浅谈基层社保档案规范化管理

彭冠铭

摘 要：基层社保档案规范化管理对保障群众权益和规范社保经办流程有着重要作用。本文结合南县基层社保档案管理存在的问题进行剖析，提出规范化管理对策，以确保参保人员的合法权益与档案的利用效率。

关键词：基层；社保档案；规范化；管理

社保档案是社保经办机构在为群众办理养老、医疗、生育、工伤和失业保险等业务过程中，形成的具有保存价值和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像等多种载体的历史记录。党的十九大明确提出要“着力保障和改善民生”，2020年更要实现全民参保，加强基层社保档案管理是实现社会保险事业可持续发展的重要基础性工作，对维护参保对象的权益和规范五险业务流程有着不可替代的作用。

1 南县基层社保档案管理存在的问题

南县共有12个乡镇，总人口69万人，是典型的农业大县。目前，南县社保业务办理分为县级、镇级和村级，各乡镇均建设有标准的人社服务中心，全县133个行政村均聘请了社保协管员（村干部）。基层社保业务主要是养老保险和医疗保险参保，其一手档案由村级收集，交由乡镇归档管理。近两年来，通过对乡镇业务档案管理检查，归纳出“两个不高、两个不完善”问题：

1.1 村级工作人员档案意识不高

虽然县级经办机构对档案的收集与管理有着明确的规定和要求，但乡镇、村组工作人员在主观上存在不重视档案收集管理工作的想法。这突出表现在某些村干部和乡镇人社服务中心主任对搞好档案工作的意识太薄弱，对立卷归档缺少时间观念，对档案工作规范化管理落实不到位。特别是村级社保协管员认识不到位，认为只要做好了政策宣传、基金征缴、待遇发放等业务工作，其他的信息采集、档案整理与归档显得不那么重要。同时由于档案工作量比较大且繁琐，档案工作成为了他们额外的负担，对文件材料的立卷归档往往是一托再托，或到年底检查时突击收集装订档案，导致参保登记档案存在身份证错误、姓名错误、日期没写、经手人没有签字等等问题。这些问题反映出基層人员档案意识的淡薄，责任心不强，也反映出乡镇人社服务中心缺少对村级协管员的指导，管理不到位。

1.2 乡镇工作人员档案业务素质不高

南县乡镇人社服务中心承担了21项人社业务，工作繁重复杂，所以，各乡镇人社服务中心没有专职档案管理人员，一般都是业务经办人员兼职。这些人员中，有的年龄偏大，有的教育程度低，有的不懂电脑操作，在档案专业知识方面更是缺乏。同时，由于人事乡镇人社工作的人员均为原“七站八所”事业编制人员，人员流动性频繁，人员在岗极不稳定，导致工作上被动。加上县一级主管部门缺少对乡镇档案工作人员的业务指导与培训，各个乡镇档案管理水平均不高，有的甚至出现分类错误、立卷不合理，保管期限不对，案卷题名拟写不准确等问题。特别是纸制目录缺失严重，电子目录更新不及时，这些都为档案管理与利用带来了很大隐患。如城乡居民养老保险参保档案，很多乡镇没有及时准确立卷归档，导致部分一些村组参保人员档案积压严重。

1.3 档案保管配套设备不完善

受办公条件的限制，县、乡、村三级很多经办机构都没有符合标准的档案室。社会劳动保险所、医疗保险管理所、城乡居民社会保险所由于办公用房有限，所设置的档案室均只有1-2间，远远不能满足庞大的档案数量保存，导致各业务档案仍分散保存在各个股室，没有及时收集归档到位。乡镇人社服务中心更是将各类档案随意放置，没有专门的档案室和档案柜。虽然有的乡镇能够将档案整理收集，但由于没有专人负责，档案无序摆放，极易造成档案资料的丢失，更不便档案的查询与利用。

1.4 档案管理机制不完善

2009年7月，人社部、国家档案局3号令《社会保险业务档案管理规定（试行）》下发后，明确了社会保险业务档案的概念及管理职责、条件、制度，档案的形成、分类方法、保管期限及利用、鉴定、销毁、移交和相关法律责任等内容。目前，南县社会保险经办是分散的，有五个机构。有的经办机构虽然实现了档案的信息化管理，但因软硬件、人员、制度没有实现有机结合，特别是缺乏专业人才和管理机制，导致不能发挥效能。在借阅、利用档案方面，没有形成严谨的制度，有的甚至随意借走档案，造成档案资料的流失或其内容的修改。在一些退休人员办理手续时，经常有档案年龄与实际年龄不符的现象。这都是社保档案规范化管理、标准管理存在的突出问题。

2 规范基层社保档案管理的对策

针对存在的问题，本人认为可以从以下几方面来着力解决：

2.1 强化领导，明确责任，建立齐抓共管机制

社会保险档案管理涉及的部门多，难度大，需要相关部门通力合作。乡镇党委政府、县人社部门要高度重视基层社保档案管理，切实加强领导和统筹协调。要确保人力、资金到位，解决好当前档案室少、专项经费少、专业人才少等突出问题，为基层社保档案工作规范化管理夯实基础。省市人社部门要加强对基层档案管理的督导，推动县乡两级社保档案常态化标准化管理。县档案主管部门也要承担监管责任，对县一级社保经办机构档案规范化管理加强指导。县人社部门则要加强对乡镇、村一级档案管理工作的培训与指导督查。

2.2 加强宣传，提升素质，锻造一支优秀队伍

要利用网站、微信公众号等宣传渠道和电视、电子显示屏、宣传横幅等宣传手段，广泛宣传社保档案的重要性，提高广大群众对社会保险档案的认识。积极争取乡镇党委政府对社保档案工作的重视与支持，为乡镇人社服务中心档案管理提供良好的条件和场地。同时，要强化乡镇一级人社工作人员的稳定，各经办机构要加强对基层人员的培训，特别是要结合新时期档案工作新要求开展好信息化、现代化档案管理培训，提高工作效率。各乡镇一定要配备一名专职或兼职的业务档案管理工作人员，保证档案工作的连续性和规范性。

2.3 建章立制，统一标准，规范档案工作流程

作为业务主管部门，县人社局要建立统一的档案管理办法，将档案工作纳入到年终目标管理考核。重点是要完善基层社保档案的工作流程，做到有章可循。各经办机构要将社保档案工作作为一项基础性工作抓好抓实，建立健全档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定和销毁等各项制度。特别是城乡居民养老保险和医疗保险参保档案，由于业务量大，档案多，与广大人民群众切身利益息息相关，必须规范档案管理，减少安全隐患。县档案局应根据各社会保险各险种业务档案指导制定整理细则，包括档案分类、立卷标准，统一档案格式。同时要使用最新档案管理软件，充分利用信息化、现代化手段来管理档案，将档案案卷目录和卷内目标实现电子化，便于查询与检索，从而提高档案利用效率。

2.4 整体推进，及时移交，确保基层档案安全

目前，南县基层社保档案数量大，且没有专门的地方保存，可以集中力量，开展档案移交。特别是对参保缴费名册一定要做到信息准确无误，并及时移交县一级主管部门或县档案局统一验收管理。由专业人员统一分类、装订、编号、录入和信息化处理。要统筹城乡居民养老保险、城乡居民医疗保险、企业养老保险、工伤保险和失业保险规范建档，全面推进全县基层社保档案规范化管理，从源头上防止社保档案的流失和安全等问题。

基层社保档案规范化管理的推进不可能一蹴而就，需要多部门集中力量来整治，特别是整理积存档案是一项复杂、艰巨的任务。但相信有我们从事基层档案管理工作人员的共同努力，一定能探索出更为科学的管理模式，从而实现基层社保档案管理便民、安全、高效的目标。