高职院校OA办公系统电子文件归档策略研究

摘 要：OA系统的广泛使用，使得系统中产生了大量电子文件，但是部分高校特别是高职院校未将办毕电子文件进行有效归置，导致电子文件在OA系统中处于散乱闲置状态。通过配置OA系统和档案管理系统功能，并进行有效对接，提高档案意识和工作人员业务素质，可为OA系统大量闲置的电子文件提供归档整理方法。

关键词：OA系统；档案管理系统；电子文件

当前高职院校档案工作中，虽大力提倡档案数字化和智慧档案馆建设，但是在实际档案工作中，广泛存在以纸质件归档为主，电子件归档为辅的现象。虽然OA系统在各行业各单位之间广泛普及和使用，但存在只重视电子文件现行阶段的使用价值，忽视电子文件归档非现行阶段的查考利用价值。可以说，绝大部分高职院校的OA系统中的电子文件处于散乱无秩序状态。

公文是一个高校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策，依法办学的重要工具。公文的作用不仅仅体现在实践活动中具有的指导依据作用，也体现在办毕文件对未来工作的考察利用作用，现行价值只是文件生命周期过程中的一个阶段。因此，重视文件，除了重視文件的当前价值，更要把投入更多的人力、物力、财力到电子文件的后期有效管理上来。

OA协同办公系统电子文件归档是一门综合业务，涉及OA系统、档案管理系统和各业务系统，涉及到档案管理部门、综合办公部门、网络技术部门和各业务部门，涉及到专职档案管理人员、文书工作人员和兼职档案管理人员。因此，要做好OA系统中电子文件的归档，必须把这几个方面有机结合，形成合力，有效推进档案工作的发展和进步。

1 做好OA办公系统的归档功能

近年来，各高职院校积极推进智慧校园建设，在智慧校园平台建设和各业务系统建设上，投入了大量的人力、物力和财力，推进了高校信息建设的智慧化和数字化。作为文件处理和流程管理的OA系统，是高校智慧校园建设的重中之重，在开发商选择、功能配置和操作界面友好度方面，作了大量的流程设计和需求调研。但是，在功能设计和需求调研过程中，综合办公部门和网络信息部门，往往忽视档案部门的需求调研，档案部门也缺乏工作主动性，没有主动与相关部门进行沟通，导致OA系统档案功能的缺失。

鉴于此，OA办公系统务须设计电子文件归档管理功能，一方面是对OA其他功能的有效对接和合理归档，保证所有OA中电子文件流程处理的真实性和办毕电子文件的合理归档；另一方面，保证办毕电子文件有效查考和快速利用。因此在当前电子文档一体化趋势下，做好对OA中电子文件元数据的合理归档，对今后文件真实性的查考起着至关重要的作用。

2 做好档案管理系统电子文件管理功能

做好高职院校OA系统中电子文件归档工作，必须相对应做好档案管理系统功能需求调研，做好档案管理系统与OA系统的有效对接。

档案管理系统前期采购的调研工作，尽量采购应用广泛、功能全面、界面友好的档案管理软件，要求公司资质好，后期维护服务意识好，避免只开发而不维护的情形。在功能需求上，避免档案管理系统是OFFICE软件Excle查询功能的简单升级版，仅仅是档案资源的目录管理。丰富优化档案管理系统功能，特别与OA系统功能对接上，不满足于电子文件的物理归档，更要求实现电子文件逻辑归档，解决OA系统与档案管理系统在数据文件处理元数据技术上的对接问题，并开发相应的对接程序，将办公自动化系统中形成的电子文件、公文处理单、文件流传日志迁移到档案管理系统。以便于对OA系统电子文件处理流程元数据的有效管理，有效承接电子文件相关著录信息，减少目录著录工作量，便于档案的今后查找利用。“采用网络在线归档，效率高，能适应管理和利用的需要，只是前期配套工作比较复杂，既需要档案管理系统的支撑，有需要学校和相关部门的配合和支持”。

3 继续有效实施部门立卷制度

自电子文件产生以来，便存在电子文件及其对应纸质文件都进行保存的“双套制”归档现象，从而形成同一内容两种介质的档案。在电子文件法律地位未得到解决，以及大众观念意识未得到有效认同的现时环境下，双套制归档必将长期存在。因此，涉及到档案归档，就必然涉及到的部门立卷制度。传统纸质文件在归档过程中，部门立卷制度得到有效实施并推动了档案工作的发展。同样，为有效对接同一份文件的纸质版与电子版，必然要求在办毕电子文件处理过程中，实行部门立卷制度。电子文件归档，特别是OA办公系统电子文件逻辑归档的推行部门立卷技术复杂性和操作难度较大。根据OA系统功能设计，需配置档案管理模块，一方面是把办毕的电子文件、公文处理单和文件流传日志归档到OA系统档案管理模块中，另一方面，是OA系统综合办公部门的文书工作人员或者档案部门档案管理人员，在充分授权的基础上，需对电子文件的归档价值、预归档、保存期限、归档部门、著录要素等进行有效管理。OA系统中便对电子文件价值进行鉴定，减少后期档案工作量，使进入预归档范围的电子文件都是有保存价值。

设置归档部门，是根据文件内容，结合学校部门职责分工和高校档案实体分类体系，将有保存价值的文件，将电子文件、公文处理单和文件流传日志打包作为整体，属于哪个部门的档案就划转到该部门。各部门兼职档案管理员在平时或者在年度档案整理期间，登录个人OA账户，接收文书工作人员或者档案管理人员划转过来的电子文件，一是有效归档电子文件。将电子文件迁移到档案管理系统，并利用OA系统部分电子文件著录项，并适时手动补齐著录项，做好档案管理系统文件著录，目的是减少档案整理工作量，也为了保证电子文件的真实性和准确性。二是将电子文件处理单和电子文件本身打印出纸质版，按文件处理单在前，文件在后的顺序进行装订，之后按纸质文件的相关要求进行整理。最终形成同一文件两种介质的归档方式，纸质件与电子件相互补充，相互佐证，纸质件能弥补电子文件的安全性和不确定性，电子件能满足档案查阅的高校性和利用的便捷性。

4 加强相关工作人员素质提升

“办公自动化系统电子文件从形成到归档涉及诸多部门和人员，每个环节都需要规范性的操作”。双套制归档方式下，OA系统电子文件归档对经办人员有较高的素质要求。

一是具备档案管理知识。在双套制归档，特别是对电子文件归档要求下，除了在传统纸质文件归档对档案管理工作人员的档案整理素质有要求之外，OA电子文件流程挺高了对文书工作人员档案整理知识的要求。纸质文件时代，虽对文书工作人员的档案知识有需求，但没有达到专业档案工作人员业务素质要求，在OA系统下，要求文书工作人员既要熟悉全校各部门业务范围，全面熟悉归档范围和保管期限等档案专业知识。

二是熟悉系统操作知识。不管是文书处理人员，还是专兼职档案工作人员，都需要掌握基本的电脑操作技能和业务系统使用流程。对OA系统、档案管理系统熟悉程度高，能满足OA系统电子文件迁移到档案管理系统，将流程日志、电子文件基本信息有效信息进行著录，并进行打印归档。

三是重视档案管理工作。大多数单位将OA系统电子文件处于散乱无秩序状态，根本原因是对档案管理工作的不重视。体现在不配置档案专业技术人员，未有效配置档案工作发展所需的人力、财力和空间，未组建档案管理队伍，未将档案工作纳入学校事业发展规划，未将智慧档案馆建设纳入学校智慧校园建设规划并同步推进。在电子文件时代，更加要求重视档案管理工作，更加重视办毕电子文件的有效归置。

做好高职院校OA系统电子文件归档管理工作，需要多管齐下，多部门和多岗位人员配合，不仅要推行部门立卷制度，做好传统纸质档案的整理，更要把OA系统与档案管理系统的纳入顶层设计，建立电子文件在两个系统间的有效对接。同时，也需要电子文件生成、流传、处理和归档各阶段工作人员具备良好的业务素质，切实推动双套制归档。

参考文献

[1]吴坚.高校电子文件归档方法的实践与探讨[J].兰台世界，2012（5）.

作者简介

赵波（1988-），男，湖北利川人，重庆三峡医药高等专科学校档案馆助理馆员，档案学学士，主要从事高校档案管理研究。