医院档案电子化管理的应用探讨

隋俊雷

摘 要：随着档案信息化的不断发展，为提升医院档案规范化、现代化管理水平，促进医院档案信息化和数字化建设，做好医院档案电子化管理工作，将医院档案电子化的作用发挥出来是很有必要的，有利于医院更好运行。

关键词：电子化管理；医院档案；存在的问题；应用对策

在当前信息化发展的背景下，医院档案以往单一的纸质档案管理模式显然不能满足医疗机构的各项工作要求，电子化管理是大势所趋。但是，从医院档案管理工作情况来看，目前在管理理念、信息共享、信息安全等方面存在不足，制约了医院档案工作的发展，不利于档案的管理和有效利用。

1 医院档案电子化产生的影响

1.1 保护档案原件的完整

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，采取电子文件的形式将其保存起来，保证了纸质档案原件的完整性。

1.2 提升档案管理整体水平

电子化管理不仅能够详细的整理和划分各类资料，还能够缩短二次文献的加工时间，使档案管理工作更加规范，检索、查询、利用更加高效、便捷，从而提升档案管理整体水平。

1.3 优化档案资源配置

采取电子化的方式管理医院档案，各部门医务人员可以通过计算机查阅利用不同部分的档案资料，实现档案资料共享的目标，在拓展档案资料查阅内容的基础上提高档案资料利用效率。

2 医院档案电子化管理期间存在的相关问题

2.1 相关人员缺少良好的电子化档案管理理念

医院各部门的职能工作逐渐的精细化，医院信息化系统内的电子档案处于多项管理阶段中，档案管理分散现象较为严重。医院领导人员对工作情况进行查看时，一般将关注点放在临床业务检查上，而对于档案管理工作的重视程度不高，受此影响，档案管理人员缺乏良好的电子化档案管理理念，影响了医院工作进一步運行。

2.2 电子化档案应用期间没有制定有关的共享体系

医院各个工作环节都有着密切的联系性，一般情况下，当患者进行入院治疗的时候，自身的档案通常经过多项流程，因此，医院中的档案资源有着极高的共享性，一旦档案出现了误差现象，相关人员调取患者档案消耗的时间是比较多的，这样的话，不仅耽误了患者的最佳治疗时间，有可能还会增加意外事故的发生。在医院运行期间，相关的电子化管理技术虽然已经趋于完善性和健全性，可是受管理人员资源共享理念不高的影响，管理人员仅仅保存一份电子档案，而医院中的其他人员要想获取该份档案，等待的时间是比较长的，完全阻碍了医院工作的正常开展。

2.3 缺乏档案电子化管理专业人员

当前阶段，大部分医院普遍存在着重视医疗业务而忽视后勤的现象，如此一来，就不利于档案管理工作效率的提高。有的医院管理人员年龄较高，掌握的知识单一和陈旧，无法熟练的对信息化技术进行操作，而且有的管理人员并不是专门的计算机专业，自身对于计算机知识点不是很了解，操作要点一无所知，所以就影响了档案信息化管理的落实。

2.4 电子化档案的保密性和安全性较弱

电子档案都储存到互联网信息系统中，存在安全隐患。在电子化档案管理期间，就需要加大对电子档案保密性和安全性的重视力度。计算机虽然为档案管理人员工作带来了方便，不过同时也存在着诸多的保密性问题，再加上电子档案管理期间普遍存在着硬件故障和电脑病毒等不良现象，一旦不及时处理，就会导致数据受到影响。

3 在医院档案管理中对于电子化档案管理应用的对策

3.1 加深对电子化档案管理重要性的了解程度

当前，在医院机构管理期间，应用电子技术对档案进行有效的管理是很有必要的。首先，对于医院领导人员来讲，应当正确性的认识到电子化档案管理的作用，加大宣传力度，使得工作人员对于电子化档案管理有着明确的了解，增强人员的电子化档案管理责任意识，在改进软件的基础上经由多项途径大力宣传电子化档案的重要作用，将电子化档案的价值在医院运行期间体现出来，为全体职工构建良好的电子化档案管理氛围。档案工作人员必须做好该项工作，为电子化档案管理提出相应的建议，以此解决该项工作中存在的相关问题。

3.2 加大培训力度，构建规范性的共享平台

医院中的相关人员仅仅对自身的专业知识有着一定的了解，可是电脑操作能力较低，特别是针对于年龄稍微偏大一些的员工来讲，更是对电脑操作无从下手。基于此，医院应当引进计算机专业强并且经验丰富的人员进行工作，定期培训现代化电子技术掌握不熟练的人员，并且，对于专职和兼职的档案人员也必须进行严格培训，提升人员的电子化档案收集和整理能力，以此提高电子档案的管理效率。除此之外，医院还需要构建规范性的电子化档案应用共享平台，结合医院工作人员的职位等级来制定查询权限，各项科室可以根据实际需求来查询相关的资料，尽可能降低不良因素对于档案资源共享产生的影响，以此确保电子化档案有效开展。

3.3 提升技术能力

在医院管理期间，应对使用的基础设施加以改进和完善，加大投入力度，在提升技术能力的基础上满足医院档案电子化管理期间的各方面要求，从而加强各个部门之间的沟通。首先，将重点放在硬件上，选取安全性好的硬件设备，做好电子干扰以及辐射等方面的处理工作，以此真正意义的提升医院档案电子化管理效率。再者，对档案信息管理软件进行全面的开发，促使档案信息管理工作朝着自动化趋势发展。最后，维护好周围的运行环境，落实网络安全防护策略，为医院档案电子化管理工作的开展提供安全的环境。

3.4 做好电子化档案管理和利用之间的处理工作

在医院工作开展期间，通常包含了诸多的患者资料，当资料遗漏之后，产生的后果是非常严重的。基于此，当应用电子技术管理档案的时候，需要做好相关电子文件的安全维护工作，将储存的档案进行备份处理，而且需要储存于处于脱机情况下还可以永久保存的载体中。在进行电子化管理的过程中，还应当另外绘制一项纸质档案，遵循有关的要求加以管理。最后，确保电子档案信息的加密性，对于加密期间的密码应当定期进行更换，以此避免发生资料外泄的不良现象。

4 结语

医院档案管理是医院运行期间非常重要的一个方面，因此，必须加大对其的重视力度，通过进行档案电子化管理来提升医院工作效率，促进医院档案规范化、现代化管理。

参考文献

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