现代人事档案管理存在的问题及对策

王军艳

【摘要】现代人事档案作为工作人员最直接、真实的信息载体，是企业人才选拔和人力资料利用的重要依据，对企业的发展有着深远影响。本文从阐述现代人事档案管理的内容，明确了现代人事档案管理的意义，通过对现阶段人事档案管理存在的弊端分析，提出了相应的管理意见。

【关键词】人事档案管理 问题 对策

在企业管理工作中，现代人事档案管理是企业日常工作的重要组成部分。作为人力资源管理的重要依据基础，在现代人事档案管理工作中要注意管理的专业性、保密性、严谨性。开展好现代人事档案管理有利于人力资源的有效整合，为企业发展提供不竭的发展动力，使企业永葆生机。所以，在日常公共管理的过程中，要注意从工作实际出发，不断发现现代人事档案管理当中存在的问题，有针对性的完善升级，保障现代人事档案管理工作的有效开展。

一、现代人事档案管理的内容

人事档案是在日常管理活动中形成的、对个人工作经历进行事实记述的重要材料，包括个人经历、学习经历、社会经历、工作经历、思想表现、能力评价等多方面的记录，是个人参与社会活动的最真实记载。现代人事档案管理就是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和进行利用的活动[1]。

二、现代人事档案管理的意义

现代人事档案能够充分的将企业人的价值直观的体现出来，为企业选贤任能提供了有力依据;同时，作为法律性材料，现代人事档案记录了企业员工就职、离职、工作、退休的实际情况，反映了员工的所有工作经历，提供了具有法律效力的最真实的凭证;利用现代人事档案也可以通过员工以往的工作表现和工作经历，来体现员工的工作愿景，通过对员工的需求状态来完善管理体制，让企业战略发展与员工的个人愿景最大程度的接近，激发员工工作积极性，推动企业高效发展。

三、现代人事档案管理的问题

（一）现代人事档案管理方式不规范

人事档案具有真实性、保密性、严谨性的特点，高质量现代人事档案管理工作，能够为人事档案的利用做好铺垫工作，企业在日常的管理工作当中应当予以高度重视。但是不可忽略的是现阶段企业在现代人事档案管理工作中仍存在很多的疏漏之处。现代人事档案管理理念较落后，比如在管理过程中未做好档案的分类工作，对档案的管理目录设置不合理，在档案使用、借阅的过程中未做好相应的记录，诸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低档案得利用率，甚至影响档案存放安全，出现疏漏、丢失现象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，档案存放需要适宜的温度环境，部分企业管理方式不够专业，未能做好档案的管理防潮、防水、防火等措施，危机了档案的完整性，一旦发生事故可能造成档案损毁[2]。

（二）现代人事档案管理信息化水平较低

信息技术飞速发展，企业工作的各个方面都借助互联网信息技术达到更快、更好的工作效果。现代人事档案管理也要及时搭乘互联网技术的便利快车，对管理手段、管理方式积极进行革新升级。但是一些企业在管理过程中，由于对现代人事档案管理价值的认识不足，所以忽视了档案信息化的建设，未能及时更新档案管理设备和档案管理系统，导致档案管理信息化程度发展缓慢，降低了档案管理的工作效率[3]。

（三）现代人事档案管理人员综合能力不足

对于管理人员综合能力不足，主要是三方面原因导致的。其一，是在企业人事工作安排中，对于现代人事档案管理工作重视度不够，所以档案管理人员配置不到位，存在管理人员数量不足、身兼数职、缺乏专业性的现象;其次，是部分现代人事档案管理人员在工作中缺乏对工作重要性的认识，缺乏工作责任心和职责概念，主观上导致了工作能力低下;最后，是现代人事档案管理工作人员往往缺乏工作经验和专业经验，企业在管理中往往也疏于对档案工作的培训提升，所以严重的影响了档案管理工作的开展。

四、现代人事档案管理的对策

（一）规范管理方式

首先，管理方式要科学高效，充分研究档案管理方式方法，做好档案的分类管理工作，定期对档案进行整理整合，做好档案管理目录，对档案的使用、借阅制定严格的规定章程，对档案的使用坚持严肃、严谨的原则，确保档案的真实性和安全性。其次，加强对档案管理工作人员管理方式的规范，制定严格的管理条例，定期对档案进行整理整合，根据档案的管理情况形成考核机制。

（二）提升信息化水平

信息化是大数据时代发展的必然趋势，对现代人事档案管理实行信息化管理，一方面方便档案的整理查阅，另一方面也有效克服了纸质档案存在的诸多弊端。所以，现代人事档案管理日常工作就要打破传统的管理理念，结合现实管理情况，配备专业的管理设备，引进先进的档案管理系统，形成企业自己的电子档案，做好电子档案目录;纸质档案变电子档案的过程中，更要注意在对纸质档案扫描时，确保档案的真实性和准确性，最重要的是要利用信息化的同时，保护好档案的隐私安全，确保档案的保密性和法律效力。

（三）提升人员综合能力

现代人事档案管理管理人员的综合素养尚需提升。第一，引进专业的现代人事档案管理人才，对档案实行科学专业的管理，更要注重不间断的培养档案专业管理知识，持续性为人事档案管理注入新鲜理念;第二，企业日常管理要重视人员的配置情况，投入足够的人力保障现代人事档案管理建设工作;第三，加强对人事档案的重视度，不仅要加强档案管理人员的职责意识，提升工作责任心，更要重视全体工作人员对档案的重视程度，严格执行档案借阅、管理制度[4]。

结语：

总而言之，作为现代化发展下的企业，以人为本、重视人才、合理的分配人力资源，对企业发展具有重大意义。现代人事档案管理能够为其提供真实、科学、准确的指导，所以建立完善的现代人事档案管理体系，规范现代人事档案管理的体制，引进信息化现代人事档案管理的方式，是企业发展急需解决的问题。

参考文献：

[1]苗桂平.人事档案管理中存在的问题及对策[J].现代企业文化，2016，（23）：122-122.

[2]蔡玲玲.現代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2018，（13）：144.

[3]李华.浅析人事档案管理的问题及对策[J].神州（中刊），2016，（3）：140-140.

[4]龙向群.人事档案管理中存在的问题及对策[J].现代企业文化，2016，（35）：94.