档案服务外包的实践与思考

刘尔娴

【摘要】在我国当前信息技术不断发展的大背景下，档案服务在数字化、信息化环境中有很多外包途径，因此根据档案情况进行服务外包在当前时代已经兴起，但是在实践中档案服务外包还存在一些问题，本文就档案服务外包实践中的问题以及优化策略进行探讨。

【关键词】档案;服务外包;实践

档案服务外包是我国各领域档案管理工作集成化、信息化的产物，在我国开展档案服务外包工作同我国当前的数字化信息时代特点息息相关，由于档案信息传输与保存的安全性要求较高，因此还需做好档案服务外包问题的处理。

一、当前档案服务外包实践中的主要问题分析

（一）档案服务外包存在较多安全风险。当前档案服务外包领域最常见的风险问题就是档案发生丢失以及损坏，由于当前很多档案服务的外包公司在业务水平以及基础设施准备、人员素质方面还存在一些欠缺，加上档案在转移与保存中环节较多，如果管理不善就非常容易发生损坏和遗失，如果提供档案外包服务的企业没有在细节方面做好培训，就非常容易导致档案出现安全问题。

（二）外包服务行业的整体水平有待提升。在我国档案外包服务领域，由于存在行业内业务水平差异，有个别外包服务公司存在业务专业性不够、团队总体水平不强的情况，虽然我国档案外包行业已经有了几十年的发展历史，业务水平有所提高，但是由于当前档案管理的要求在不断提升，任务量也在不断加大，导致档案外包行业的整体要求较高，而由于部分档案外包服务企业的薪资水平较低，导致高素质人才流失，团队人员技能结构较低下，导致档案外包服务总体水平无法达到当前行业要求，同时由于档案服务外包行业并未建立较为完善的统一标准，导致行业在管理方面缺乏专业性，且没有科学的培训与组织优化体系，给档案服务外包行业带来了较大的发展阻碍。

二、当前提升档案服务外包管理效果的策略分析

（一）应积极应用具有档案安全风险防范效果的措施。在当前时代，能够实现档案安全风险防护的技术措施有如下几点：首先做好外包场所内部的安全管理，外包服务企业要根据档案管理的原则对进行档案管理与保存的场所做好检查，特别是当前的信息化安全防护手段必须做好设置，同时应该在档案外包加工区域进行监控系统的安装与设置，确保对全区域实现实时监控，而为了保证档案信息的安全性，档案加工区域内尽量不要使用联网功能，并且严格禁止闲杂人等进入档案加工区域。其次还要从技术层面确保档案信息的安全性，要首先对技术人员进行安全技能培训，同时还要确保外包服务企业做好与档案管理部门签订具有法律效力的保密合同，杜绝外包服务公司出现信息泄露的可能。

（二）做好档案服务行业管控。要确保国家相应监管部门对于档案外包服务行业的监管力度，国家政府行政部门要履行其职责，定时对档案外包行业内部公司进行检查，对于管理松懈，档案信息安全性不高的企业应进行处罚，或者提升档案外包行业的准入门槛，优化档案服务行业的运行环境。外包公司的资质管理目前尚缺少统一管理资源，但是目前僅有部分省份出台了本省的档案管理条例，并不足以解决根本问题。而现阶段由于档案服务外包行业比较混乱，需要十分明确的管理制度，但当地的金融外包效率不高，档案服务工作尚未跟上。

（三）优化档案服务外包的过程管理。档案服务外包优化过程有多种方式，笔者现介绍主要的两种方式：其一是实行质量控制绩效管理。也就是要求档案质量能够有效地提高档案外包公司的水平，在选择了档案外包公司后，与其进行沟通，交代档案存储、保护要求，要求档案部门应对金融服务外包企业进行把控，随时了解企业发展进程，实施档案外包工作的连续性和发展性。负责档案外包工作。随时了解档案外包公司的工作进展。档案外包服务相应的绩效考评指标系统必须能够依据现实情况进行调整，一旦在实际操作中遇到问题，外包方与服务方应进行协商，针对档案外包服务质量进行科学的绩效管理，在当前的互联网时代更有利于档案保护与科学保存。要将绩效考评结果与奖惩制度挂钩，敦促档案外包服务机构努力提升自身服务质量。

三、结束语

总之，为了提升当前我国档案服务外包的效果，不仅要对其过程进行优化，还应做好行业规范，并要根据当前的信息化环境需求进行安全防护技术的应用，为档案服务外包的整体安全性以及可靠性提升提供助力。

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