房管数字档案数据核查管理初探

2019-08-20耿崇桑

上海房地 2019年7期

文/耿崇桑

数字档案室建设是档案工作顺应信息化发展的必然趋势。房管系统档案管理部门顺应时代趋势和档案管理新要求，正加强数字档案室建设，引领机关档案工作转型升级。数字档案资源建设是数字档案室建设的重要内容之一，对原有的房管数字档案进行梳理和核查是加快数字档案室建设的重要措施。目前，房管系统各级档案部门大多采用外包的方式开展此项工作。本文主要探讨房管系统档案部门在数字档案室建设背景下如何加强房管数字档案数据核查外包管理，在规避风险的同时确保数据核查工作高质量完成。

一、房管数字档案数据核查必要性

数字档案室是指以数字档案为对象，以使用电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。数字档案室将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用都通过信息技术手段来实现。房管系统机关数字档案室建设是信息化条件下机关档案室“升级”的必然要求，是管理房管系统机关文书档案和物业管理、房地产交易、动拆迁等各类房管专业档案信息，联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的房管数字档案室，有利于提高房管系统档案工作水平，维护房管档案信息的真实、完整、可用和安全，有利于实现档案工作提质增效与创新发展，提升机关行政效率和公共服务能力，有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础。

数字档案资源建设是数字档案室建设的基础，档案数据资源库建设是数字档案资源建设的核心。房管数字档案室建设着眼于数字档案资源建设，大力进行房管档案数据资源库建设，即通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体的房管档案进行数字化加工，以数字形式存储各类档案信息，并应用于房管电子档案管理系统中。现阶段，房管档案数据资源库建设工作主要集中在对历史和新增的房管纸质档案进行数字化和对已有房管数字档案进行数据核查。

房管数字档案数据信息完整、准确、规范是房管档案数据资源库建设的基础。由于历史原因，馆藏房管数字档案存在部分目录数据书写难辨、录入有差错、数据合并与挂接错位等问题，这给档案数据库建设和档案利用工作带来了诸多不便，同时也与数字档案室建设的标准和规范等要求不符，因此对馆藏房管数字档案进行全面核查尤为必要。

房管数字档案核查主要是对现有数字档案进行目录（含案卷级、文件级、专题级目录）、全文扫描件完整性、准确性、规范性的检查。数据核查配套使用档案数字化数据校验管理软件，主要包括数据完整性检查、数据准确性检查、存储规范性检查等。对检查核对发现的问题进行修改，并进行详细的登记，包括每卷档案需要重扫的档号、页号等，以便后续调阅实体档案进行进一步的核查、修改。检查核对是双向的，既要核对案卷信息包括卷内目录信息跟档案影像是否做到一一对应、影像是否正确，又要核对扫描影像档案与档案封面信息和卷内目录条目信息是否匹配。

二、房管数字档案数据核查项目外包风险和问题分析

目前，房管系统档案部门基于成本和技术能力等因素的考虑，通过招标、竞价等方式将房管数字档案数据核查工作以专业项目的形式委托给有资质的档案业务公司或社会机构来完成，即以项目外包的形式开展这项工作。以业务外包的方式开展房管数字档案数据核查，外包公司提供专业和优质的服务，可以降低本单位的人力投入和生产成本，实现数字档案数据核查工作效益的最大化，这是一种很好的方式。但是，在实践过程中，业务外包并非尽善尽美，也存在着安全风险和一些具体问题。

安全风险主要是档案实体和档案信息的安全风险，由于在房管数字档案数据核查过程中，外包公司需要接触各类房管实体档案和档案信息，这就存在着实体档案损坏、丢失以及信息泄露的风险。同时在数据核查的外包工作实践中，也出现了数据核查形式化、数据检查不规范，需要重新扫描录入的档案加工流程不合理，扫描质量差、图像处理不到位、数据挂接不准确等问题。上述问题的出现固然与外包公司专业能力、人员素质以及某些外包公司过于追求速度而不注重实效有关，但也与房管档案部门监管不力有关。

项目外包并不是一劳永逸的，发包单位不是直接等着项目验收就可以了。事实上，房管系统档案部门作为项目的发包方，对房管数字档案数据核查工作负有主体责任，具有监督、指导、检查等管理义务。房管系统档案部门要提高对房管数字档案数据核查项目外包风险和问题的重视程度，加强对房管数字档案数据核查外包的管理，积极探索适合自身特点的档案管理新途径、新手段和新方法。这也是本文探讨的重点。

三、如何加强房管数字档案数据核查外包管理

基于房管数字档案数据核查项目外包工作中的风险和问题，结合工作实践，笔者认为可以从制度建设和人员培训、业务流程和操作程序、监督指导和质量控制等方面加强管理，从而提高房管数字档案数据核查效率和效益，确保数据核查质量。

（一）注重制度建设和人员培训

加强管理，制度先行。房管数字档案数据核查项目外包涉及人员、安全、财物等方方面面的工作，房管档案部门应根据房管档案的特点以及单位实际情况制定相应的制度。如，根据《数字档案室建设指南》、《纸质档案数字化技术规范》、《档案数字化外包安全管理规范》、《上海市数字档案建设评价办法》等国家和地方相关标准，细化规章和标准，制定适合房管档案特点和工作实际的相关制度。制度建设的重点是流程控制、安全控制、人员管理、质量管理等方面，如制定《档案出入库交接制度》、《数字档案信息化保密协议》、《档案数字化室应急预案》、《扫描外包加工现场管理规定》、《档案数字化质量检查操作规范》等一系列制度。

房管数字档案数据核查是一门专业性、保密性、安全性很强的工作。档案工作人员是档案原件和档案信息内容的直接接触者，是具体工作的执行者。如果他们对档案方面的法律法规不熟悉，对房管档案业务不熟悉，在项目实施中操作不规范势必影响到数据核查的工作质量。开展业务培训是提高档案工作人员业务能力和水平的重要途径。房管档案管理部门应重视对档案工作人员的业务培训，包括岗前培训和项目实施过程中的针对性培训。培训对象既包括本单位档案工作人员也包括外包公司的工作人员。培训内容尽可能全面，既包括各种档案方面的政策、法规、制度和标准，也包括数字档案室建设规范以及与项目相关的制度等。同时培训内容也应注重实用性，不能仅停留在纸上谈兵或是说一些空洞的标准和制度，应结合数据核查工作实践增加实例数量，具体问题具体分析，对数据核查中可能出现的专业问题应尽可能详细深入地进行讲解，如开展档案扫描、著录、数据关联、软件使用、安全及故障解决等专题实践培训。

（二）规范业务流程和操作程序

科学、规范的业务流程和操作程序是数据核查顺利完成的重要保障。按照数字档案室建设的相关标准和要求，制定合理的数据核查业务流程是实施房管数字档案数据核查的重要一环。目前，许多单位在馆藏数字档案数据核查工作流程方面有比较好的经验。房管档案管理部门在制定业务流程和操作规范过程中，可以走访调研有相关经验的优秀单位，吸取他们的成功经验。也可以让外包商提前确定业务流程，房管档案部门在此基础上加以完善，对初期阶段产生的问题进行处理，并对流程进行适当调整。业务流程必须规范，操作程序要明确，环节之间要能有效衔接。

笔者根据相关业务规范和操作标准，结合房管数字档案数据核查项目需求和工作实践，初步设计了数据核查业务流程以供参考，具体操作流程可根据各单位的要求来增减。房管数字档案数据核查主要是对馆藏档案目录及全文扫描件进行检查、修改，包括档案目录及扫描件的核查、修改、分检密级，图像处理、漏扫未扫档案重新扫描，条目与扫描件对应等诸多环节。根据工作目标，可以把业务流程分解为档案数据交接、数据检查修改、档案调卷、目录补录修改、图像重扫及影像处理、档案前期整理、目录核校建库、档案装订物拆除、档案扫描、文件编号、图像处理和质检、数据挂接、索引流程、档案装订、档案还卷入库、质量检查、数据验收、数据备份等流程。分解业务流程，有利于明确岗位职责。在房管数字档案数据核查时，对业务流程进行模块分解，再根据每个模块的任务设置岗位，明确详细地规定每个岗位的职责和具体的操作程序。如，对应档案数据交接流程，可以设置档案交接班岗，按照商定的计划任务，分期、分批由房管档案部门指定的专人对需要进行数据核查的数据（包括影像数据和条目数据）与外包公司档案交接岗专员办理内部交接手续，并按要求填写档案交接表。

（三）做好监督管理和质量控制

提高档案数字化外包的质量，不仅需要对技术把关，还需要进行管理上的约束。房管数字档案数据核查是一项复杂、系统的工作，采用业务外包的形式在给工作带来便利的同时也存在一定风险。房管档案部门要控制外包过程中的风险点，加强事前、事中以及事后的监督和控制。核查工作开始前，要严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。在项目实施过程中，房管档案部门要加强跟踪、检查、指导，要配备既懂技术也懂管理的专业人员负责该项工作，全程跟踪，随时了解外包公司的工作进展。指派专业人员在工作现场进行监督，一方面可以加强对整个业务流程的监管，另一方面也能发现问题后及时处理问题，提高工作质量和效率。

加强数据核查工作质量控制，注意全面的质量检查，对全过程进行管理，设置质量控制点。在项目发包前，根据项目需求做好外包公司的筛选，选择专业性强、服务质量好的服务公司，并要求其提供全面详细的数据核查服务方案。房管档案部门要严格审核该方案，确保其可行性。审核和把关技术方案是质量控制的起点，同时还要对外包公司拟承担此项工作的人员进行职业技能和操守考核，不达标的要求其重新接受培训或者将其辞退。项目正式启动后，根据业务流程要设置具体的质量控制点。例如，在漏扫未扫档案整理、扫描、图像处理环节可以设置质量控制点（见表1）。根据质量控制点进行检查，发现问题，如果可以现场改正的，立即予以指导纠正；如果遇到重大质量问题，房管档案部门应与外包公司核实问题产生的原因，共同协商解决，以确保按时保质地完成数据核查任务。