机关档案外包服务风险与应对策略探析

陈小婷

【摘要】随着社会经济的发展，我国已经进入信息时代，档案管理外包服务已经成为机关档案管理工作的重中之重。本文针对机关档案外包过程中容易发生的问题进行分析，并给出相应的策略，提高机关档案管理的能力和及时解决问题的能力，为我国机关档案的发展奠定基础。

【关键词】机关档案;外包服务;风险应对

现阶段，信息的传播速度不断加快，呈现轰炸式的发展趋势，这就增加了工作人员对档案及文件的管理难度，因此一些机关及企业开始选择将档案进行外包，但外包的安全风险系数较高，机关单位要根据自身的实际情况及外包机构的实际能力选择最适合自身的外包服务商，降低外包服务出现风险的概率。

一、现阶段机关档案外包承载的风险

机关档案在外包的过程中承载的风险主要有以下三点：

（一）外包机构服务的规范性。研究表明，国内并没有一个独立的部门对这些外包机构进行管理，不能够规范外包机构的日常工作，造成了我国外包机构在同行业中各自为政，再加上现有的档案管理机制过于陈旧，不能够满足机关档案管理的发展需求，致使外包机构提供的服务缺少科学性。

（二）机关档案外包管理的安全性无法保证。一方面，中间介质的不确定性较高，这主要存在于档案的整理分类阶段。机关档案外包的目的是既需要完整的档案内容，又要保证档案的美观度，然而外包机构在承包后的分盒阶段，经常会把不同规格的档案进行混放，破坏了机关档案介质管理的整合性;另一方面，机关档案内容的保密问题，信息化时代赋予档案管理新的生机，在外包机构整理管理的过程中，外包机构管理人员会在录入阶段详细阅读每一份档案，档案的私密性下降，一些管理人员的保密观念较差，入职时接触的专业培训较少，他们会在无意识的情况下向其他人透漏机关档案的相关内容，还有一些管理人员入职的目的不纯，用偷盗的档案获取巨大的经济效益。

（三）外包机构管理人员的素质参差不齐。由于外包机构的业务服务相对不够成熟，虽然外包机构的科学设备比较先进，但工作人员的专业素养较差，致使出现各种各样本不该发生的问题，降低了外包机构整体的工作效率，无法为机关档案的管理工作提供便利。

二、提高机关档案外包服务应对风险能力的策略

机关部门在选择档案外包机构时，应该根据现阶段的发展情况、综合业务能力、技术条件、管理水平及真实反馈信息进行分析选择。选择适合的机关档案外包管理机构，不仅能够节省机关单位的人力开支，防止出现管理技术遗漏更新的情况，保证机关档案管理工作的先进性，同时增加机关工作人员调取档案的速度，方便对档案及文件数据进行调用，给予机关单位日常工作科学化的支持，维持其在民众心中的良好形象，所以，必须要采用相关措施来提高外包机构提供服务的应对风险能力。

（一）完善相关的法律法规，开设管理外包机构的政府部门。政府部门应该根据现阶段机关及企业的需求制定相应的法律法规文件及条例，使外包机构在进行服务时有可依据的规章制度，维持外包市场的可持续发展，还要开设专职管理外包机构的部门，对外包机构的日常工作进行监督，维护外包市场的正常秩序。

（二）选择资质齐全的外包机构。一些机关在选择档案管理部门时，优先关注收取費用问题，没有根据外包机构能够提供的服务和机构资质进行选择，这就增加了档案管理出现疏漏和安全问题的概率。因此在选择的过程中，机关单位先要对外包机构的社会满意度进行调研，择优选取符合自身业务需求、专业技术强的外包机构，另外这些外包机构的财务情况和营业状况也需要考察，防止外包过程中出现倒闭的情况。需要注意的是，机关单位必须要指定一个人或部门与外包机构进行联系，监督外包机构的日常工作，及时发生问题并向机关上级领导及外包机构上报，掌握自身托付业务的大方向，并根据机关单位实际的发展情况制定适合的调整方案。

（三）保障外包合同的科学性。想要外包机构按照自身的需求合理开展业务，就必须要保障外包合同的科学性。在制定合同的过程中，业务覆盖的临界值必须清晰、合理，合同内容要具有一定的弹性空间，这种弹性只可以让外包机构应用在业务技能选择上，方便外包机构根据机关单位的实际情况创新管理办法，增加管理的契合度，但外包内容、业务、要求必须详细，让外包机构明确知道自身在合同中的责任。合同中最关键的项目就是发生不良事件的赔偿及解决办法，针对信息、档案、文件、软件等进行特别的安全保密说明，保障双方在突发事件中的经济效益。

（四）提高外包机构管理人员的专业素养。外包公司想要提升自身的行业竞争力，就必须要重视管理人才的引进及培养。随着科学技术的不断普及应用，越来越多的外包机构引入信息化管理设备及管理技术，这就要求管理人员的工作能力，对于新员工，在招聘阶段要选取专业性较强的综合型人才;对于老员工，外包机构要积极举办相关培训，增加内部员工对企业业务的熟悉度，力争为机关单位提供更好的档案管理服务。

三、结论

综上所述，要想提高机关对档案的管理能力，选择适合的外包服务商是关键，管理人员要积极与外包服务商进行沟通，树立正确的管理观念，运用先进的管理方法，通过高效率的合作，增加机关档案外包服务的科学性、合理性、高效性，让机关的档案管理事业锦上添花。

【参考文献】

[1]马钰.我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施[J].档案时空，2013（10）：27-30.

[2]李旭红.干部人事档案数字化外包风险及对策探析[J].中国档案，2018（01）：42-43.