企业档案编研工作的实践与探索

朱韵达

【摘要】本文首先讨论企业档案编研工作的大致方向、操作细则以及工作内容，然后分析企业档案编研工作的成果，最后讨论从企业档案编研工作实践中总结的经验：仍需遵守立卷档案的整理原则，有效保留文件之间的有机联系;把握宣传时机，有效利用档案的现实价值;做好档案资料收集工作;增强档案编研网络服务性能，建造良好的信息传递通道。

【关键词】档案编研;高频资料;网络服务性能

开发档案信息的重要举措就是编研企业档案，编研企业档案的方向应该是企业的生产经营服务。要把目光投放在企业的现实生存上，还要注重企业未来的发展。新时期做好企业的档案编研工作，需要保留档案之间的有机联系，也要做到档案的分类工作，科学规划档案类别，在实际的工作中要做好深入调研工作，保证档案宁缺毋滥，对文件资料进行有效剔除，去粗取精，真正做到档案文件便捷调取。

一、企业档案编研工作概述

（一）企业档案编研工作的大致方向。某企业总公司的归档数量是1212件、两个子公司的归档数量分别是86件和23件。在实际的工作中，档案编研工作涉及的内容有档案资料整理、立件、电子编目、数字化扫描、装订入库、档案上架。大型企业的历史档案数量庞大，比如某热力公司的历史档案487卷、3370件，对于历史档案的管理涉及到的工作内容有历史档案的电子编目、装订、入库。而且还要针对历史档案制作总目录，将历史档案制作成电子数据，完成备份。这两家公司遗留了大量的历史档案，需要进行历史档案的整理立卷归档工作。完成这些工作共花费两年半的时间，期间是利用主体工作的剩余时间开展档案编研工作。

（二）企业档案编研工作的操作细则。在整理的过程中要遵循文件的形成规律，要保留文件之间的有机联系。将档案资料的不同价值区分开来，为日后保管提供便利条件，也便于日后发挥文件作用。达到文档一体化要求，为日后计算机管理和计算机的辅助管理奠定良好的基础条件。既要有文档的纸质文件，也要有文档的电子文件，而且二者之间要保持高度统一。在质量方面，确保档案文件收集完整，明确档案的保管期限。书写材料、打印装订材料、装具，这些是整理归档文件的主要载体，要保证这些载体的质量符合档案保护的需求。要遵守国家法律对元件形式的规定，确保归档电子元件的真实性和可靠性，还要确保规档电子元件的完整性和可用性。一些档案文件涉及到商业机密或者是国家机密，在整理这些档案时要遵守国家的法律规定，遵守当地的相关规定。

（三）企业档案编研工作内容和经过。档案整理初期，进行的工作是改变原有立卷档案的形式为按件归档。以最新的细则要求为准则，较大幅度调整制作档案的具体操作。将机构的编码重新制定，对档号的规则加以调整。此外还更新了光典档案管理系统里对应的数据库生成结构，在进行按件装订和盖归档章时也使用了新的要求。企业单位第一次被强制要求按件归档，对于这些基础性的归档工作，相关的人员之前并没有做过，一切工作都是在探索中慢慢实现的，在实践的过程中，工作人员认真了解掌握新的政策，借鉴原有工作经验中的部分内容，完成相关的工作。立卷归案法的特点是一成不变完成归案，与此相比，按件归案耗费的时间比较长。

二、企业档案编研工作的成果

档案室是公司资料的资源库，公司各个部门的同事都要从档案库提取相关资料。一年内各个部门到档案室查阅调阅档案资源多达100余次。他们查阅的资料包括员工的证照资料、领导给出的批复意见资料、各种会议记录资料、合同协议资料，另外还包括公司的历史性资料。档案在重新编研以后，能够为同事提供的服务更加全面，数字化建设让同事查询相关资料变得更加快捷，此时档案资料发挥的作用也明显增多。档案完成重新编研之后，实现了多项档案利用工作。比如内控流程审计整改工作，再比如转型审计工作调档任务。此时档案资料发挥的作用更加明显，这些工作多角度全方位挖掘利用档案资源。档案重新编研真正实现了宝藏档案的定义。公司成立至今所有的案卷和照片都能快速找到，这些调档工作要求从大范围、大跨度查阅某一个领域的专项档案资料，但是重新编研的档案管理体系都顺利完成了任务。新编研的档案管理体系达到了标准化双套制的要求，在夯实基础性工作的条件下，完善了日常文件资料的编制。在未来要及时扫描人员经手文件，要为公司的人员提供更为便捷的调档资料服务，而且要积极总结哪些资料是工作人员调档的高频资料，将这些资料汇编成册，便于员工使用。

三、企业档案编研工作实践经验

（一）仍需遵守立卷档案的整理原则，有效保留文件之间的有机联系。在进行企业档案编研工作的过程中，立卷归档时的整理原则不能舍弃，这样才能有效保留文件之间的有机联系。在开展编号和装订工作时，应该严格按照按件归档的新规范进行。这样做既能够保证文件内容的关联性，也能保证文件顺序的合理性。在制定档案文件的保管期限时，应该遵守从严从久的原则。要保证正式档案不存在任何毁坏档案本身的异质材料，要保证档案的线装标准能够达到永久性使用的要求。按件归档的优点是容易查找档案文件，因为按件归档会让文件的层次更加平面化，也会让文件的结构更加简洁，而且会精简文件的用纸用料。按件归档保证文件以个数为单位，保证了文件著录的深度和细度。对文件的描述更加具体，给予文件唯一编号。原先立卷归档是将一整卷材料统一概括处理，不利于调档查询，而按件归案有效规避了这一缺点。但是其中也有一定的缺点，就是装订的单位变得很小很薄，档案的著录也更深更细，因此制作整体的档案会比较耗时耗力，另外还有一个缺点是装订角的一侧会明显高于文件主体，导致正装文件盒空间浪费。因此在实际的工作中不得不清点倒架，而且重新排放了檔案文件，同时销毁了很多废旧资料。

（二）把握宣传时机，有效利用档案的现实价值。在进行企业档案管理工作时，需要把握时机，最为典型的时机就是企业的重大转型，部分企业在进行转型的过程中必定需要更为全面地了解企业的历史发展情况，此时是提高企业各个岗位工作人员对档案认识的好时机。档案部门需要做的是提前并主动介入提供档案的服务中，也要在此期间让企业的管理者认识到档案管理的重要性。企业的档案信息资源对企业的生产经营活动有着深刻的影响作用，为此要让企业的生产经营者认识到档案管理的重要作用，进而让企业上下都重视档案管理工作。在收集档案资料时，要注意立足于企业的实际情况，不管是在选题方面，还是材料的内容上，都应该做到有一定的预见性，要将企业未来的发展需求考虑在内。作为档案管理人员，要对企业的馆藏情况有全面的了解，此外还要把握企业当前的发展重点和发展难点，同时也要掌握企业的发展热点，在收集资料的过程中，要确保资料的准确性，为此应该积极与企业的各个部门详细沟通。在核实档案文件真实性的流程中，不仅要保证文件及时流转发布，还要保证文件顺序准确，避免漏转和错转。在没有不可抗因素的影响作用下，要保证今日事今日毕，这样才能保证公司事务不受影响，正常运转。另外，还要积极拓宽资料的宣传渠道，有很多的企业资料十分契合时代发展的主旋律，而且这些资料对于社会来说也有着现实性的实用意义，与媒体联系合作，发挥档案的巨大价值，创造档案对外展览的机会，利用网络视频节目生动直观的优势，让社会上的其他企业借鉴成功经验，有效提升企业知名度。

（三）做好档案资料收集工作，保证档案移交在规定时间内完成。档案移交是一项比较复杂的工作，在进行的过程中容易出现各种各样的问题，把握好移交的时间节点有一定难度。规定上一年度的全部资料文件要在次年的第一个季度就完成移交工作。但是在实际的工作中，常常会受到多种原因的影响，导致移交工作延误，而且延误的时间往往比较长，可能会达到一个月左右。针对这一问题，需要有所改进，在收集资料的工作中就应该加强沟通，把握好资料归档的节奏，把握好资料归档的密度。这样整个公司档案移交工作才能在规定的时间内完成。在日常的工作中，各个部门的指定人员会随时把各类重要的文件移交给相关资料办公室的工作人员，这些文件包括总公司和各个子公司的三会类文件，另外还有上级批复文件、通知类文件。以2018年为年度单位，截止到2018年11月15日，某公司资料办公室共收到各类文件306份，这些文件来自于全公司的各个部门。办公室人员对于这些文件登记了明细台账，并且将扫描件保存下来，方便在有需要的时候调阅查询。对于纸质版的文件，在日常收集的过程中，做好了预归档的分类工作。这样做的目的是为明年的归档工作打好基础。在合同协议类文件的管理上，工作人员作了一些调整。合同协议类的文件必须要全部完成缴税，为此在日常的收集工作中不能接受零散移交的合同协议类文件。公司的各个部门要以每季度为单位，向财务管理部门有顺序地报税，而且要在明年的第一季度以前将合同协议类文件统一移交至档案室，其中要附带完税证明文件。

（四）增强档案编研网络服务性能，建造良好的信息传递通道。作为档案管理人员，在开展档案管理工作的同时，应该全面掌握企业的发展现状，也要了解企业的重点工作内容。在实际的工作中以企业的实际情况为指导方向，确定档案的编研方向和课题。收集的资料应该覆盖企业发展的方方面面，而且要精心挑选收集到的档案资料。要深入研究分析档案资料，运用汇编手册的形式编制资料。将其中没有价值的文件资料剔除。将新的文档资料补充进去。在编制的过程中，要以新的政策为依据，要在政府的指导下进行档案资料的编研工作。档案资料需要涵盖的内容有企业的文化活动、企业的新建项目、企业的科研管理项目，另外还包括企业的生产经营活动。准备的资料必须要做到翔实可靠，有效指导企业工作人员的各项工作，为管理人员制定决策提供可靠的参考意见。从目前的形式来看，档案编研信息网络服务是一种新型的编研服务方式，这种方式的优点是不会限制信息传递的时间，能够实现24小时为公司服务。另外档案编研信息查询服务也是一种新的服务方式。这两种服务方式之间有着密不可分的联系。要不断完善这两种形式。要为企业档案编研信息建造良好的信息传递通道，让企业档案信息为企业创造更多的经济价值。

四、总结

综上所述，本文以档案编研的实践工作为基础，总结现实经验，认为相关人员仍然需要加强对档案编研工作的研究，企业的档案资料有着巨大的現实价值，能够帮助企业管理者总结经营经验，也能在企业工作人员遇到工作难题时，为员工提供有效的指导意见。所以企业的档案编研工作需要不断创新管理方法，让编研成果最大程度满足企业发展的现实需求。

【参考文献】

[1]彭丽红.对企业档案编研工作的认识和思考[J].才智， 2018（30）：215.

[2]聂丹萍.企业档案信息资源整合共享研究[J].企业改革与管理，2018（18）：22-23.

[3]冯静.基于网络环境下企业档案编研的实施策略探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2018（09）：129-130.

[4]任卉蕾.企业档案编研工作的实践与探索[J].城建档案，2017（07）：44-45.