档案移交归档的问题与对策

林菁

摘 要：针对于档案移交归档过程中存在的问题，本文详细阐述了解决问题的对策，如，落实严格的规章制度、责任制，促使档案馆的档案管理人员按照规定和要求认真做好档案归档移交工作。同时，还应注重要求离职的档案人员在离职之前完成档案移交归档工作，并依照规定办完档案移交手续，这样才能确保档案保存完整，且解决档案移交归档中存在的一些问题，促进档案馆档案移交归档工作的有效进行和高质量完成。

关键词：档案；移交；归档；问题；对策

综合分析档案移交归档工作中存在的问题，其主要是因为部分档案人员在离职时，忽视交接未完成的归档工作，导致新档案人员不了解档案数量，并且，不清楚还有未归档的档案和各种资料，很容易出现档案丢失和归档混乱的现象。此外，因移交归档责任落实不到位，导致档案人员对待移交归档工作不认真，难以确保档案保存完整，对此，应尽快落实有效的解决对策，从而做好档案移交归档工作。

1 档案移交归档的问题

1）档案移交过程中不注重落实责任制，档案人员在离职前，忽视移交未整理的档案，当新档案人员工作时不清楚档案未整理未分类，并且，不明确档案页数，整理时难以确保档案完整，从而出现档案保管不完整的现象，在此种情况下，很容易导致珍贵的档案没能保存完整，而且，很难追责责任，说明交接工作中档案人员对于移交归档档案的责任不了解，进而出现未办完交接手续就离开工作岗位的情况。2）现有的移交归档制度不完善，使得档案人员在离职时不注重提前移交未整理的档案，给后续整理档案增加难度，甚至是出现档案丢失、归档不整齐的现象，可见，离职前不注重提前交接，就会出现很多问题。3）因移交归档档案时疏于检查，没有尽早发现档案页数少、移交手续不齐全、未签字等问题，难以做好移交工作，移交归档工作走形式而忽视检查档案资料，导致移交手续上该签字的地方没有签字。此外，移交归档的档案页数不对，有可能出现档案丢失的情况，这一情况在移交过程中没有发现，后续开展档案管理工作时出现各种问题，导致档案工作难以顺利进行，因此，必须尽早落实解决对策，解决存在的问题。

2 档案移交归档问题的解决对策

2.1 落实严格的档案移交归档制度

当前，对档案移交归档工作提出严格的要求，并要落实严格的档案移交归档制度，以促使档案人员依照规定和规章制度认真交代未整理的档案，且自觉按照制度中提出的规定移交所有档案，将未归档的档案移交给其他档案管理人员，以免因未移交未完成的工作而出现档案丢失和归档混乱的现象。为了避免出现这种情况，档案人员应提前移交未归档的档案和各种文件、资料[1]。同时在移交表上签字，以此提前移交未完成的工作量。档案人员明确规章制度和移交流程，并意识未移交归档档案前，不允许离开工作岗位，如果违反规定，造成档案丢失，需承担责任，档案人员在明确责任后，认真依照规章制度提前办理移交手续，同时，上交未归档的各种档案，由新档案人员继续归档、整理档案，完成档案移交归档工作以后，方可离开工作岗位，可见，提前移交档案，才能做好档案交接工作[2]。

2.2 要求离职前做好档案移交工作

针对移交归档过程中出现的不注重交接的问题，管理部门要提出要求，明确指出档案馆的档案人员在离职前，必须提前交接尚未完成的工作任务，还应告诉交接的档案人员未归档的档案有哪些，能够促使新档案人员明确应完成的工作，进而在工作中避免出现档案未归档的现象。因此，对于即将离职的档案人员要求其离职前应做好档案移交工作，档案人员在清楚要求后，依照移交步骤，先提出离职，之后在办理离职手续的过程中移交未整理、未分类的档案，进而做好交接工作，从而新档案人员明确未完成的工作，继续归档和分类，确保档案管理过程中不出现问题，并且，各种档案都能保存完好。由此可知，要想做好档案管理工作，必须要求档案人员离职之前，完成档案移交归档工作，才能为做好档案工作奠定基础[3]。

2.3 落实档案移交归档责任制

对于档案移交归档中存在的诸多问题，管理部门要积极落实档案移交归档责任制，责任机制中明确要求档案人员在离职之前，应提前写离职申请书，并在离职前一段时间，将手头上未整理的档案、未保管的档案和没有分类的档案交付给其他档案人员完成，档案人员明确移交职责和要求后，自觉按照规范化的流程先写离职申请书，之后，开展档案交接工作，在实际工作中将所有未完成的工作交代给新档案人员，以及移交未归档的档案，体现出档案人员认真履行档案移交工作职责，充分意识到完成档案移交归档工作，才能离职，如果未完成移交工作就离职，对于造成的后果需承担责任。档案人员在清楚这一点以后，依照责任制度中提出的责任，认真办理工作交接手续，办理过程中移交未分类的档案，并告诉新档案人员剩余的工作量，一切未完成的工作任务交代清楚以后，上交离职表、工作移交表，由管理部门的管理人员在表上签字，才可离开工作岗位。可见，在离岗前，必须落实移交归档职责，这是档案人员离职前必须履行的职责，也是交接工作中需完成的工作，完成移交工作、办理移交归档手续后离岗，进而做好档案移交归档工作和交接工作[4]。

2.4 要求移交时仔细检查档案

档案移交归档过程中档案馆的档案人员除了做好本职工作以外，还应注重依照要求全面检查移交档案资料，查看时履行工作职责，并按照程序先交接档案，之后，交接双方各自检查交接手续和档案，检查过程中能够及时发现交接手续不齐全、归档的档案不齐全，对于发现的问题，及时要求对方补齐手续，并提出分类档案，依照要求补齐交接手续，在交接表上写上档案移交归档的具体时间、交接人、档案类型、数量、监交人姓名、备注档案页数后，交接双方签字，完成档案移交归档工作。体现出移交归档过程中档案人员做到仔细检查档案、严格依照规定移交档案，并认真做好交接工作，确保档案移交时，手续齐全，且避免出现各种问题[5]。因此，要想做好档案移交归档工作，必须做到仔细检查档案，查看中核对档案页数，确定档案资料齐全，在档案移交表上签字档案人员才能离岗，如果检查时发现档案页数少，而且，归档的档案不正确、分类不明确，应先分类档案、补齐页数以后进行交接工作，可见，档案交接程度办理规范，能够有效防止档案交接归档中存在问题，进而做好档案移交归档工作[6]。

3 总结

档案中包括很多珍贵的资料。因此，要注重保存档案。而在实际的工作中，为了确保档案保存完整、不丢失，应要求档案人员依照规定在离职之前，提前完成档案移交工作，从而促使档案人员严格依照规定，将未办理的业务和未保管的档案交付给新档案人员，确保档案人员认真做好档案归档交接工作，以此保证档案移交归档过程中不出现任何问题，确保档案都能完整保存下来，可见，做好档案移交归档工作非常重要，有助于实现档案馆的良好发展。

参考文献

[1]娄红.建设县级数字档案馆实践和存在问题[J].档案天地，2019（06）：54-56.

[2]凌瑞英.大数据技术下服务导向型档案利用管理策略[J].兰台世界，2019（06）：109-111.

[3]辛芬芳.县级档案馆档案征集工作優化对策[J].办公室业务，2019（06）：140-141.

[4]王宏月.县级档案馆做好档案编研工作的对策[J].兰台内外，2018（13）：19.

[5]娄红，王增强.论新时期基层档案馆的档案接收工作[J].山东档案，2018（06）：40-42.

[6]付华.科技驱动发展——档案科技助推档案管理现代化[J].档案学通讯，2018（06）：9-14.