海外工程项目执行过程中会议纪要的法律性质

柏林泉 钟瑞宝

[摘 要]海外EPC项目执行过程中会签署很多会议纪要，这些会议纪要的法律地位一直是业界或者项目执行团队讨论的议题，有的甚至引起激烈争议。判定会议纪要是否具备法律效力需要从内容要件和形式要件多方面分析。

[关键词]海外工程项目 会议纪要 法律性质 合意 邀约

中图分类号：D93 文献标志码：A

海外工程项目特别是EPC项目标的额大、周期长、项目干系人多、各类风险多，在项目投标谈判期间以及项目执行过程中难免会遇到很多问题甚至技术方面、商务方面的重大问题进行澄清、讨论、确认。

对会议纪要的法律效力不能只是从名称上推断，并非只有叫做“合同”“协议”的文件才是合同，关键是看达成一致意见的内容和性质，只要具有设定当事人具体权利义务关系的内容，且各方当事人对内容已达成一致的，在效力上即等同于合同，对当事人具有法律约束力，各方应当按照约定全面履行自己的义务。

一、有法律效力的会议纪要的内容要件

（一）符合法律规定、国际通用规则

有法律效力的会议纪要必须符合当事人所属国家特别是工程建设所属国家的法律规定，符合环保、人道主义等国际通用规则。

有的国家法律明确规定，由国家预算支出的政府部门主导的建设项目，如果存在合同变更和补充，必须签署正式的合同补充协议，才具有法律效力。

这种情况下，业主往往需要把变更原因和变更内容形成书面文字正式上报其上级管理部门，逐级报送至主管部委，例如建设部、水利部、能矿部等；然后由其项目管理、法律、财务等部门审查无误后给予认可；最后才能正式签署补充协议。业主报送的书面文件，往往是以内部报送单作为主体，业主和承包商的会议纪要作为附件。

（二）该会议纪要的内容要与所附属的合同执行有关

对于长期合作伙伴来讲，双方高层互访与会谈经常发生，特别是双方高层就重大问题的磋商会比较多。高层会议纪要的内容可能涉及双方比较全面的合作或者其他的与本项目执行无关的事项。如果是关于双方在其他项目的合作事项等与本项目执行无关的事项所举行的会议，则对于本项目执行来说，该会议纪要无效，其效力由双方就具体会谈内容来确定。如果会议纪要的部分内容与所附属的合同执行有关，则该部分内容有效，而与所附属的合同执行无关的内容对本项目无效，该无效部分的内容由双方就具体会谈内容来确定。

（三）各方当事人是否对会议纪要的内容达成一致是会议纪要是否具有法律效力的必要条件

中国合同法强调达成一致意见，也就是形成合意。英国法中支持Offer and Acceptance - an agreement（要约、承诺，达成协议）的程序。在涉外合同实践中，记录单方面表述，而没有形成合意的内容，不具备法律效力。

案例：某中资公司在尼日尔的一个项目，合同规定业主和监理公司批复图纸的地址在尼日尔，同时提到承包商的设计分包商在阿布扎比，项目执行过程中总包商与业主就图纸批复迟缓原因产生分歧。双方召开多次会议讨论，互相指责，前几次会议纪要中，业主都要求放入：“业主指出承包商应该在尼日尔提供合格完善的图纸供监理公司和业主审查、批复，否则延误的责任由承包商承担”。承包商开始不同意在会议纪要中放入该条款，后来经过内部讨论，承包商要求同时放入：“承包商认为：业主和监理公司批复图纸的中心地点主要在尼日尔，但是应该根据实际情况定期委派技术团队赴阿布扎比设计中心讨论、审查、批复图纸，以加快图纸批复速度。”经过多轮会议，最终双方达成一致意见，在最后一次会议纪要中明确：“双方认为：业主和监理公司批复图纸的中心地点在尼日尔首都尼亚美，但是根据实际情况需要定期委派技术团队赴阿布扎比设计中心讨论、审查、批复图纸，以加快图纸批复速度。业主和监理赴阿布扎比批图的技术团队从离开尼亚美到回到尼亚美期间的交通、住宿、饮食由承包商负责，并且，承包商要负责提供该技术团队在阿布扎比期间必要的临时办公场所和工具。”

前几次的会议纪要，双方各自表明自己的观点，分歧很大，没有形成一致意见，只能作为会议内容的记录，不是具有法律效力的文件。最终的会议纪要，尊重合同原文中的关键条款“业主和监理公司批复图纸的地址在尼日尔”，同时也尊重里面提到的“承包商的设计分包商在阿布扎比”这个信息，综合做出解释并提出双方达成一致意见的具体解决方案，是具备法律效力的文件。

（四）会议纪要内容涉及当事人之间就目标项目执行设立、变更或终止某些权利义务关系

海外工程项目工期长、项目干系人多、项目执行风险大、不可预见风险多，再全面的合同也难以涵盖所有的未决项，项目执行过程中难免对即时发生的技术、施工、商务方面的细节性讨论和确认，以便推动项目进展。同时，这些细节问题的讨论确认是对双方某些权力义务关系的调整，又没有必要形成正式補充协议或者没有达到形成正式补充协议的条件。例如：上述案例中提到某中资公司在尼日尔的一个项目，就是对业主团队图纸审查批复地点权利与义务的调整，确定其“根据实际情况需要定期委派技术团队赴阿布扎比设计中心讨论、审查、批复图纸”，并确定承包商对应的商务责任：“业主和监理赴阿布扎比批图的技术团队从离开尼亚美到回到尼亚美期间的交通、住宿、饮食由承包商负责”。

（五）当事人意思表示的内容具体明确，具有可执行性

会议纪要的内容要具体明确，具有可执行性，才具有法律效力。只是记录会议所达成的意愿，一般不具有法律效力。例如：某中资公司在非洲承接的一个输油管线EPC项目，业主在合同签署后，希望提前3个月投产从而可以早些得到效益，给总包商正式发函，希望召开提前投产专题讨论会，该总包商经过研究后认为不具备提前投产的可能，但是基于尊重业主的呼吁和良好合作意愿，响应业主召开会议的要求，并形成会议纪要，在最终形成的会议纪要中写道：“业主要求总包商采取一切措施推动项目进展，在X年X月具备投产条件并准备好从管线起点到炼油厂的原油输送。总包商理解业主提前投产的意愿并积极响应业主的要求，将会采取措施争取该月投产。”

该会议纪要里面存在的两个关键词“业主要求”和总包商承诺“争取该月投产”确定了该会议纪要的法律效力。业主要求，证明提前投产的目标是业主单方面做出的，只能是一个邀约，总包商的反馈是意愿方面的，没有明确能否做到，而只是“争取”做到，不具备法律上的约束力。

二、有法律效力的会议纪要的形式要件

（一）时间、地点、与会单位、参加人

会议纪要需要有具体明确的会议时间、地点和参加人。根据会议纪要的种类不同，可以要求所有参加人在会议签到表上签字，也可以由与会各方的技术负责人、法定授权人等高阶层人员签字。要有明确的公司名称。

（二）签署会议纪要的人具有法定的授权

在项目执行过程中一般的技术、施工细节讨论与确认，可以由技术人员签字确认，例行会议由例行会议参加人在签到表或者在会议纪要最后一页签字。可以无需专门的授权。

对重要权利义务进行调整的会议纪要必须要由双方或者与会有关各方的法定授权人签字。

（三）根据需要确定是否加盖公章

有的国家需要加盖公章，有的国家只是需要授权人签字就可以，务必做好调研遵守规定，在了解不是很透彻的情况下，为稳妥起见，可以考虑加盖公章。