新形势下新建地方本科院校档案信息化建设存在的问题及对策——基于陕西省5所新建地方本科院校的分析

杨 红

（安康学院 监察处，陕西 安康 725000）

档案信息化是指应用信息技术生成、管理和开发利用档案的过程，它包括体制和机制完善、标准规范制定等环境构建以及资源创建、资源管理等资源建设两方面的内容[1]。高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以实现馆藏档案数字化、信息传输网络化、档案资源共享化、服务对象与需求扩大化为最终目标[2]。当前，档案信息化随着社会整体信息化的推进而不断发展，同时，高校档案信息化建设也随着高校数字化校园的建设而不断深入。新建地方本科院校起步较晚、基础薄弱，要赶上当前大多数高校档案信息化建设的步伐，必须看清目前面临的新形势，思考存在的问题及应对措施。

一、新形势下加强新建地方本科院校档案信息化建设的意义

20世纪计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、传输、存储的方式，也推动了人们生活方式和工作方式的彻底变革。21世纪之后，信息化被提升到国家战略的高度，档案信息化也逐步被提到绝大多数单位的工作日程上。2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》[3]发布，意味着档案信息化建设开始从国家层面进行整体规划和推进；2011年，《全国档案事业发展“十二五”规划》[4]把档案信息化建设作为一项战略性任务写了进去；2014年，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[5]，提出要科学整合档案信息资源，加快推进传统载体档案数字化，促进资源共享；2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[6]将档案管理信息化确定为全国档案事业“十三五”发展目标，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。因此，新形势下加强新建地方本科院校档案信息化建设势在必行且意义重大。

（一）促进档案管理效率提高

在信息化建设过程中，高校几乎都开发或购买了档案网络管理系统，该系统设置的OA接口与文书部门的办公自动化系统连接，可以实现文档一体化管理，即文书部门将办理完毕且有归档价值的文件通过网络（局域网）传输到档案网络管理系统，由档案人员在网上接收、整理、鉴定、确定归档案卷的密级和保管期限，进行逻辑归档并提供利用。通过这一系统，可以确保电子文件能及时高效地归档，随着电子文件“实时归档”，档案管理部门也就可以随时掌握各部门档案归档状况，做好档案归档的前端控制，使档案管理具有预见性和超前性。另外，通过档案网络管理系统还可以实现档案统计、查询及目录生成网络化和自动化，从而减少了档案工作人员大量的手工劳动，使档案工作效率得到大幅度提升。

过去，档案资料存放在库房中，受人为因素、自然因素及档案自身因素的影响，其完整性与安全性会受到不同程度的威胁，如档案纸张折损发黄、字迹褪色模糊不清。而将信息技术应用于档案管理，可以最大限度地保护档案的完整与安全。将档案数字化后，使档案原件受损降到最低，保证了档案资源的完整、安全、可用。

（二）促进档案服务水平提高

档案网络管理系统的数据处理功能非常强大，能提供多角度档案检索，还可实现档案目录的一次输入，多次输出，能够满足档案利用者多样化的检索需求。与在各种纸质目录中查找档案条目、在不同的档案柜中查找档案案卷相比较，在档案网络管理系统中输入检索词，查找利用扫描上传入系统的数字化档案就简单、省力得多。

在档案网络系统中利用数字化档案，不仅耗时短，而且档案查全率和查准率还很高，能够为档案利用者提供高效的服务。随着档案信息化建设的不断推进，可以打破档案利用上的时空局限，利用者可以在任何时间、任何地点被赋予相应的权限来查询、获取自己所要的信息。除了能准确、及时地获取档案信息外，档案利用者还可以通过计算机技术，在档案网络管理系统中对海量的信息进行分析比较，挖掘出自己所需的、有价值的信息。

高校身处信息化时代中，作为培养人才、发展科技、服务社会的基地，在信息化建设上也应走在时代发展的前列。档案工作者要顺应时代发展要求，努力提高自身的业务水平和管理水平，积极推动学校档案信息化建设，力争为档案利用者提供更便捷、更高效的服务。

二、陕西省新建地方本科院校档案信息化建设存在的问题

笔者通过查阅《陕西高校档案工作纪实（1988—2017）》[7]，梳理了陕西省5所新建地方本科院校（安康学院、商洛学院、西安医学院、西安航空学院、陕西学前师范学院）的档案信息化建设情况（见表1），并就其存在的问题进行了分析探讨。

表1 陕西省5所新建地方本科院校档案信息化建设情况

（一）对档案信息化建设的认识不到位，重视程度不够

从表1可以看出，在5所新建地方本科院校中，仅有1所高校有档案工作专项经费；5所高校每年用于档案工作的经费数额都很少，最少的只有1万元。长期以来，部分新建地方本科院校没有充分认识到档案信息化建设对档案管理工作的积极作用，因而建设的主动性和积极性不够，导致档案信息化建设没有系统、长远的规划，建设进程推进缓慢。

（二）档案信息化软硬件设施落后，档案数字化程度低

由于档案信息化建设一次性投入较大，建设成本相对较高，而新建地方本科院校办学资金紧张，对档案信息化建设软硬件设施的投入难免会大打折扣，以致于档案信息化基础设施落后。在5所新建地方本科院校中，有1所高校的档案管理软件还是单机版，甚至还有1所高校没有使用档案管理软件，即便是3所采用了网络版档案管理软件的高校，估计也没有足够的资金来满足个性化的软件功能开发。

从5所新建地方本科院校的档案数字化情况来看，部分高校档案数字化、信息化程度不高，仅仅停留在案卷级、文件级目录的数字化上。相较于其他高校大批量的纸质档案的数字化和电子档案的收集及档案网络管理系统的提供利用，新建地方本科院校的档案数字化及档案信息化建设任重道远。

（三）档案信息资源分散，电子文件的实时归档跟不上

随着高校信息化建设的不断推进，OA办公系统、学籍管理系统、人事管理系统等各种信息系统和平台应运而生，根据档案信息化建设的要求，各个系统中产生的数据都应按归档范围转化为电子档案，这就需要在电子文件产生后及时无误地接收进档案网络管理系统。但在5所新建地方本科院校中，仅有1所高校实现了与OA办公系统对接。由于各个部门的信息系统和平台建设先后不一，大都不是在学校信息化建设的统一规划下进行的，建设过程中各自为政，采用的数据标准也不一致，各个软件之间不能兼容，形成了各个不同的“信息孤岛”，文档一体化的通道被阻断，导致不能实现电子文件的实时归档，不得不将各个系统中产生的电子文件打印后再数字化，然后挂接在档案网络管理系统中，这无形中又增加了档案信息化建设的成本和费用。

（四）档案信息化建设缺乏统一标准，制度体系不健全

目前大多数高校的档案信息化建设是摸着石头过河或是照葫芦画瓢，建设周期长，各自为政，建设中存在不完善的地方，这与没有全国统一建设标准有很大关系，因而也给高校档案资源的网络共享埋下了隐患。

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》明确提出：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。”《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求：“电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。”尽管在电子文件的归档方面有相关的标准来规范，但在实际工作中，大多数高校首先注重的是硬件及软件设施的购置、档案的数字化等，对档案信息化管理制度体系的建立和完善却重视不够。在电子档案的收集、整理、保管和利用等方面，还没有形成规范化、集成化的制度体系，使档案信息化建设的规范化、数字化、网络化、社会化进程受到严重影响和制约[8]54。

（五）档案管理信息化建设的复合型人才缺乏

当前的档案管理队伍中，虽然有精通档案业务知识的专业人员，也有熟练掌握计算机技术和信息技术的技术人员，但档案管理信息化需要的是能够熟练操作计算机、熟悉档案管理软件、懂得档案管理规范、能挖掘档案信息价值、优化档案信息服务的复合型人才[9]46。事实上，大多数高校不重视档案工作，档案部门常常被认为是“养老部门”，自然谈不上对档案管理人才建设做出切合实际和长远的规划。档案人员虽有档案专业知识和工作经验，但对先进的计算机技术的掌握程度还在入门级别，而现有的精通计算机技术的人员却又对档案管理知识一窍不通。这样的现状，不利于学校持续推进档案信息化建设。

三、加强新建地方本科院校档案信息化建设的对策

（一）将档案信息化建设列入领导议事日程、学校发展规划和计划

做好档案信息化建设，高校领导的大力支持是关键，新建地方本科院校更是如此。从学校层面来说，要明确一名校（院）长分管档案工作，并能及时解决档案工作中存在的问题，将档案工作列入学校领导的议事日程和目标责任制。学校要关心档案馆（室）的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持。要将档案工作列入学校发展规划和计划，在学校事业经费中应每年拨付足够的专项经费用于档案信息化建设。要将档案信息化建设列入学校及部门有关管理制度中，纳入岗位责任制并进行年度考核。

（二）加强档案信息化软硬件设施建设

软硬件的投入对于档案信息化建设来说是必不可少的。在硬件建设方面，不仅要配备计算机、打印机、复印机和移动硬盘等基本的硬件设备，还应购置高分辨率扫描仪、高像素数码摄录机、高性能的服务器等。在软件建设方面，要加强调研，购买或开发符合新建地方本科院校档案信息化建设实际、业内评价高的档案网络管理系统，充分借助校园网进行运作，并能与学校其他信息平台无缝对接。

（三）规范建设档案信息化相关标准

要提高高校档案管理信息化建设的水平，档案信息化标准的规范化建设同样必不可少。新建地方本科院校档案管理部门要结合国家制定的相关规范性文件，如《电子文件归档与管理规范》 《AD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》 《电子档案管理基本术语》 《归档文件整理规则》 《纸质档案数字化技术规范》等，根据学校档案管理的实际情况，进行档案信息化标准规范建设，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标志、描述、存储、查询、交接、网上传输和管理等进行规范[9]46。

（四）加强档案数字化建设及信息资源整合

档案信息资源建设是档案信息化建设的核心和关键，因此高校首先要严格按照“存量数字化，增量电子化”的战略要求[8]55，一条不漏地做好传统纸质档案案卷目录、全引目录、卷内目录的数字化，形成档案目录数据库。同时要加快纸质档案中学生招生底表、学籍卡片、学生成绩表、毕业生名单等的数字化，在资金允许的情况下，实现文件、图纸、照片、实物档案的数字化。此外，还要实现档案网络管理系统与OA办公系统、学籍管理系统、人事管理系统等各种信息系统和平台的无缝对接，使高校各类数字化资源得以共享。

（五）加强档案信息化安全保障建设

身处网络环境，必定会存在一定风险，因此在推进档案信息化建设过程中，安全问题不容忽视。首先要加强服务器的安全管理，最好将档案网络管理系统和服务系统服务器交给学校的信息中心管理，以实现实时监控、定期安全扫描、每24小时一次备份[10]，最大限度地保障档案信息资源的安全。其次是设置不同层级的利用权限，根据不同的用户、不同的角色，给予不同的权限，避免操作上的失误和档案泄密。同时，对档案网络管理系统的访问设置区域限制，使用者只能在校内等指定区域访问档案网络管理系统。

（六）加强档案信息化人才队伍建设

实践证明，高校档案管理人员的管理水平和综合素质决定着档案管理工作的水平。因此，新建地方本科院校要提高档案信息化建设水平，必须要通过引进人才、强化培训、建立激励机制来打造一支具备档案管理专业知识并熟练掌握计算机技术的复合型人才队伍。