浅谈高校档案翻译工作现状与对策

文/王 璐

在经济全球化及教育国际化的背景下，“一带一路”战略的提出，出国留学人数数量急剧上升，成绩及学历学位证明翻译日益成为档案馆重要档案利用服务之一。笔者就以自己翻译服务工作为主，浅谈高校档案馆翻译现状，提出对策

一、高校档案翻译工作背景

1.“一带一路”战略的提出，出国留学学子数量急剧上升

据教育部统计显示，出国留学规模持续增长，使我国生源领跑于全世界，改革开放40年以来，各类出国留学人员累计已达519.49万人，2017年我国出国留学人数首次突破60万大关，达60.48万人，同比增长11.4%，持续保持世界最大留学生生源国地位。

2.在经济全球化的影响下，英语成为全球通用语言

21世纪是英语的世纪，在世界广泛迅速发展的政治、军事、经济、文化等因素，英语得到了日益广泛的应用，伴随着我国改革开放政策的实施，中国与外部世界的经济文化交流日益频繁，英语成为我们日常生活中应掌握的语言。

3.高校档案馆的翻译工作日益重要

在经济全球化以及教育国际化的时代背景下，成绩单和学历学位证明成为办理出国必备证明材料之一。高校档案馆为学生提供成绩翻译、学历学位证明等翻译逐渐成为一项常见而又重要的档案服务利用工作。由于英语作为世界交际的语言，多数高校采用英语进行翻译成绩档案和学历学位证明。

二、高校学生学历证明和成绩档案翻译工作现状及常见问题

1.翻译业务被动，师生不能足够了解，缺乏宣传

翻译业务比较被动，只在网上和微信平台上宣传，多数学生很难实现主动去学校档案馆网页或者关注微信公众平台去了解这项业务，习惯于打电话或者“到了地方再问”的办事模式，往往都是临时抱佛脚，要求现场出翻译，从而耽误学生提交证明材料，错过出国留学的机会。

2.学历学位证明与成绩档案内容变化多样，翻译模板单一，不符合实际

随着时代发展的变化，教育水平的提升，课程丰富多样，成绩档案内容多样。以笔者学校档案馆所保管的成绩档案为例，60到90年代的成绩档案都是一学期汇总一次的手填成绩，只有课时、平时成绩、表现成绩和最终成绩。改革开放后，掀起英语热，有了四六级英语成绩，学分制的实行，完全学分制向绩点学分制的过渡，用以显示学生每门课程的学习成绩的质量,以及学年和毕业总成绩质量的教学管理制度，从而成绩单上出现学分和绩点。

证书不同年代格式不一样，内容大同小异，如毕业证开头内容从最早的“＊＊，＊＊人”，到现在“＊＊，女，＊＊＊＊年＊＊月＊＊生”，编号也有所变化，之前的国家编号和学校两个编号到现在统一为一个编号。因此现在翻译系统中模板比较单一，不能准确表达证书上的内容。

3.教学质量提高，课程词汇翻译的准确性难以把握

由于教学管理的加强，教学质量不断提高，随之课程也不断更新，因此词汇量巨大。在高水准下，翻译对于非专业英语的档案人员来说是一难题，多数选择网络翻译软件或者寻求专业英语人士帮忙，但最大的问题是对于非本学科领域的人，往往很难掌握这门专业课程准确的翻译方法，这说明档案馆与各学院专业的教授、老师联系不够密切。

4.学生档案意识薄弱，少数要求更改信息

绩点是实行学分制的重要配套措施之一，GPA（平均学分绩点）成为一种国际通行的学生学习成绩评估体制，学生所学的课程都参与GPA计算中，而且绩点的计算有时会更新，导致学生认为GPA偏低，计算方法不符合实际，担心影响国外学校的录取。因此在向学生提供翻译服务时，有极少数学生对成绩单中有不合格成绩或者GPA等有疑问，因此要求抹去不合格成绩或者更改GPA。

学生档案意识薄弱，不了解原始记录性与真实可靠性是档案特性之一，根据《档案法》第五章《法律责任》第二十四条，更改成绩单档案是属于“涂改、伪造档案”，是违法行为。

三、提高翻译工作质量的对策

1.建立多种翻译模板，完善翻译系统

在翻译系统内建立多种模板，如成绩档案以及毕业证不同时段，特别是学生的类别（博士、硕士、本科生、专科生等等），档案翻译人员可以选择相应的模板进行翻译，节约时间的同时从而提高翻译效率，尽量避免word系统下进行翻译，易造成张冠李戴的低级错误。

2.遵循翻译原则，体现课程内涵，表达清晰准确

（1）遵循“信、达、雅”翻译原则

档案翻译人员需要提高自身英语水平之外，还要严格遵循“信、达、雅”的翻译原则。

“信”是要保持与成绩档案以及学历学位证明内容的一致性，翻译要准确，不遗漏也不偏离原文内容，保证档案的真实性。

“达”要求不偏离原文内容的情况下，要保持英语语法的顺畅性，只要国外工作人员能看明白，理解涵义即可。

“雅”是要求档案工作人员翻译简单明了，忌中式英文，内容过于繁琐，特别是在学历学位的翻译上。

（2）建立课程说明，注重课程内涵

必要时建立课程说明，更好地反映学生所学知识。有时候课程译名很难反映该课程的内涵，以高等数学为例，由于各个专业所要求的数学侧重点不一样，理工类专业所要求的高等数学比较高，比文史或经济类的要难一些，国外有些学校可能会知道各个专业都学习高等数学，但并不了解各专业所掌握高等数学的难易程度。

档案翻译人员还需多关注国外学校的课程情况，了解并掌握课程名称英语词汇的习惯性和统一性用法，必要时寻求英语专业人士以及各专业领域人士帮忙，使课程翻译更加贴切、地道，与国际接轨。

（3）明确学生所处年代及类型，学历学位证明翻译要准确简洁

学历证书包括毕业证和学位证，高校颁发给毕业生的正式官方证明，内容用语规范、简明扼要，因此我们在翻译过程中要用最精炼的语句把其所蕴含的内容表述出来，与学历证原件相符，而且翻译出来的格式要与原件格式一致，使人一目了然。

但不同年代学生的毕业证内容不太一样，90年代以前的学生毕业证内容与现在不同，如“＊＊，＊＊人”，到现在“＊＊，女，＊＊＊＊年＊＊月＊＊生”，因此我们要认真看清证书的内容，弄清毕业时间，进行准确翻译，对学生认真负责。

3.规范翻译工作流程，入口出口严格把关，确保翻译的质量

档案人员在进行翻译工作之前，应对毕业生提供的信息进行核实，比如姓名、学号、出生年月、专业、学习起止年月等，确认与档案所保管的信息一致，才能进行翻译，特别是进行学历证明翻译需要学生提供原件扫描件，档案人员须对证书原件的真实性进行核实。若遇到问题要及时与学院、教务处等部门联系，谨慎核实学生档案的真实性。

笔者在完成翻译工作与学生确认基本信息时，对翻译内容进行截图并添加“仅用于学生本人核实，他用无效”的水印，避免学生误以为是翻译电子版，确保翻译文件的安全性，以防被他人盗取利用。在技术成熟的条件下，可对文件进行阅后即毁或者加密处理，采用带有学校名称以及校徽标志的专用彩色防伪打印纸，保证档案证明的有效性。

在人手充足条件下，多位档案人员要同时参与翻译工作，从收集核实信息、翻译工作、审核翻译、盖章分工要明确，相互监督把关，从而减少翻译过程中出现的失真和失误，确保档案证明的真实性和准确性。

4.加强学生档案意识，提高档案利用质量

档案意识从确立到养成，是一个循序渐进的过程。档案馆需要联合学校其他部门，在学生在求学不同阶段中接受档案教育，在开学时进行新生开学教育，向学生传达档案的基本知识，了解档案的特性；上学期间以就业指导课为中心，强调个人档案的重要性；毕业前向学生宣传档案服务。让学生从主观上认识到个人档案的重要性，了解学校档案可提供的查档服务以及中英成绩、中英学历学位证的翻译服务。必要时通过宣传册、微信公众平台以及手机APP向学生宣传。

5.线上线下翻译同时进行，服务学生“零距离”

多方面为学生开放窗口，如在档案馆网页增加翻译申请链接，通过微信公众平台或者手机APP申请翻译服务，学生可在上面留下信息和所需翻译申请，在完成成绩、学历学位翻译后，档案工作人员可以根据学生留下的快递信息,为其提供邮寄到付业务，极大方便外地学生，减少来回奔波。