浅谈电子档案管理的的策略

韩敏娜

【摘要】随着计算机及现代化信息技术的迅猛发展，电子档案已成为档案工作中的重要组成部分。本文针对档案管理的目前状况的分析，就电子档案管理的利弊提出了加强管理的策略，实现档案管理的信息化、现代化。

【关键词】电子档案 管理 策略

電子档案是具有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据，是办公自动化进一步扩展、深化的结果。电子档案管理是各项管理工作中的一个重要环节，所以应采取积极的措施，在档案文件电子化的背景下推进电子档案管理工作的信息化，现代化建设。

一、档案管理的目前状况

电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案文件。但电子档案在工作实践中还存在以下情况需要我们加以注意和解决。

1、工作任务量有待减轻。档案管理中，每年都会有相当的数据进行变动，各类变动档案数量大、情况多，加之其维护、保存、更新这些环节都需要更多的人力与物力。

2、现代化信息技术手段有待加强。目前，档案主要还是以纸质文件作为保存媒介，电子档案只是在交换、检索、备份这些辅助环节上起到一些作用。

3、档案管理操作标准化程度有待提高。由于各部门具有各自不同的特殊情况，因此在规章制度上存在一定的差别，这就给各个层面之间的操作管理带来一定难度，不但影响了工作效率，还会给档案管理人员带来负面影响。

4、专业人员整体素质有待提升。目前从事电子档案的工作人员有一部分素质偏低，缺乏专业技能，尤其是同时具备档案管理和计算机信息处理的综合技能。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优势

第一，高效的工作效率。通过档案管理与计算机技术的充分结合，能够把传统档案的工作繁琐程度降到最低，还可以使文件的整体、分类、保存、统计等环节变得十分简便。不但有效的降低了档案管理人员的劳动量，还可以更好地保障人事资源的利用。

第二，便捷的资源共享。通过电子文档的方式存储档案，可以实现档案的充分交流与共享，能有效的实现档案的体系管理，实现资源上的共享，让翻阅、查找、阅读等等都能更加方便与快捷;还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷，同时利用电子档案共享人事资源，还能使各级在人才选拔方面更加全面、合理。

第三，稳定的档案存储。以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。电子档案可以充分利用现代科技技术，如DVD光碟、U盘、硬盘等等，存储量大且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性，并且充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的时效性。

2.电子档案在现代档案管理中的劣势

第一，完整的档案数据。传统的纸质档案管理中，一次失误或者笔误其影响范围有限，而且容易进行补救。而电子文件一次失误操作就可能造成大范围的结果受影响，而且在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

第二，安全的档案存储。由于信息化存储都是统一标识与字体，没有汉字书写的特征性，所以不利于真伪辨别，容易导致文件侵害，并且存储设备信息一旦被盗取，受害程度远大于传统媒介。此外网络传输也存在一定的风险性，信息被修改、破坏、盗用等现象时有发生，所以其安全性理由是不可忽视的。

第三，长期的档案管理。当前电子设备迅猛发展，计算机软硬件更新频繁，如果在设备上出现理由，会直接影响电子档案的存储，导致信息丢失，造成一定的损失。并且电子档案的存储需要固定的载体，这也会导致电子档案信息对软硬件的过分依赖。

三、加强电子档案管理的策略

1.重视基础，注意收集

在档案管理中，收集工作是第一环节。档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。它对将来档案文件的完整性和开发利用至关重要。档案收集工作，是做好电子档案管理的基础。

2.严格把关，归档管理

电子文件归档，应当从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的策略是不同的。例如：文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。

3.完善设备，保障安全

对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务器进行检测、维护与清理，定期对重要文件进行备份与更新。通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防，严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。保障存储设备的安全，专机专用，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态。

4.规范操作，杜绝风险

档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。要严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行改动。此外加强管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。

5.加强管理，保证稳定

要积极开辟电子档案存储的新途径，配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

6.重视培养，大力发展

一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来。二是加大教育投入，培养一批热爱档案管理工作的人员，解决电子档案管理人才缺乏的状况，以大力发展电子档案管理工作。

总之，电子档案管理是一项有作用、非常重要的工作。在高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的部门档案管理注入了新鲜血液。我们应该不断的进行总结、进行分析、进行创新，将电子档案管理的服务方式进行优化，规范相关操作流程与制度，确保电子信息的安全性，提供更好的服务。档案管理工作就会步入健康发展的轨道，就会充满生机和活力，充分在社会发展中体现其价值。

参考文献：

[1]付杰.档案利用工作存在的理由与策略[J].兰台世界，2005.

[2]周湘梅.浅析电子档案管理在档案管理中的应用[J].城建档案，2012.