理、人力资源管理、后勤管理等重任，为在校师生员工等群体提供工作、学习、生活等方面的服务和保障。近年来，信息技术的快速发展，大大促进了高职院校行政管理能力的提升，但仍存在一些问题。高职院校必须认真分析自身体系中存在的问题，找出切实可行的途径，以信息化建设促进行政管理能力的提升，才能顺应信息时代的要求，实现高等职业教育的可持续发展。

一、高职院校行政管理信息化建设的必要性

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。随着生产力的发展，科学技术尤其信息化、网络化技术逐渐渗透入社会的各个领域，高职院校要适应社会发展的趋势，不能仅仅局限于达到美化校园环境、加强师资队伍、提高教学质量等基本的要求，还应将行政管理作为高职院校的重要工作内容之一。传统的行政管理手段相对落后，已无法适应当今社会科学技术和信息化网络化快速发展的要求，因此高职院校行政管理工作信息化建设是高职院校行政管理改革的必然要求也是必要手段，对提升高职院校的管理能力和管理效率具有非常重要的现实意义。

（一）有利于提升高职院校行政管理人员的综合素质。信息化的发展，打破了传统的行政管理工作模式时间和空间的限制。高职院校信息化的过程也是高校行政管理人员不断学习进步的过程，信息直接传递和共享理念的出现对高职院校行政管理人员的知识与技能水平提出了新的要求，鞭策他们顺应发展，更新观念，通过不断的学习改善知识结构，扩大知识面，根据岗位的具体要求，不断掌握信息化手段，提升信息技术应用能力，实现知识和技能的全面提升。

（二）有利于提高高职院校行政管理工作效率。信息化一直被认为是计算机、网络和通信技术三者的合一。但是，人们往往忽略了信息化只是手段，实现目标才是目的。对于高职院校而言，实现信息化的目的就是要结合学校自身的特点，配合先进的通信及网络技术，提升自我管理能力，提高教学质量和工作水平，最终达到行政管理信息化。当前，教育大众化的意识已经深入人心，高职院校传统的以传授经验为主的教育方式已经无法适应现代职业教育体系的要求，将经验教育转变为科学管理，通过科学的理论知识、方法进行教育教学是高职院校教学改革的重要内容。因此这就对高职院校的行政管理部门提出了更高的要求，只有加强行政管理信息化建设，才能够适应高职院校教育教学改革的趋势，为学校的内涵建设提供坚实基础。

（三）为高职院校的行政决策提供科学的参考依据。决策是一种行政行为，是行政管理的重要内容，决策是否科学合理，直接影响学校的发展。传统行政管理模式的信息传递和工作交接以纸质为载体由人工完成，信息透明度低，大大影响了部门之间、上下级之间的沟通和协同工作。信息技术的发展，让管理者及时掌握各方面的信息，在行政管理中可以对信息进行加工，为高职院校的行政决策提供了更科学的参考依据，提高行政决策的科学性。

（四）能够实现高职院校各部门之间的协同工作。信息化的重要特征是信息资源的广泛共享以及信息技术的广泛且高效地应用，并激发人的智慧和潜力，使物质资源得到合理的利用，从而实现个人、组织和社会的协调发展。信息技术的强大功能之一是对数据的分类整理，通过先进的信息技术，建立起庞大的数据库，便于对历史资料的充分利用和查询。可以说，基于当前大数据的时代，对于高职院校这个载体而言，信息化过程就是整个行政管理运行系统日趋科学合理的过程。

二、当前高职院校行政管理信息化建设存在的问题

（一）行政管理人员思想观念和技能水平滞后，与信息化发展的要求不同步。信息化建设是提高学校行政管理水平和工作效率的有效手段。从高职院校的战略发展来考虑，学校领导层应该高度重视，并把信息化建设作为学校发展的重要项目。但受传统的行政管理模式的影响，高职院校行政管理人员对于信息及数据缺乏敏感性，更谈不上对信息的加工、利用和再开发，他们习惯于用传统的方式处理问题，即使学校信息化设备较为完善，他们也不考虑通过提升自身信息技术的手段提高工作效率，更不善于用信息观点分析和解决工作中问题与矛盾。另外，有的行政管理人员的信息来源渠道单一，加上自身对信息的鉴别能力差，导致收集来的各类信息缺乏有条理的系统化加工，导致信息失真或无法得到有效利用，大大降低了工作效率。

（二）各部门之间重分工而轻合作，工作效率低下。传统的行政管理模式，各部门都有明确的分工，但由于片面强调分工，各自为政，忽略了部门之间的合作，信息资源得不到及时传递和有效共享。工作中缺乏统一协调，各部门容易出现推诿、扯皮现象，处理同一件事情需要在各个部门之间来回折腾，导致资源的浪费，也无法保证工作的時效性。此外，传统行政管理模式中的信息传递手段落后，信息的传递手段单一，大多数是以人工为主要传播途径，纸质文件是唯一的传播载体，尽管配以广播、宣传板报、电话等传播方式，也因受到承载量的限制而大大降低了传播的速度，更无法达到信息的共享和有效利用。在这种传统模式中，行政管理人员的主动性和创造性受到了限制，只是机械地执行文件，工作显得过于被动，严重影响工作热情和工作效率。

三、高职院校行政管理信息化建设问题的成因

（一）高职院校对于行政管理工作不够重视。主要体现在两个方面：一方面是对于行政管理岗位缺乏准确的定位，高职院校的行政管理队伍一直处于尴尬的位置。不论什么类型的高校，行政管理作为学校不可或缺的灵魂工作，是实现教育教学改革的关键因素，学校应当建立起完善的行政管理体系。但是长期以来，在高职院校的考核评估体系之下，各个高校都非常重视科研和教学任务，存在着重教学、科研而轻管理的现象，认为行政管理工作缺乏技术含量，对于行政人员的学历、职称要求往往低于专任教师，很多核心部门和岗位直接招聘本校应届毕业生，工资待遇远低于教师水平，影响了行政管理队伍的稳定性。另一方面是对行政管理人员的培养力度不够。不管是职称和职务晋升，还是业务水平提升方面，都普遍倾向于一线的专任教师，学校的外出培训及学习机会也强调对专任教师教学水平的提升，很少安排行政管理人员外出学习，即便有也仅限于学校领导层或部门管理层，即便是校内的培训，也很少针对行政管理人员。

（二）高职院校对于信息化建设重视不够。具体表现如下：

1.经费投入不足。经费是学校赖以生存的生命线，没有经费的支持，各项工作和活动就无法顺利开展，更谈不上实现学校的发展壮大。高职院校在经费投入上，多倾向于基础设施建设和教学资源配备，在行政管理方面缺乏必要的经费投入。就算是投入的经费也仅限于购买硬件设备上，对于信息化系统的建设和维护，以及技术人员的培训投入很少，导致行政管理人员综合素质提升速度缓慢，严重影响了行政管理信息化建设进程。

2.缺乏完善的行政管理信息化建设制度。制度不完善是信息化建设工作不能顺利进行的主要原因。从信息化建设的现状来看，虽然很多高职院校都制定了一些规定，但仍缺乏完善的制度和系统的研究，主要存在两方面的问题：一是信息化建设的制度内容不完善，缺乏科学、规范、合理的方法和指导性内容。总体上看，内容主要侧重硬件和网络方面的管理，不能全面覆盖信息化建设的各项工作。二是制度流于形式，缺乏约束力和权威性，现有的管理制度对于在信息化建设过程中的相关人员缺乏直接约束力，严重制约了信息化的发展。

3.高职院校缺乏对信息化可持续发展的长期规划。高职院校的信息化建设不仅仅是安装計算机连接网络的技术性问题，更是一项可持续性和系统性的工程，它与高职院校的整体发展息息相关，如果缺乏行之有效的长期规划，该项工程不但无法顺利完成，还可能引发很多问题。首先，很多高职院校对于信息化的定位缺乏科学的认识，认为信息化是某一个部门的工作，例如信息中心或网络中心等，但学校对于这些部门的职责定位为负责校内网络的维护和计算机等多媒体设备的维修等，未能充分发挥信息技术部门的功能和人员的专业知识，更达不到全员参与信息化建设的效果，违背了信息化建设的内涵。其次，在信息化建设初期，对于信息化缺乏统一的规划建设，为了节约经费，在投资硬件的时候缺乏长远考虑，导致前期投资的设备无法满足学校发展的需要，造成资源的浪费。

四、促进高职院校行政管理信息化建设的建议

（一）转变思想观念，树立正确的行政管理信息化意识。高职院校行政管理的信息化是实现高职教育现代化不可或缺的因素，直接关系到学校的教学、科研和管理水平，影响到学校的整体竞争力。要提升行政管理信息化水平，首先要对信息化建设有正确的意识。一方面，要转变观念，提高对信息化建设的认识。学校需要把信息化建设的重要性和优越性通过文件、讲座等方式向行政管理人员进行宣传，使他们认可信息化手段，主动适应信息化的发展并将信息技术用于行政管理工作中。另一方面，认清学校的本职工作。近年来，信息化手段已基本覆盖了各高职院校，但各校的建设程度和效果或多或少存在着差距，在当前激烈竞争的环境中，学校之间难免会进行相互攀比，甚至会存在恶性竞争，这不利于学校的良性发展。高职院校的责任应在于通过提高学校的软件和硬件设施，为师生营造良好的工作和学习环境，培育出更多适应社会发展的优秀人才，以实现学校的可持续发展。

（二）加强制度建设，为行政管理信息化建设提供有力的支撑。行政管理信息化使高职院校行政管理工作更加科学、便捷和智能化，但是，在行政管理信息化建设的过程中，人的行为还需要靠制度的约束，只有制定严格的制度，才能保障和规范使用者的操作行为，杜绝随意性，这是行政管理信息化建设和推广的关键，也是行政管理信息化建设的强有力保障。

首先，明确制定行政管理信息化规范。任何工作的顺利进展都离不开制度规范的约束。随着信息化手段在各高职院校行政管理中的广泛应用，学校需要建立和完善相关的规章制度，积极营造一个有约束力的信息化环境，让每一位行政管理人员都各司其职，保证行政管理信息化建设的顺利开展。要保证这样的环境得以建立，前提是出台相关的信息化建设规范和指导性文件，信息化建设的制度应包含以下内容：制度订立的目标、制度的适用范围、制度涉及的部门和人员的职责、制度要约束的内容、奖惩措施。

其次，建立和完善问责制度。高职院校行政管理信息化建设不是某一个部门的事情，行政管理工作覆盖了学校工作的方方面面，在这一过程中，任何一个部门和人员的失职行为都会延误整个信息化建设过程中的工作，甚至出现重大的错误。因此，在行政管理信息化建设的过程中，要建立责任追究制度规范各部门、各工作人员的工作行为，实行“谁负责，谁落实”，并承担相应责任。对于在行政管理信息化建设工作中存在失职行为的部门和人员，应追究其相应的责任。但是，惩罚并不是问责制的目的，而是要通过惩罚的措施，让工作人员自觉履行职责，对工作认真负责。因此，应当注意奖惩相结合，以奖励制度激励相关部门和人员忠于职守，充分调动他们的积极性，提高工作效能。无论是处罚或是奖励，根本目的都是要各部门认真履行职责，提高工作效率。

（三）加大经费投入和监管力度。行政管理信息化是高职院校适应社会发展的必然举措，而充足的经费投入是保证行政管理信息化建设顺利进行的前提条件。高职院校要保障经费的可持续投入，除了要设立信息化建设专项经费，同时要加强经费使用的规划设计，为了避免建设资金的浪费，学校应设立专门的信息化建设资金规划小组，除了统筹资金的管理，还要监督经费的使用，确保信息化建设经费的科学使用。

（四）提升行政管理人员的信息化综合水平。高职教育的发展，促使高职院校加快信息化建设的步伐，行政职能部门的工作人员，作为高职院校行政管理的主体，他们对于信息化技术的掌握程度，直接关系到学校的行政管理水平。为使学校行政管理信息化建设紧跟时代的步伐，要设立专门的教师培训中心，加强对行政管理人员的业务培训。既要加强对行政管理人员理论知识和信息技术的培训，还要树立行政管理人员的信息化服务意识，要求他们充分利用信息化的手段和资源开展政管理工作，提高工作效率。从学校和各部门的“一把手”抓起，组建一支知识面广、技能水平高、服务意识强的行政管理队伍，是适应新形势下高职教育发展的要求、实现学校可持续发展的正确途径。

行政管理信息化建设对于高职院校来说是应对激烈竞争的必要手段，尽管各高职院校在信息化建设过程中取得了不同程度的成绩，但仍存在一些问题。各高职院校应根据自身实际情况，顺应社会发展要求，提出行之有效的措施，加快行政管理信息化的步伐，用以信息为中心的传播模式取代传统的行政管理模式，有效开发利用信息，优化配置资源，进一步提升办学水平，为高等职业教育事业的蓬勃发展贡献力量。

【参考文献】

[1]陈惠蓝.高职院校行政管理信息化建设研究[D].桂林：广西师范大学，2017

[2]林佳.基于信息化背景的高职院校行政管理新途径[J].长江丛林，2017（16）

[3]吴琳.浅谈信息化条件下高职院校行政管理人员素质培育[J].黑河学刊，2012（5）

[4]包生来.信息化背景下高职院校教育行政管理模式研究[J].现代职业教育，2018（5）

[5]曾祥军.浅谈信息化背景下高职院校行政管理新途径[J].才智，2018（4）

【作者简介】陈羽玲（1982— ），女，广西理工职业技术学院讲师，研究方向：行政管理（信息化管理、教育管理）。

（责编 黎 原）