新时期高校学生档案转递工作之探索

摘 要：高校学生档案转递工作是学生档案管理的重要组成部分，对于学生档案转换成为人事档案起着不可或缺的纽带作用。本文将从学生档案的管理模式、转递模式及接收地等三方面入手，以笔者所在的四川音乐学院为例，对当前高校档案转递工作中出现的问题及成因一一梳理，并试图找到解决方法

关键词：学生档案；转递；探索

基金项目：本文系四川省教育厅科研项目“创新型高校学生档案转递工作模式之探索”阶段性成果（项目编号：13SB0053）。

高校学生档案转递工作包括学生在大学期间产生材料的装档、学生档案寄递以及接收三部分，是学生档案管理的重要组成部分，对于学生档案转换成为人事档案起着不可或缺的纽带作用。随着人才流动愈加频繁和人事管理制度改革，大学生就业呈现多元化的局面。毕业生就业以后，高效、安全、准确地向用人单位或者是单位对应挂靠的人才交流机构移交学生档案，对于维护用人单位和毕业生的合法权益具有重大意义。根据调查研究表明，由于缺乏一套全国统一的、系统的学生档案转递工作制度，各高校现有的学生档案转遞工作模式不一致，档案转递过程及结果的查询困难重重。

本文将从学生档案的管理模式、转递模式及接收地等三方面入手，以笔者所在的四川音乐学院为例，对当前高校档案转递工作中出现的问题及成因一一梳理，并试图找到解决方法以顺应当今人才流动发展及社会变革。

1 转递工作概况——以四川音乐学院为例

1.1 管理模式

管理模式，是指学生的高中来源档案被高校接收后，统一进行鉴别、整理以备查询，以及学生在校期间产生的各类材料的收集、整理和毕业材料装档的工作过程。

目前，高校学生档案管理模式有以下三种：

1）由学生处保管，毕业时由学生处集中派送。

2）由各院系自行保管，毕业时各院系自行完成装档后由档案馆统一安排派送。

3）由档案馆集中统一管理，毕业时各院系在档案馆工作人员指导下完成有序装档，再由档案馆进行派送。

笔者所在的四川音乐学院采用第三种管理模式，即在新生进校时由各院系负责收集并初步整理学生的高中来源档案；档案移交档案馆后，由学生档案专职管理人员逐份清理来源档案是否存在错装或者缺失情况，并由学生签署《学生档案认可书》，确认其个人材料已经移交至档案馆；毕业时，在档案馆管理人员监督指导下，由各院系辅导员将大学期间产生的各类材料装入学生档案袋，再由学生档案专职管理人员逐一复核，复核无误后由档案馆统一派送。这样就杜绝了档案材料错装、漏装情况的发生，保证了学生档案转递工作的顺利开展。

1.2 转递模式

所谓高校毕业生档案转递模式，即是指毕业生档案由派送承接单位寄递至接收地以及进行后续查询的过程形式。

2015年以前，学生档案由机要局负责统一转递及去向查询。四川省各高校完成毕业生档案材料装档工作后，由档案馆派专人将档案送至机要局统一转递。2015年4月，四川省明确规定大学生档案转由“EMS标准快递方式”寄递，此后几年，四川音乐学院毕业生档案转递工作由邮政公司上门取件，完成转递工作。

1.3 接收地分类

一般来说，高校应届毕业生学生档案的接收地分为三类：档案调回生源地、就业后到工作单位或单位对应挂靠的人才市场、升学接收。

1）档案调回生源地，即学校把未就业毕业生的档案转递回生源地所在的人才交流机构。

2）就业后到工作单位或单位对应挂靠的人才市场，由于学生就业的工作单位性质不同，对于接收档案的单位也就有所不同。具体为两种情况：（1）具有档案管理权限的国家机关、事业单位及国有企业，毕业生档案直接转递至工作单位人事管理部门。（2）毕业生到私营企业、外资企业等无档案管理权限的单位就业的，档案则由单位对应挂靠的公共就业和人才服务机构保管。

3）升学接收即由毕业学校将档案派送至新学校的学生档案管理部门。

2 存在问题及原因分析

2.1 管理过程中的问题及原因

高校学生档案转递工作由于时间短、任务重、投递单位多，毕业生派遣单位发生变动的情况较多。因此，学生档案错装、漏装等情况时有发生，极端情况下甚至出现丢失现象，直接导致学生就业或工作后职务晋升、社保时间确定等方面出现问题。究其原因如下：

1）国家没有对学生档案派遣工作的实施细则进行具体规定。2008年最新颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），针对学生档案仅规定了学生类档案的归档范围，而没有规范学生档案管理的工作流程。2016年12月16日，教育部颁布了新修订的《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号），对学生的权利与义务、学籍管理、校园秩序与课外活动、奖励与处分、学生申诉等诸多方面都有明确规定，而对学生档案的具体管理鲜有提及。

2）学生对档案重要性的认知参差不齐。有学生重视自己的个人档案，知道学生档案的准确、完整的重要性，在毕业季，时刻关注自己档案的去向。但也有部分学生档案意识薄弱，档案法制教育亟待加强，主要表现为以下两类：

其一为不管不顾型。这类学生档案意识极其淡漠，进校时不知自己的高中档案是否到校，甚至在辅导员通知其档案未到，要求其追寻也不予理会，造成来源档案缺失；毕业时不关心自己档案的去向，直至几年甚至十数年后由于各种原因需要人事档案时才到档案馆追查学生档案的派遣单位。

其二为随缘型。毕业生的人事档案由学生档案转换而来，即是指毕业生的报到证入档联装入学生档案后，再由学校将档案寄递至毕业生就业单位的人事管理部门或单位对应挂靠的人才交流机构，此时学生档案正式成为人事档案。而这类学生不清楚人事档案和学生档案的区别，毕业后档案随意保留在学校，多年不提取，成了“死档案”。

3）前文提及的1、2两种现行高校学生管理模式中，由于受人员编制限制，学生档案管理工作中的材料收集及装档工作基本由兼职人员负责完成，兼职人员工作繁多，工作精力不能全部投入，且档案管理专业技能储备也相对不足。

2.2 转递过程中存在的问题及原因：

1）机要局机要寄递关系为自动分配投递单位，改为邮政公司寄递毕业生档案后，需由学生提供详细的寄递地址、联系人及联系电话。而部分学生由于档案意识薄弱、对邮寄地址不上心等原因，未按要求提供准确的寄递地址，造成了学生档案无法按时派送，甚至是错派，导致毕业生不能按时报到。

2）邮政公司对于学生档案寄递过程中出现的问题缺乏相应的应急机制，一旦发生档案寄递丢失情况，只能按照普通邮件的标准进行赔付。

2.3 接收管理中存在的问题及原因

2018年10月1日起正式施行的由国务院颁布的《人力资源市场暂行条例》（国令第700号）指出，“人力资源市场已经成为人力资源流动配置的重要手段，是高校毕业生、农民工等重点群体实现就业的主要载體，推动实现了由‘就业找市长到‘就业找市场的根本性转变，为促进高质量发展提供了重要的人力资源支撑。”但对于逐年递增的高校毕业生档案，全国没有统一明确的接收、保存标准，而各省、市、地区根据自己的实际情况分别出台了不同的法律法规对毕业生档案的接收和保存进行规范、约束，造成在具体实施和处理程序上存在地方差异。

笔者在近年来的实际工作中发现有部分省市的人才交流机构拒绝接收退学生档案的情况。导致学生因出国或其他原因退学后档案不能回生源地人才交流机构保管而滞留学校，造成“死档案”现象。

此外，据了解，部分人才交流机构不按相关规定对接收的高校毕业生档案进行拆档整理、鉴别入档材料是否真实有效，不能及时发现档案中是否存在错装、漏装情况。

3 对策及建议

由于在管理模式、转递模式和接收等工作中存在诸多问题，导致学生档案在派遣、寄递衔接过程中容易出现档案不能正常接收甚至档案丢失等情况，严重影响高校毕业生的就业和未来发展的顺利进行，也不利于高校毕业生人事档案的安全管理。现有的学生档案转递工作模式，已经无法适应当代社会对学生档案管理工作提出的更高要求。因此，对转递工作模式进行制度创新和改革，成了当务之急。

1）建立、健全全国高校学生档案转递工作制度。一套健全的工作制度是任何工作良性发展的前提和保障，高校学生档案转递工作也不例外。通过制定全国统一的学生档案转递工作制度，明确规定高校学生档案应由档案部门集中统一管理、查询及寄递，以保证学生档案的完整性与安全性；明确规定学校各部门在学生档案转递工作中的职责，让转递工作做到有章可循。

2）加强宣传，增强高校师生的档案意识。以四川音乐学院为例，我校每年新生进校期间和“6.9国际档案日”都制作了《学生档案宣传手册》和宣传海报（示例图如下），为学生档案进行专题宣传。这些宣传活动对增强师生们的档案意识、明确学生档案的重要性起到了一定的帮助，但还远远不够，还需要档案人员集思广益，对学生档案的现实意义进行多层面、全方位的宣传。

3）加强高校学生档案管理的队伍建设。一支稳定优质的学生档案工作队伍是做好高校学生档案管理以及做好高校档案转递工作的基础和关键。高校档案管理部门应有专人专职负责学生档案管理，各院系由辅导员兼任兼职学生档案管理员，辅助专职管理员进行大学生在校期间各类材料的收集和整理。学校档案馆应定期对兼职学生档案管理员进行每年的学生档案管理工作培训，提高归档的质量。

4）大数据环境下，应尽快实现学生档案电子化，建立学生档案电子管理系统，将邮政公司的学生档案转递流程数据及人才交流机构或者用人单位接收数据对接，实现学校、邮政公司和人才中心数据共享，以保证毕业生随时随地查询其学生档案去向。

5）邮政公司应建立学生档案转递工作应急机制，保障学生档案这一特殊邮件寄递的安全和准确。

综上，在高速发展的信息化时代背景下，建立一套全国统一标准的高校档案转递工作流程和工作制度迫在眉睫。高校、邮政公司、用人单位或者人才交流机构都应在以人为本的基础原则下，整合现有资源，构建信息化平台，建立有效的学生档案转递工作应急机制，提高工作效率，努力确保学生档案的精准投递和高校学生档案管理工作的有序发展。

参考文献

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[2]蒋碧蓉.新时期高校学生档案管理策略探索[J].办公室业务，2019，10：156-157.

[3]万妍，施佳.高校毕业生档案转递工作实践与探究[J].文化创新比较研究，2018，15：140-141.

作者简介

单筱（1981-），女，汉族，四川成都人，本科，馆员，研究方向：学生档案管理。