新时期地方高校人事档案管理优化研究

廖利香 吴青霞

高校人事档案是高校干部任免、教职工职称晋升、工资晋级、工龄计算、工作调动、户口迁移、房产公证、政审工作及各种社会保险办理等项目的重要依据。人事档案管理是高校管理工作的重要组成部分，随着电子信息技术的发展，国家对各级人事档案管理提出更高的要求。由于各种原因，地方高校人事档案管理存在着许多的问题，这些问题严重阻碍了人事档案作用的发挥。对地方高校人事档案管理中存在的问题进行研究，进一步探讨地方高校人事档案管理的优化策略，让地方高校人事档案管理在高校建设与发展中发挥积极的作用，具有重要的现实意义。

一、新时期地方高校人事档案管理存在的问题

经过改革开放多年发展，中国进入了经济和国力增长快速时期，新的时代对人事档案管理提出了新的要求。但地方高校人事档案管理存在着的一些问题，制约了人事档案管理的发展，如教职工的人事档案意识不强、人事档案管理复合型人才缺乏、档案管理信息化水平较低等。

1.全员档案意识不强

人事档案，直接关系到高校教职工个人利益和高校的用人政策，任何时候都是一个敏感的问题。然而，无论是高校领导层、人事档案管理员，还是普通教职工对人事档案的重视还不够。首先，地方高校领导不够重视。长期以来，地方高校各级领导对教学、科研和学生管理等直接关系到高校声誉的工作给予高度重视，人事档案管理作为教辅工作，严重被边缘化，够用就行的陈旧观念没有彻底改变。其次，部分人事档案管理员服务意识不强。个别地方高校的人事档案管理员对自身工作认识不够，认为档案馆只是教辅部门，不被学校领导重视，自己只是一个小小的人事档案管理员，人事档案只要找得到就行，不关心人事档案管理方法的创新和档案馆的长远发展，忽视人事档案管理的宣传工作。再次，教职工对自身的人事档案认知度不够。由于人事档案的保密性、政治性，致使教职工认为档案馆是保密局，人事档案是神秘的，难以接近，人事档案管理是档案馆的事，与己无关;部分教职工对人事档案了解甚少，不知道人事档案到底包含些什么内容，也不知道人事档案对自身的重要性;有的教职工读博或出国不回学校的，认为人事档案只要放在学校档案馆就行，时间久了，造成“人档分离”。最后，部分教职工和个别职能部门对材料归档意识不强。对人事档案中缺失的材料补交工作响应不积极，个别校内部门该定期向档案馆移交的人事档案材料处理不及时，难以如期将该移交人事档案材料如期归档。

2.复合型管档人才缺乏

随着信息技术的发展，各种资料采用电子文档备份和贮存，办公无纸化，是一种必然趋势。传统的高校人事档案管理模式已不能满足时代的要求，必须采用现代科学技术，加快档案信息化建设，推动高校人事档案工作的可持续发展。在新时期，人事档案管理工作是一项技术性很强的工作，对档案管理人员的综合素质要求更高，人事档案管理员必须是既懂人事档案管理业务知识、又能熟练掌握计算机技术及操作的复合型人才。然而，档案馆是清水衙门，待遇不高，难以吸引到懂档案专业知识、又具备较高计算机操作水平的复合型人才。一些地方高校档案馆的人事档案管理员是从校内别的部门转岗而来，大多缺乏档案学专业背景，即使是档案学专业出身，也缺乏信息化技术相关知识。他们忙于接收、整理、分类、立卷、查借阅、转出等繁杂的日常性工作，外出培训交流的机会较少，其综合素质和专业技能得不到提高，严重影响了人事档案的开发与利用。

3.档案信息化水平较低

“档案的信息化建设”这一概念，最早是在2000年的全国档工作会议中正式提出。人事档案信息化，将更有效地开发和利用人事档案信息资源，提高服务水平和人事档案利用率。近年来一些高校人事档案管理都在逐步实现信息化，但由于没有現成的信息化经验可以借鉴、信息化意识不强、信息化专项经费不足及信息化人才缺乏等因素，其信息化水平普遍较低。地方高校由于办学层次较低，人事档案管理信息化水平更低。一方面，一些地方高校使用了人事档案管理系统，仅局限在档案目录的输入、打印以及简单的检索，但没有得到充分开发和利用。如湖南科技学院档案馆使用的干部人事档案管理系统，目前只使用了人员花名册和档案整理两大功能，对于其它功能，如档案及材料转递、档案提供利用、其它日常管理、管档单位及人员管理、档案原件管理、法律法规查询、系统管理没有使用，也不懂如何使用。另一方面，基于保密性等原因，地方高校人事档案管理系统没有与学校相关系统进行综合化对接，无法自动收集相关数据信息，云存储、云计算、数据挖掘技术等无从谈起。地方高校人事档案管理还是以纸质档案为主，很多人事统计工作只能靠手工来完成。人事档案管理信息化和现代化水平不高，导致人事档案信息利用不充分，无法充分发挥其应有的价值。

二、新时期地方高校人事档案管理的优化策略

地方高校人事档案管理要适应新时期的要求，就必须克服不足，解决问题，为本校干部任免、职称晋升、工资晋级等管理工作提供高效高质服务。

1.加大宣传力度，提高全员档案意识

地方高校人事档案与人才选拔、工资待遇、职称评聘及离退休等都息息相关，对每一位教职工来说，是与己关系密切而又难以接触到的神秘东西。人事档案宣传是人事档案工作的一项重要内容，它能够有效地增强教职工的人事档案知识和意识，提高人事档案的利用率，发挥人事档案应有的价值。地方高校档案馆应加大人事档案的宣传力度，提高全体教职工的档案意识，方便人事档案工作的开展。新时期地方高校档案的宣传工作要注意以下几个方面：一是要采用传统与现代相结合的宣传媒介。传统媒介有档案宣讲、宣传窗、座谈会、开展问卷调查、校报、广播、报刊、电视等。现代新媒体中的微信、微博、博客、档案馆网站、校园网等具有覆盖率高、传播效果好、成本低和使用方便等优势，受众面广。二是宣传内容具有针对性，注意宣传的方式方法。多向学校各级领导宣传人事档案工作的相关法律法规、政策、制度，宣讲发展好人事档案和人事档案管理工作对学校发展的积极作用和价值，可采用当面汇报和微信、邮件等方式;对教职工等档案利用者要宣传人事档案对个人的作用、价值，并宣讲人事档案的归档类别和各项制度等，可通过开展讲座和微信、网站等方式进行。三是宣传对象要广泛。首先在学校各级领导干部中宣传人事档案在他们提干中的重要作用，增强他们的人事档案意识，其次在人事档案材料协助收集人员、档案所有者及利用者中宣传，使全体教职工都主动配合人事档案管理员做好人事档案的管理工作。四是要抓住机会开展宣传。如在校庆、干部换届等活动中，地方高校档案馆在提供相关支持材料时，积极联系和开展人事档案相关宣传。五是对新进教师入职培训时进行人事档案知识培训。将接收和整理新进教职工人事档案发现的问题及时沟通，在解决相关问题时宣传（下转10页）（上接37页）人事档案在个人成长中的重要性，使档案意识扎根于新进教师的心中，提高了教职工对人事档案的了解与重视程度。

2.采取引育结合，培养复合型管档人才

新时期对人事档案管理提出了新的要求，除了具有扎实的专业知识和技能，还需具有较强的信息安全技能，以及电子信息采集和相关网络知识。但部分地方高校的人事档案管理人员技术水平较低，难以满足人事档案管理工作所需的复合型人才要求，这极大地影响人事档案管理和利用效率。地方高校可以采取引育相结合的方法，培养复合型人事档案管理人才。一方面要主動出击搜罗人才，从本校相关部门或校外引进综合素质较高、且符合人事档案管理要求的人才，特别是具有档案管理知识和经验，具有良好计算机专业知识背景的人才。另一方面要深挖自身潜力，在现有的档案管理人员中开展计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，培训工作要做到常态化、制度化，培训内容要有针对性;还要不断加强档案管理人员的政治思想和职业道德教育，使得他们具有较强的责任心和规避风险的意识，从而保证人事档案信息化管理的安全性。

3.创新管理方法，推进档案信息化进程

新时期，电子信息化极大地提高了工作效率。全国各级档案部门高度重视档案信息化，档案信息化已成为国家信息化建设的重要组成部分。国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确要求：“创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，明显提升以信息化为核心的档案管理现代化水平”。社会发展迅速，人才交流频繁，人事档案管理工作量较以往有了极大的增长，传统的纸质档案难以满足人事档案高效利用的要求。要提高人事档案利用率和利用效率，地方高校人事档案管理信息化建设是其发展的必由之路。高校人事档案信息化的核心内容是通过对人事档案信息资源进行数字化，以实现档案信息的网络化、档案检索利用的自动化以及档案管理的现代化，最终实现人事档案信息资源的共用共享，实现人事档案利用服务的转型和升级。地方高校人事档案管理的信息化，需要学校领导的重视、支持和配合，通过加大对人事档案管理信息化建设的资金投入力度，完善信息化设施设备，引进信息化管理人才;建立并定时升级人事档案管理系统，兼容各部门信息管理平台;建立相应的档案信息安全保障体系，严格遵守相关规章制度，加强人事档案管理系统安全防护管理。

注：本文为湖南省档案科技项目“局馆分设背景下档案馆职能定为研究”（2019-9-03）

（作者单位：湖南科技学院档案馆）