数字化档案管理的发展及应对策略

冯玉娟

【摘要】随着当今社会发展和高科技技术的进步，数字化时代已经扑面而来，数字化技术已经普及各个行业领域。档案行业已不再只是书面的记录和纸质摘要等传统的工作，在管理手段和开发利用等工作方面数字化档案管理已经应运而生，它已成为档案现代化的标志和档案行业发展的趋势。所以认真学习和掌握数字化档案的理论知识和应用于实际中的管理方法，对于促进我县档案馆的档案管理现代化具有积极地实践意义。本文就以实现我县档案馆数字化管理为例，对档案数字化的前景和发展进行阐述。

【关键词】档案管理  数字化发展  应对策略

档案从古到今在人类历史发展和社会管理中有着重要且不可替代的作用，随着当今社会发展和高科技技术的进步，数字化时代已经扑面而来，档案行业也已不再只是书面的记录和纸质摘要等传统的工作，在档案管理手段和开发利用等工作方面已经实现了数字化、现代化和标准化，并且已成为档案现代化的标志和档案行业发展的趋势。

一、档案数字化的概念

数字化，是指把语音、文字、图像等信息转变为数字编码或利用计算机信息处理技术，把声、电、光、磁等信号转换成数字形式，并再以高速微型计算机对数字编码进行压缩、调制和解调的信息处理技术，称之为数字化技术。档案数字化就是把原来的传统纸质文档通过扫描和录入等以上方式将本单位的信息存储到计算机数据库里，以实现快捷方便.占有空间小.安全维护等功效。实现档案信息资源数字化和存储集成化，并开发利用智能化和传递网络化。

二、档案数字化的主要作用与意义

（1）档案数字化是档案信息化建设的核心部分，它在原始的纸质文件的直观基础上能有效的保护本单位的档案原件。

（2）数字化档案可以副本异地永久性的保存，不至于在突发事件面前丢失或受到毁灭性的破坏。不会因同一文件反复印制和工作人员的一直保管而浪费了办公用品和工作人员的时间，提高了办公的经济效益。

（3）不再受到时间和地域的限制，我们工作者可以随时随地的上网查阅和利用档案信息资源，大大提高了工作效率。

（4）档案数字化能更好的充实我们档案馆的知识，充实了我们档案馆工作人员的知识层次面，解决了原来存在的信息资源贫乏和信息量少的情况，可以更快的丰富我们档案馆的信息。

（5）档案数字化能够是档案文件更加安全的加密保护。档案信息管理系统可以借助数据恢复技术和防火墙技术、检测技术等，实现了对信息的加密和权限管控，从高科技术上保证了档案文件的电子档案安全可靠性和保密性。有效的防控计算机黑客入侵和网络病毒的入侵等网络信息泄密事故的发生。

（6）档案数字化防潮防湿。不会我们工作人员的因素使纸质档案字迹丢失和残缺，能很好的恢复档案文件的模糊褪变的字跡和对污损残缺照片档案的修复。

（7）规范性原则和高效性原则： 档案数字化使档案管理更加统一规范和标准，对档案数据库管理的软件和硬件等设施进行了统一规范。实现了档案信息统一格式，使我单位的工作人员工作起来更好更快。

三、适应档案数字化发展的策略

为了适应档案信数字化的发展，县级档案馆应该采取如下策略。

（1）要有一支相对数量的掌握了现代化档案管理知识的档案管理人员队伍，对档案数字化能充分全面的运用和管理，我单位采取内部工作人员专业知识培训，外部去引进专业的档案数字化管理者的方式，尽快的提高档案管理工作人员的综合素质，为我单位建立高素质的档案数字化管理人才。

（2）对档案数字化建设有共识和意识。档案数字化建设是在传统档案管理的基础上的一次改革，涉及到传统管理思想的转变，还要进行一定的资金投入。因此，开展档案管理数字化建设必须要有相关领导的重视和工作人员的共识，有对档案数字化重要性的认识。只有领导重视，才会有应有的投入;只有我们工作人员的共识，才有档案数字化建设的积极性和自觉性。

（3）要具备符合档案数字化建设设备和设施。硬件设备如计算机.打印机和扫描机等各种设备都要为工作人员备齐备好，为档案数字化提供有利地条件。

（4）制定发展目标和建立统一的管理制度。首先我单位对档案数字化要制定具体的目标，规范我单位档案数字化管理的方向和步调。建立起严格严谨的管理标准和具体的条例规范，能更好的指导我们的档案数字化的工作。

（5）要建立网络安全保障体系。减少网络壁垒，采取组织管理.法制管理和技术防护.系统控制等手段，建立一套完善的防范机制，确保我单位档案信息资料的安全。

四、结语

档案数字化管理是档案管理的发展趋势，是档案事业发展的重要部分。我们要紧跟时代步伐，与时俱进，加强学习专业知识，努力工作，为我们的档案事业工作数字化做出应有的贡献，为我们社会主义物质文明建设和精神文明建设奉献自己的力量。

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