关于电力档案数字化加工的实践探讨

梁丽宁

摘 要：本文主要简单的介绍了电力档案数字化加工的内容，探讨电力档案数字化加工实践的有效措施，以充分发挥电力档案数字化加工的作用，实现档案管理工作的现代化，提高电力档案管理工作水平，保障电力档案数字化加工质量，从而有效应用现代计算机信息技术，为人们提供更为优质的电力服务，并且做到资源共享。

关键词：电力档案；数字化加工；实践；有效措施

全球信息化背景下，我国档案管理工作，也开始转型，改变传统的档案管理模式，充分应用现代计算机信息技术，进行数字化加工，将过去纸质档案内容，全都保存为电子形式。电力档案数字化加工，是时代发展的必然要求，也是提高电力企业档案管理水平，促进电力企业高速发展的有效手段，必须予以高度重视，不容忽视。将电力档案进行数字化加工，可有效实现电力企业中资源数据的共享，便于查找和使用，有利于提高电力企业的工作效率，推动电力企业的现代化发展，具有重要的意义。

1 电力档案数字化加工的内容

电力档案数字化加工，主要有两种方式：一种是由电力企业中的档案人员来执行，利用扫描、照相等方式，来将纸质档案输入到电脑中，进行数字化转化。这种方式会给档案管理人员带来巨大的工作压力，工作量很大，需要耗费的时间比较长；另一种是外包给专业的数字化加工企业，由其来完成档案数字加工工作。这种方式需要一定的经费支持，要有完善的监督制度，以保障档案资料的安全性，避免信息外泄[1]。档案数字化所包含的内容比较多，除了电力企业中的文书档案之外，还有电子照片、录像带、奖牌等，都需要转化为数字形式进行保管。

2 电力档案数字化加工实践的有效措施

2.1 重视数字化加工，严格按照规定来执行

为了保障电力档案数字化加工质量，做好这项工作，则必须明确档案数字化加工的重要性，及其作用。电力企业的领导人应当起到带头作用，要自上而下的强调和关注数字化加工，予以监督和管理。电力企业的财务部门，应当积极配合与协助，在涉及到经费的时候，要积极响应申请，并监督经费的使用情况。电力档案数字化加工，并不是某一个部门的工作，而是需要每一个部门之间的协作，各部门之间需加强交流与沟通。

例如，电力企业的品牌管理部门，需要将历年来企业中所涉及到的品牌形象宣传照片，或是录像、影像等资料，都搜集起来，整理好之后交由相关部门，由其来将这些内容进行数字化加工；科技信息部门，则要予以数字化加工一定的技术支持，维护好所需要的各项设备，保证其能正常运行，还要做好结果验收工作，以验证纸质档案转化为数字形式的结果，确保质量达标；安全监督部门，则要充分发挥其职能，做好监督工作，辅助项目执行人员，来进行有效的管理。

另外，所实施的电力档案数字化加工工作，必须严格遵循国家政策要求，无论是格式，还是存档规格，都需要按照要求来完成。比如说，不同的文档格式在清晰度和格式上有着不同的要求。一般的电力企业文书档案，采用黑白二值图像；特殊的工程文档，则扫描为真彩色图像。文件的大小不可超过五兆，文档需要进行单独保存，不可混在一起；照片形式的档案，则需要储存为JPG格式，或者是TIFF格式。扫描加工的文档，要求所有的图像顺序不颠倒，页面不存在污点，能够清晰的看清内容。扫描后的文档在打开后，内容不能发生改变，储存的档案号要与原来纸质的统一。

2.2 档案数字化加工需做好保密工作

鉴于档案数字化加工有外包专业数字加工公司及自己扫描加工两种方式，均涉及到保密问题。因此，在实施此项工作的时候，一定要严格保密。需要强化相关人员的安全意识，制定与之相关的各项政策制度，将保密性纳入制度中，规范档案管理人员的行为。档案的权限要进行科学划分，并做好备份。所有的数据都要与原文件數据保持一致，储存于数据库中时，一定要确保其安全性。另外，泄密情况一经发现，必须严惩。可组织相关人员进行安全培训，使其认识到自身的保密责任，所有的数字化加工，应当在办公场所完成，现场可以安装摄像头，来进行实时监控。数字化加工中的计算机，要与外物进行物理隔离，非必要情况，与档案数字加工无关的所有数字设备、通讯设备，都不可带入到加工区域中。纸质档案的出库、入库，也都要做好登记，实施有效的管理，以确保纸质档案不流失、不遗漏[2]。

2.3 加强对档案数字加工人员的培训

电力档案数字加工工作开展的有效性，很大程度上要依赖于加工人员的工作态度和能力。因此，必须重视对相关人员的培训和管理，坚持以人为本的原则，以激发数字加工管理人员的工作积极性，使其能够主动地投入到工作中。手续爱你，可以派遣数字加工人员参与省级、市级的档案业务培训中，提高其档案管理能力，掌握基本的数字化信息技术，明确自身职责，并且严格按照规范来执行档案数字加工工作。

3 结束语

在电力企业档案管理工作中，进行档案数字化加工，十分有必要。将纸质的文档转化为数字信息的形式来进行保存，有利于延长档案保存时间，提高档案管理效率，更顺应了信息化时代的发展趋势。在开展电力档案数字化加工工作的时候，一定要细心，选择合适的加工方式，可将文档格式进行统一管理，保障电子文档的质量。要制定完善的数字化档案管理制度，并贯彻落实，建立健全的档案数字管理体系，将电力企业中的所有文档，进行整合归档，实施标准化管理，从而确保电力企业中档案资料的完整性和准确性。总而言之，实施电力档案数字化加工，响应了信息化管理的号召，起到了有效的作用。

参考文献

[1]王远芳.纸质档案数字化加工中应注意的几个关键环节[J].黑龙江档案，2017（3）.

[2]孙亮.档案服务外包管理研究——纸质档案数字化加工管理[J].机电兵船档案，2018.