基建工程项目档案验收中存在的问题及对策分析

陆丽忠

[摘 要]基建又叫基本建设，指国民经济各部门为了扩大生产进行的基础固定资产再扩大活动，包括建筑、购置及安装等环节。新建、改扩建及恢复工程等都属于基建范畴，涵盖面大，管理复杂。在单位开展基建工程活动中，项目档案是十分重要且不可缺少的部分，档案必须保持全面、有条理的存放和管理，特别对于基建工程，项目档案不仅包括实体档案文件，还包含大量电子信息文件等。项目验收是整个工程的最后一个环节，综合评估工程质量的各方面，而基建档案则需要发挥监察、审计等重要作用。因此，为了提高验收成果，有效评估工程质量，提高档案管理水平至关重要。

[关键词]基建;工程;档案;验收

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.078

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）12-0-02

0     引 言

在基建工程实施建设中，每个环节都会出现大量的档案文件，档案管理人员从工程开始就需要做好各项档案管理工作，主要包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等方面。良好的档案管理直接关系工程质量的好坏、资金安全利用率的高低、审计是否真实可靠，并形成有效监察机制。基建档案对工程项目具有记录与指导、参考与借鉴、凭证与复核3大功能，特别是在项目竣工验收工作中，档案是不可替代的一部分，可以作为工程质量的把关者。在基建工程中，档案非常重要，但当前许多企事业单位中档案管理工作仍然存在许多问题，最终在验收使用中逐一体现出来，但此时已经难以纠正。因此，在日常工作中做好档案管理的各个环节也为最终验收做好准备。本文就验收工作中发现的些许问题进行总结分析，并提出相应的对策，以期为顺利开展档案管理工作提供借鉴。

1     基建工程档案的内涵及作用

基建工程档案指在国民经济各部门进行基建活动中产生的文件资料等内容，档案管理工作就是对这些资料文件等进行统一收集、整理与保管的过程。档案管理工作主体是档案，工作目的是服务于档案使用者，为了更好地服务档案使用者，必须系统化、精准化收集和整理档案，做到优质、集中处理。档案的最大特点在于数量庞大、种类繁多，特别是在当下的社会环境中，档案已经从单一的纸质文件发展为多媒体文件，不仅包含了文字性资料，还包括了图纸、图表、音像资料等文件，对档案管理者提出了更高的要求。在现实中，企业管理容易出现疏漏等问题，不利于档案最终使用。基建竣工验收需要使用的档案文件是在建设过程中逐步产生的，对整个工程项目完整真实记录，能够反映建设中存在的问题，同时也是工程竣工后进行日常维护、检查、管理等方面的依据和凭证。不可忽视的是，基于档案繁杂的特点，许多单位不重视此项工作，验收档案工作不到位，严重干扰了档案发挥自身作用。

2     基建档案在工程验收中的重要性

基建工程档案管理工作是连接整个工程的线索，从项目立项、可行性分析、设计、招标，一直到施工、建设、监理和竣工验收各个环节中，始终需要与档案的收集管理工作同步进行，特别在最终验收中对档案管理工作进行最终考核。基建档案包括了工程前期文件、施工文件及竣工文件等，在验收工作中，整理保存真实、可靠的档案，并进入下一阶段的存档中，对工程后期使用、维修、改扩建提供资料。摘除或修正一些失真、不切实际的档案，避免其进入下一阶段的存档中，影响后期工程使用。同时，在验收工作中，企业要检验档案的真实性，为保证工程质量提供依据;检验档案的全面性，对处理纠纷提供证据;检验档案的规范性，为节约资源、提高效率提供保障;检验档案的系统性，为日后开展相关基建工程提供借鉴。

3     基建工程档案的验收原则

档案验收作为项目工程档案管理的最后一项内容，直接关系着整个项目档案的水平和质量。验收中需要对项目档案进行移交、验收和评价，这一点也是企业其他档案管理与基建档案管理的最大不同之处，是基建工程中最重要的一步。基建工程项目档案的验收可以考核项目档案的完整性、准确性、系统性和有效性，也是检验工程进行过程中檔案管理是否同步进行的有效手段。档案验收的重点是检验内部质量，项目档案的内部质量包含了项目文件材料的形成和馆藏质量。档案最终是否拥有价值主要依赖项目文件的内部质量，档案只有具备准确性、完整性、系统性，才能体现价值，具备一定的实用性。这就要求项目文件的书面材料经久耐用，写作清晰;图纸准确无误，签字程序齐全，从而真实反映项目完成的实际情况;文件分类、卷中文件的顺序以及质量符合档案质量要求。

4     基建工程档案验收中存在的问题

虽然目前企业对档案管理工作已经提出了更高的要求，但由于多方面原因，基建档案验收档案管理仍然存在许多问题，需要企业进行分析并找出解决策略，避免后期开展基建工作时再发生同类问题，影响工程项目顺利开展和最后的验收使用。首先，基建工程开展过程中普遍存在将全部精力集中在项目建设的问题，忽视了档案管理的重要性，由于认识上的欠缺导致没有足够精力投入到档案收集管理中，最突出的特点是档案完整性欠缺，真实性较差。工程项目的负责人与档案管理负责人之间沟通不到位，未能及时进行工作衔接，开展同步化管理。其次，档案管理工作人员对基建项目的参与度较差，在验收中发现他们对项目缺乏了解，缺乏全局性的目光，从而导致档案管理效率差，效果不佳。基建档案管理部门的工作人员在参与工程时，存在专业知识匮乏，不能在参与过程中发挥良好效果。此外，在验收中，接收单位和移交单位的档案管理人员和技术人员没有共同进行工作交接，直接影响接收单位对工程资料的核查和把关，后期接收单位一旦发现问题，移交单位缺少相应的技术支持也难以解答，不能及时处理和解决问题，从而影响验收效率。最后，一般验收前，建设管理部门不会检查施工单位的工程资料整理情况，导致验收出现多种问题，不仅耽误时间，还要进行复验，导致工程资料与工程不能同步通过验收，严重影响验收效率。

5     优化基建工程档案验收的对策

5.1   进一步加强档案管理体制建设

良好的规章制度是保证工作顺利有序开展的重要保障，只有建立在完善、统一、规范规章制度上的工作体制才能做到规范有序、有章可循、有据可依，并在规范管理下，能够督促工作人员严格按照标准执行和操作，提高工作效率。首先，必须严格规范文件立卷归档的时效性和准确性，不能在工程进行到下一步时才进行档案收集和整理。其次，在档案整理中，明确立卷分工，避免出现重复档案、冗余档案的情况，为后期提高效率打好基础。最后，严格把控档案归档的要求，将不相关文件、错误文件严格排除在外。其他档案文件按照内容进行分类，相关联的文件整理在同一卷中，保持完整性和合理性。在严格规范下进行操作，减少多余文件，方便后期使用，提高工作水平。

5.2   加强过程管理，实行全过程统一管理

工程资料不是某阶段单独出现的文件，而是伴随工程从立项到竣工整个过程中的所有资料，且每一个过程都会产生大量文件，中间稍有疏漏则会导致档案完整性受到损害。因此，提高档案管理的全局性，将工作关口前移，早期进行介入，在工程开工前规划好档案管理工作，与工程项目管理部门共同完成参建单位的档案交底工作。此外，明确档案收集要求，提高相关人员对档案归档的意识，使他们充分了解工程资料管理中的注意事项、文件的归档范围以及质量要求等问题，与档案管理人员共同完成收集工作。在此过程中，档案管理部门与参建单位要建立良好的联系和畅通的联络渠道，为工程建设中共同管理和监督打好基础。

5.3   提高档案管理部门的工程建设参与度

档案管理人员应积极投入到项目建设中，充分了解工程全局，落实工程档案的保管、收集等标准，及时规避和整改工程资料收集整理中经常发生的问题，避免后期发现档案问题难以找到源头。此外，档案管理人员需要与承建单位等各方加强沟通，保证档案流通渠道的通畅。为了保障验收中工程各方面的资料符合归档要求，需要相关部门共同参与到档案验收整理工作中来，档案管理人员负责核查工程资料是否符合归档要求，专业工程资料整理是否符合行政管理单位的要求。专业技术人员则需要严格把关档案的准确性、合理性和完整性，确保档案完整。档案管理人员和使用者共同完成档案验收，提高工作效率。验收时技术人员要在场，及时发现问题并解决问题，提高一次验收通过率。

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