新形势下档案管理工作的规范化及电子化

文/李 昕

在新形势下，档案管理工作规范化与电子化的创新是档案管理发展的必然趋势。电子化与规范化的档案管理将完全取代传统的档案管理模式，提升档案管理信息化的水平，促使档案管理为社会提供更加高效、便捷的档案管理服务

高水平的电子信息技术在档案管理工作当中的运用，改善了传统档案管理工作的弊端，减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的质量与效率，同时也使档案管理工作的规范化得到大幅度提升。

一、新形势下档案管理电子化应用的必要性

1.优化档案管理工作的质量与效率

经济发展的新形势当中，各领域都在应用信息技术和电子技术，在档案管理工作当中传统的管理模式无法跟上现代社会发展的速度，人工、纸质档案管理工作当中存在的一些弊端是非常明显的，档案资料想要达到保持清晰完整的管理和保存难度是比较大的，而构建档案管理电子化就可以轻松地解决这些问题。电子化的档案管理工作利用网络技术和信息技术，将档案资源全部转化成电子版，使资源整理、收集和保存更加简洁化，优化了档案管理工作的质量与效率。

2.实现档案资源共享，充分满足现代信息需求

公路局档案管理当中包含大量的国家公路相关的信息资料，所涉及的领域是非常多的，通过档案管理电子化的转换，各个领域的公路相关档案信息全部都在统一的档案管理系统当中，利用信息技术可以实现所有档案资源的共享，为有档案需求的用户提供相应的档案资料。并且电子化的档案管理系统具有精准搜索功能，可以从大量的档案信息当中，精准地提取用户需要的档案资料，使档案资源使用更加的高效。总而言之，电子化档案管理可以为社会提供更加优质的档案管理服务，充分满足现代社会对信息的需求。

二、新形势下档案管理工作的规范化与电子化的关联性分析

1.规范化是电子化档案管理的基本保障

在新形势下，档案管理工作逐渐向着信息化、电子化的方向转换，档案资源都是以电子文件的形式进行储存的，档案管理工作也只需要在档案管理的网络系统当中进行。电子化的档案管理模式，是档案管理规范化有效实施的基本保障。电子网络系统需要管理人员进行严格的管理，保证系统运行的稳定性，如果管理不规范，将会导致电子档案系统出现混乱，电子档案的有序性和完整性无法保持。因此，为能够有效完善电子化档案管理模式，规范化实施是其贯彻落实的基础。

2.电子化档案管理是规范化管理模式构建的策略和方式

档案管理工作和社会建设与发展都有千丝万缕的联系。公路局所涉及的档案资料包括公路建设工程、公路维护、公路改建等等，有关于公路的所有档案资料都由档案管理部门进行管理，因而面对大量的档案资料，如果采取传统的档案管理模式，规范化档案管理的实施是非常困难的，而采用电子化的档案管理可以有效推进规范化管理的实施。充分利用信息技术开展规范化的档案管理工作，可以加快档案管理规范化的进程，将所有的档案信息全部以电子化的形式在网络系统当中进行管理，通过现代信息技术可以完成档案信息的整理、收集、储存、共享、查阅等一系列的档案管理服务，只要管理人员能够熟练地掌握电子档案管理的信息技术，就可以在计算机设备当中完成所有的档案管理，使规范化管理更加便捷。因而规范化的电子档案管理模式的构建，通过电子化可以更加高效地完成。

三、新形势下档案管理工作的规范化及电子化的优化策略

1.不断提高相关领导对档案管理工作的重视度

现代经济建设与发展较快，在发展的过程中对档案管理提出更多的要求，所有相关部门的档案管理与服务水平提升是发展的必然趋势。因此，新时期的档案管理工作，要求必须立足信息高速发展的环境。管理者高度重视，才能加快档案电子化与信息化发展速度。

2.结合档案管理发展特点，完善档案管理制度和体系

首先要保证管理流程的合理性，各个管理环节之间要能够高效地衔接。其次，保证工作人员要有明确的职责及分工，只有这样才能使体系构建初期就具备规范化。

3.充分利用现代先进的信息技术开展管理工作

借助现代先进的信息技术，强化档案信息的准确性与可靠性。现代信息科技水平提升的速度是非常快的，档案管理人员要及时将最新研发的信息技术进行应用，不断地推进档案管理电子化和规范化的进程。

4.注重档案管理服务形式的优化

社会发展期间对档案资源的需求是不断增多的，档案管理部门需要为相关用户提供更加优质的档案服务。只有档案服务体系健全了，档案的服务水平才能提升。另外，要构建配套服务体系和运作模式，保证沟通交流无障碍，只有这样，才能满足社会范围内档案信息的不同需求。