基于信息系统的采购业务内部控制探析

王方

摘要：企业运营过程中包含的业务流程很多，其中采购环节涉及到大量成本投入，是所有业务中的重中之重，是企业最容易出现差错和舞弊的业务之一。当前，很多企业采购业务内部控制执行力不足，各种问题严重，导致采购业务存在大量的潜在风险。若要最大限度地降低采购环节风险，就需要加强企业采购业务的内部控制。文章首先阐述了加强企业采购业务内部控制的重要性，然后，以M企业为典型案例，分析了M企业采购业务内部控制现状及存在的问题;最后，分析了结合现代化的科技信息手段，M企业对进口采购业务的内部控制创新，主要包括以下两个方面：一是进口采购业务流程的设计;二是M企业采购信息系统的设计，主要包括供应商子系统、采购方子系统、M企业采购信息系统管理系统等，分别介绍了各个模块的功能、设计思路以及处理流程。M企业通过加强采购业务内部控制工作，避免了执行采购业务工作过程中出现的问题，促进了M企业的经济效益，提高了管理效率，为M企业增加收益提供有利的保障，并为存在代理进口采购业务的相关企业提供有价值的参考。

关键词：信息系统;采购业务;内部控制

一、引言

企采购业务对任何企业而言都是十分重要的一环，是保证企业经营活动所需物资使用的关键，是企业最容易出现差错和舞弊的业务之一。当前，很多企业采购业务内部控制执行力不足，各种问题严重，导致采购业务存在大量的潜在风险。若要最大限度地降低采购环节风险，就需要加强企业采购业务的内部控制。加强企业采购内部控制的重要性具体主要体现在以下方面。

1. 有助于企业合理地规避采购风险，保障企业利益

当前，各行各业生产运营面临的外环境越来越复杂，竞争愈加激烈，这就造成企业的采购环节会面临各种各样的外部风险。通过完善企业的采购内部控制，保障每一个采购流程有序的进行，对于合理的规避外在市场环境因素给企业发展带来的风险起着重要的现实作用。

2. 有助于减少企业内部存在的采购腐败问题

在所有业务流量中，采购环节消耗的成本较多，也是内部控制的难点，是最敏感的环节。因为大量资金的投入会给一些员工或者部门管理者提供贪污腐败的机会，是必须要重点治理的环节。通过制定完善的采购内部控制流程、科学的审批，保证采购信息透明化，有助于减少企业内部存在的贪污腐败问题。

3. 有助于提高采购业务的效率

采购成本是企业运行资金中投入最大的一部分，对于现代化企业来说能否有效控制采购成本是内部管理水平的重要表现。在市场竞争越来越激烈的大环境下，必须规范采购行为，合理控制成本范围，有助于提高采购采购效率。

二、M企业采购业务内部控制的现状和存在的问题

M企业是一家从事以体育器材销售、代理进口采购业务为重点的大型国有企业，商品的种类覆盖了运动射击器材、运动服装鞋类、科研设备等类别，全年商品采购额约2亿元，其中90%的商品来源于进口采购业务。

经过多年的发展，M企业和各项制度在不断完善，管理体系也在逐渐优化，但是采购业务的信息化建设一直未能得到改善和优化，目前的采购信息系统是基于政府采购流程设计的，随着采购商品的渠道逐步由国产转向进口，该系统功能的设计已无法满足进口采购业务的需要，导致采购业务内部控制工作没有强有力的支撑，采购业务出现问题，进而影响企业的整体效益。

三、M企业基于信息系统的采购内部控制创新

在当前的新常态背景下，M企业充分利用现代化科学技术手段，创新更多的内部控制手段，讓内部控制管理更加学科化。将电脑技术和互联网结合在一起，让数据化、网络化和集成化的信息形态和内部控制管理机制有机结合在一起，建立一套适用于代理进口采购业务的采购信息系统，M企业的采购内部控制也可以依托于该系统，以此加强内部控制的工作效果。

首先，M企业进口采购业务流程的设计。

其次，M企业采购信息系统的设计。

（一）供货商子系统

系统首页为供货商角色登录后首先看到的页面，需要包含供货商的基本信息、M公司对应的联系人及联系方式。首页需有清晰的系统功能区域，方便供货商角色登录后该系统具有的所有功能模块并快递进入相应功能操作。由于供货商均为海外商家，因此系统提供了必要的中英文对照方便外商使用。

1. 供货商基本信息管理

功能描述：商家信息维护功能需要提供公司名称、原产地等基本信息。

设计流程：由供货商以自身角色进入系统后自行维护商家信息，在功能区内选择“商家信息”填写供货商名称、原产地、地址、联系人、邮箱等基本信息，点击“保存”完成信息维护。

2. 品牌管理

功能描述：各供应商根据所提供的产品品牌，自行发布品牌信息。

设计流程：供应商通过功能区域进入品牌管理，选择添加品牌，可以维护品牌信息，如注册商标号、品牌LOGO等信息，点击“保存”完成信息维护。

3. 产品管理

功能描述：添加产品功能是产品信息入库的入口，供应商需录入产品详细信息，包括产品名称、产地、货币单位价格、图片等基本信息。

设计流程：供应商在对应的品牌下，选择“添加商品”功能，录入商品基本信息，产品名称、品牌、产地、货币单位、到货周期、价格、图片信息为必填项，未填写则无法进行保存，填写完毕后点击“保存”完成信息维护（为了保证系统稳定与节省存储空间，图片大小设定为最大1M）。新添加的商品点击“提交”，提交至M公司审核。

4. 产品清单管理

功能描述：产品信息添加后，系统需要提供便捷的产品列表，方便供应商查询已添加的产品并进行修改。对于已经审批通过并上架的产品，不能再进行修改。

处理流程：供应商可以在查询条件中通过“过滤”功能查询某一产品，可预览产品在商城的实际展示效果，通过“修改”功能还可以进行产品信息修改。在规定的时期内，供应商还可以点击“下架”按钮进行下架处理，下架后的产品不在商城中显示。

5. 订单查询管理

功能描述：为方便供应商能够及时看到被订购商品情况，系统需要提供已订购产品的列表清单，各供应商可实时查看本单位产品的订购情况。

处理流程：供应商通过“订单查询”功能进入订单查询页面，查看所有被订购的商品清单。在清单列表中点击产品名称可查看该商品的详细信息，方便确认商品的具体规格等信息。

6. 发货管理

功能描述：供应商根据订单完成商品生产后，将商品发往M公司，供应商需在系统中进行发货登记。需填写本资发货时间、所属合同、商品金额、数量等信息，方便M公司根据发货单进行到货验收处理。

处理流程：供应商通过功能区域“发货登记”，点击“新建”，在登记页面填写发货时间、发货时间、所属合同、商品金额、数量等信息，确认无误后点击“保存”，确认后发货单不允许进行修改，防止到货后修改发货单出现系统登记与实际到货内容不一致的问题。

（二）采购方子系统

采购方子系统采用商城模式，系统提供商品的检索、选购、下单等功能。根据代理进口业务的特殊性，不对所有的公众用户开放，因此，需要有M企业认可的用户登录系统后，可进行产品的浏览与选购。

功能描述：商场系统首页需要在用户登录后展示，用户可在首页看到产品列表、产品信息，同时系统提供产品相关的筛选过滤条件，，方便查询，为方便用户直观的区别产品，商城首页产品列表展示产品的缩略图。

处理流程：用户通过M企业分配的用户名登录系统首页，点击产品目录，可直接过滤查询相应类别的产品信息，系统提供检索框，用户可直接输入产品名称、产地、规格型号等关键字进行模糊查询，点击“加入购物车”按钮，将已选好的产品加入购物车，用户下单后，通过个人中心“我的定单”功能，可对定单进行修改。

（三）M企业采购信息管理平台

1. 供货商商品管理

供货商在完成商品上架后，由M企业采购业务管理人员对商品进行审核，由于采购子系统中商品的价格均为进口供应商发布的外币价格，商品在运输、报关过程中还会产生代关费、运输费、港口仓储费等，供货商品信息管理主要是对商品的外币价格按设定的公式转换为人民币价格，方便国内用户在进行采购时直观看到外币及人民币价格。

（1）供货商品审核。M企业采购管理人员通过供货商品审核功能对已上架商品进行审核，应对上架商品的规格、型号、产地等进行审核。审核通过的商品执行对外发售，只有成功对外发售的商品才能在采购方子系统中被用户浏览及定购。

（2）外币价格转换为人民币价格。M企业财务人员通过价格核算功能，根据汇率、运保费率等因素，设置年度售卖商品的价格转换公式，选择一种商品后点击计算按钮，系统会自动算出对应的人民币价格。

（3）商品发售。商品对应的人民币价格核算完成后，确认商品相关准确无误后，采购业务人员进行对外发售，已发售的商品商家则无法再进行维护商品信息。

2. 订单汇总处理流程管理

功能描述：用户订单提交订单后，由M企业采购业务人员进行审核，审核通过后的订单需要與相关用户签订代理进口采购合同，合同文本由M企业业务人员负责发起，发起合同后，由订购用户在系统中进行合同确认。

处理流程：用户登录系统后，通过“合同管理”进行合同确认页面，选择待确认的合同，进行基本信息等内容的完善后保存，确认无误后点击“确认”，确认后的合同则无法再进行修改。合同确认后可点击“导出PDF"按钮将合同打印出来，完成线下合同审批与签字盖单环节。

3. M企业订购合同管理

与用户完成合同签订后，M企业采购业务员与进口供应商签订采购合同。系统自动汇总某一供应商的全部订单，由业务员根据汇总后的订单发起合同，发起后进口供应商通过合同管理功能，选择相应的待完善的合同，进行基本信息完善后保存，确认无误后点击“确认”，确认后的合同则无法再进行修改。合同确认后可点击“导出PDF”按钮将合同打印出来，完成线下合同审批与签字盖章环节。

4. 用户收货管理

订货用户收到商品后，需要系统中进行确认，收货确认后，整个订货流程结束。

用户通过功能区域的“确认收货”进行收货确认页面，在M企业进行商品发货后，用户可直接在系统中查询到需要确认的收货清单，订货用户在验收商品后，选择相应的收货清单进行确认收货。

（四）收付款管理

1. 与订货用户的付款管理

采购用户完成与M企业的合同签订后，需按合同约定的付款时间向M企业支付货款，付款后需进行付款登记，订货用户完全成付款登记后，M企业财务人员登录系统后可看到待确认的付款登记单，待财务人员由到银行回单后，与合同中约请的金额进行核对，核对无误后对相应的付款登记进行确认收款。

2. 与供应商的付款管理

M企业与供应商完成合同签订后，按合同约定向供应商付款，M企业业务人员发起付款申请，此时财务人员可看到相应待确认的付款申请单。完成线下审批流程后，财务人员凭借已审批的付款申请向供应商支付款项。然后凭银行回单对该笔待确认的付款申请进行确认。

（五）库房管理

1. 供应商发货管理

供应商在向M企业发货前，会将本次发货的商品信息汇总成发货清单，发送给M企业采购业务员，发货清单中主要计量本资发货商品的规格型号、发货数量等信息，业务员核对发货清单确认无误后，将发货清单导入到系统中，导入后的商品清单将作为商品入库确认环节的依据。

2. 入库管理

商品到达M企业库房后，库房管理员需选择相应的发货清单进行入库操作。采购业务员和库房管理员需同时对已到货商品进行验收，验收后双方同时在系统中进行商品验收并入库操作。

3. M企业销售调拨管理

商品验收完成后，M企业业务人员要对已验收商品并结合用户订购情况实施调拨发货，根据用户订购情况及本次到货商品，系统自动生成调拨清单。

4. 商品出库管理

调拨单生成后，库房管理员向用户发送提货通知单，办理相关提货手续，手续办理完成后，库房管理人员组织商品出库，已出库的商品显示为已出库状态。

（六）统计分析管理

根据M企业业务员、财务人员、库房管理员的实际业务需要，提供多指标、多维度的统计分析图表。

M企业在代理采购环节已制定了基本流程，各业务部门通过日常工作的开展，各自发挥职能，初步达到了管控采购风险的效果。

企业做好采购业务是进行企业经营生产和销售等各种工作的前提，只有企业采购业务确保了原材料和生产设备的供应，企业的其他各项工作才能够开展，企业管理层要重视采购业务的内部控制，严格把关采购业务的各个程序可能出现的问题，确保采购业务顺利完成，促进企业长久发展。

参考文献：

[1]黎蔼华.企业采购内部控制存在的问题及其策[J].企业改革与管理，2018（09）.

[2]刘新，刁宏悦，宫文迪.ERP系统中采购业务的内部控制研究[J].中国集体经济，2018（09）.

[3]刘娜，郑玲.企业采购与付款内部控制的实践分析[J].价值工程，2017（35）.

（作者单位：华兴体育用品发展中心）