微信公众平台在基层业务档案利用和宣教工作中的一号两用策略分析

摘  要  提出目前基层业务档案利用和宣传教育工作存在问题，提出基层业务工作在同一微信公众号中共同进行档案利用服务和宣传教育的总体思路，对目前在微信平台上进行档案利用和宣传教育工作案例进行了调查研究，就微信公众号在基层业务档案利用和宣教工作中的一号两用进行了策略分析。

关键词  微信平台;档案利用;宣传教育;应用策略

中图分类号  G2      文献标识码  A      文章编号  2096-0360（2019）12-0049-02

当前，各基层业务部门（卫生、文化、环保、节能、统计等公众服务部门）的档案和宣教工作并存，档案和宣教分别是基层业务工作的组成部分，也是基层业务部门对外服务公众、展示政府形象的窗口。基层业务部门利用微信公众号同时进行档案利用服务和开展宣传教育，既发挥了基层业务档案的信息指导作用，又能开拓低成本的宣教平台，优化基层业务宣教工作方式，提升宣传效率和影响，这是本文主要的研究方向。

1  当前基层业务档案利用和宣教工作中存在的问题

各基层业务工作档案主要由业务科室主管，较为分散独立，目前主要存在以下问题。一是工作方式保守，仅限内部使用。基层业务科室档案人员主要延续传统档案工作方式，对纸制档案进行收集整理、分类归档，不丢失、不泄密，能够应付检查即可。此种方式仅能满足业务科室内部使用，有些需要向公众普及的内容，仅靠纸制版和复印件，远远无法满足需求。二是利用模式单一，使用效率不高。因业务档案主要存放保管于各业务科室，利用者只能上门查阅、复印，从而获取相关档案信息。但各基层业务部门对外开放有限，绝大多数利用者无渠道上门查阅档案资料，导致基层业务档案使用效率不高，未能充分发挥信息指导作用。三是流于被动应付，缺少信息价值挖掘。在基层业务档案工作中，工作主要停留在被动提供服务的层面，缺少主动服务意识和对利用者需求的了解，缺少对档案信息价值的挖掘，存在着懈怠的状态。

当前基层业务宣教工作的主要方式为：举办发放宣传品和宣传资料等现场宣传活动、摆放展牌、公共区域悬挂张贴条幅或宣传画、举办各类型的征文、竞赛等活动、开展集中教育培训等。一是宣传针对性不强。现场发放宣传单、宣传册、购物袋、光盘、扑客牌、手机环、钥匙链等宣传品，具有很大的随意性，来咨询了解的人群很大程度对宣传品感兴趣，并不是真正想了解宣传内容，宣传资料领到后随手丢弃，宣传的针对性不强。二是限制条件过多。摆放展牌、张贴条幅宣传画等受到场地天气环境等因素影响，费用较高，时效较短，成效不大。三是宣传范围有待扩大。举办各类型的征文、竞赛等活动，一般由各业务主管部门以下发文件形式开展，造价不高，参与性也较强，但参与的只是少数，宣传范围不够广泛。四是费用支出较高。开展集中教育培训，需要集中的会议场地，印制培训资料，有些还涉及到安排自助餐或住宿，费用支出很大。

2  基层业务档案和宣教工作在同一公众号应用的总体思路

在当前新媒体环境下，利用微信公众平台的功能和优势，把握基层业务档案和宣传工作规律，树立新理念、寻求新途径，变革新方式，着力在创新上求突破，解决目前存在的各项问题。研究开发基层业务工作在同一微信公众号共同进行档案利用服务和宣传教育，利用档案的权威性和全面性为基层业务宣传提供基础资源，以档案编研提炼成果作为基层业务宣传工作的重点素材，既能深挖档案价值、方便档案利用，又能够引导基层宣传工作向节约、精准、便捷、灵活的方式转变。基层业务工作的档案利用、宣传教育和微信公众平台，三者的有机结合，将产生1+1+1>3的复合效应，是科学合理和顺应时代发展的创新举措，以零成本、高效率的手段，重点解决公众获取基层业务档案信息渠道不畅，同时基層业务宣传工作成本过高、流于形式、效果泛泛的实际问题。

3  微信公众平台在档案利用和宣教工作中应用分析

根据档案学习网（www.wdjj.cn）截至2017年8月的统计数据，已开通微信公众号的国家和省级档案局（馆）19个，市级档案局（馆）65个，区县级档案局（馆）38个，高校相关档案馆25个，其他（城建、学会、杂志及个人等）档案微信公众号27个，各类公众号共计173个。全国普法办于2015年5月18日正式开通“中国普法”微信公众号。三年多来，该公众号围绕司法行政中心工作、法治宣传教育重点任务开展普法宣传，取得了良好的社会反响，已成为群众获取法律知识的重要平台。从以上数据可以看出，微信公众号在档案利用和宣教工作中的应用已成为发展趋势。

4  微信公众平台在基层业务档案和宣教工作中的一号两用策略

4.1  转变观念，明确微信公众号优势和作用

微信公众平台具有诸多传播优势，基层业务部门应利用好这些优势，明确其在档案和宣传教育工作中的重要作用，以微信公众平台的应用和推广为主要努力方向。这需要档案主管部门和宣传主管部门从实际出发，对在微信公众号上开展档案利用和宣传教育工作提出要求，形成套路，做出示范，并在基层业务科室中予以广泛推广指导应用。同时基层业务科室也要积极探索微信公众号档案利用和宣传教育的工作模式，不断创新工作方法，采取有效措施，丰富形式内容，将微信公众号作为档案利用和宣传教育的长期阵地，不断提高基层业务档案信息价值，开拓绿色高效的宣教工作方式。

4.2  去伪存真，以集约高效为原则设立微信公众号

基层业务科室开设微信公众号要以集约化、精简化为原则，一个部门原则上只开设一个账号，或根据实际需求几个部门联合开设同一账号，以档案利用为主要用途，以宣传教育为增值用途，尽量做到“一号多用”，此举主要目的是确保开设的微信公众号能够保持经常更新，内容充实，能够长期维护开办下去，避免因一事一号后疏于维护或内容匮乏，产生“僵尸账号”或“空壳账号”。相关主管部门要具有统筹管理，顶层设计的管理意识，将已开设的微信公众号登记在册，对需要新增公众号的部门或单位予以审核。对于短期的、暂时性的档案利用或宣传教育需求，以合并到现有账号为主。

4.3  化繁为简，建立微信公众号协同联运机制

以简化工作程序和便于开展工作为主要原则，统筹整合现有资源，按实际需求合理分配。对于发布信息涉及多个部门的，可由部门联动，在多个账号中同时分别发布;对于重要的更新推送信息，可提前沟通协商，在其他相关账号中转载，从而扩大信息服务范围和提升宣传影响力，营造整体联动、集体发声、互补呼应的基层业务微信公众号矩阵体系。各基层业务微信公众号主办部门要按照业务对口或属地管理原则，接受相关主管部门的业务统筹指导和宏观管理。

4.4  档案编研，规范微信公众号管理

按照“谁开设、谁应用、谁负责”的原则，由开设部门负责微信公众号的日常管理、维护、更新，确保基层业务科室对外利用档案信息全面、客观并去除敏感信息，确保对外宣传内容导向积极，内容健康。在信息发布环节要建立完善的管理机制，树立责任意识，层层把关，严格审核，确保对外发布信息的稳妥可靠[1]。基层业务科室要明确微信公众号的功能和定位，对利用率高的档案信息资源进行深入编研，形成受众喜闻乐见或常用实用的高质量对外发布信息，从而便捷基层业务档案面向公众的利用，让用户产生信息依赖，培养长期阅读习惯。

4.5  活动引领，不断扩大微信公众号影响力

基层业务科室通过开展形势多样和内容丰富的主题活动，把线上和线下结合起来，吸引更多受众。如通过推广二维码和线下有奖扫描二维码等吸收初始用户，通过线上有奖问答、竞赛活动等不断吸引新增用户，营造用户的参与感和融入性，增强微信公众号的凝聚力。同时要通过与用户的互动，根据收集到的兴趣、需求等反馈信息，不断调整信息服务手段和策略，形成良性循环，从而提高基层业务档案利用和宣传教育工作的精准性和深入性。

始于需求，忠于内容，止于用心。基层业务部门要明確使命感、价值观，通过做好信息服务来沉淀用户，才能不断扩大微信公众号影响力，打造出优质高效可持续的信息服务平台。微信公众号的应用，既是在当前新媒体环境下的低成本高效能的明智选择，也是基层业务部门展示树立高效务实政务形象的良好契机，为基层业务工作拓展出新型便民平台和服务窗口。

参考文献

[1]李伟旭.节能档案微信公众平台优化信息服务的策略分析[J].节能，2018（11）：126-128.