浅谈疾控中心档案精细化管理的理念和实践

祝琳 涂画

摘 要：通过档案精细化管理，充分利用规范化、信息化的方式，促使档案服务功能发挥出了应有的价值，对推动疾控中心的各项工作顺利进行有着积极的作用。在具体工作期间，从转变员工思想理念，推广档案精细化管理模式，完善档案管理方式，优化档案管理制度，提升档案利用率，继而实现了档案管理的跨越式发展，为疾病预防控制中心各项工作的顺利进行提供了应有的保障。

关键词：档案；精细化管理；优化管理；利用率

所谓档案精细化管理，简单的说就是将工作做到细节上去，准确把握细节之处，促使其一直处于受控状态。构建一套切实可行的档案工作流程，将其落实到实处，并把档案管理的触角伸向单位的每一个领域中，通过行使相应的职能，对档案管理和服务职能加以拓展，以此来实现档案管理“零”死角。

1 将意识转变当作契合点，从档案传统管理向精细化管理转变

档案是单位生产、管理等相关活动以及党的建设、企业文化建设等相关工作的真实记载，同时也是单位开展相关工作的参考依据。在最近几年里，随着行政管理职能的不断转变，首先在疾病预防控制中心档案部门开展了精细化管理的理念教育活动，其目的是为了促使全体员工的思维模式发生相应的转变，通常表现在具体工作期间做到“四个转变”：第一，档案工作从原来的收集型向现在的管理型转变；第二，档案工作领域从事后的静态收集向全过程的动态控制转变；第三，档案职能从原来的保存型向现在的利用型转变；第四，档案工作作风从原来的机关型向现在的服务性转变。由此可见，这一系列思维模式的转变，促使相关管理者从根本上明确了工作目标和方向。

2 将细化档案管理内容当作基础，不断推进档案精细化管理

2.1 熟练掌握档案管理体系，保障档案收集顺利

为了保障档案权限管理制度可以落实到实际工作中，在第一时间收集档案，除了要制定出完善的规章制度以外，还应当将“一把手”领导总开关制度落实到位，对疾病预防控制中心的档案情况做到了如指掌，为增强收集、保存等工作的有效性提供应有的保障。疾病预防控制中心的档案王往往来自每一个科室，主要集中在以下几个方面：第一，人；第二，财；第三，物。为了进一步保障档案资料的完整性，工作人员应当深入一线业务科室，对所有科室的工作环节做到熟练掌握，与相关科室人员保持友好的往来，熟知他们工作中的需求，把档案管控关口向前移动，促使档案管理有机的和业务工作结合在一起。通过“多交流，多服务”，用服务的柔性来弥补收集的刚性，以此来促进收集执行力的全面提高。

2.2 对档案结构加以完善，紧跟时代的脚步

因为档案质量是档案管理效率、利用效率高低的直观表现。所以，疾控中心在开展档案管理工作的时候一定要打破以往的传统思想，在充分结合档案管理相关要求的基础上，对需要构建档案室的数量做到了如指掌，对所有档案做好鉴定与剔除工作，对需要的档案加以完善与优化，在全面了解档案分类的同时进行分类归档，以此来促进档案质量的全面提升；不仅如此，针对科研成果、史志等方面来说，应当加快特色档案室建设的脚步；对档案结构形式进行适当的改进，从原来比较单一化的纸质文档逐渐扩展到声像资料、实物留存等相关资料，以此来优化档案结构形式；在指定的时间内进行档案价值分析，对档案永久、短期的科学比例关系加以明确，其目的是为了促使所有档案都能发挥出自身的价值，最大化为疾控中心服务。

3 将完善管理方式与制度当作平台，确保档案精细化管理的顺利实施

3.1 构建与之相匹配的组织架构

通过构建与之相匹配的组织架构，为档案管理工作可以有条不紊的进行提供应有的保障。针对疾病预防控制中心来说，其档案管理外部主要由以下几个部门监督：一是市档案局；二是市卫计委。就档案管理内部而言，主要由中心副主任分管，同时每一个科室都安排了适量的兼职档案员，主要负责具体事务。对工作职责加以明确，细化了工作内容，并在此基础上和各科室绩效考核相挂钩，实施闭环控制。

3.2 构建规范标准的档案管理制度

通常情况下，规范标准的档案管理制度主要包含以下几点：第一，档案工作岗位责任制；第二，材料收集归档制度；第三，档案借阅管理制度；第四，档案复制制度；第五，档案销毁制度等。由此可见，这些管理制度的有效建立在疾控中心档案精细化管理工作中起到一定的促进作用：一是对档案管理工作加以明确，促使所有业务可以按照相关要求进行，降低了工作盲目性；二是在第一时间把工作当中发生的问题与处理措施书面化，这样做的目的是为了使得这些经验与知识得到累积，以便减少日后在同类问题上再犯错误。通过构建行之有效的工作规范以及督查机制，对岗位责任加以细化，以此来实现从人治向法治过渡。

4 通过档案精细化管理，将档案利用效率加以提升

众所周知，档案管理的核心任务就是为工作服务，疾病预防控制中心通过档案精细化管理，提升档案利用率是其主要目标。通常表现在以下几点：第一，在很大程度上加快了电子文化收集的速度；第二，积极建设与优化档案系统局域网络；第三，加快已有档案目标数据库以及部分全文数据库建设的脚步；第四，加快二维码技术开发的速度；第五，加大信息反馈工作开展的力度，对衍生出来的新问题做到熟练掌握，不但对优化档案资料大有裨益，还会对档案价值的挖掘带来诸多益处，继而深度剖析档案利用的规律，为可以及时改进档案利用工作提供方便，继而从根本上提升档案利用率。

5 结语

总而言之，在具体工作期间，通过档案精细化管理，不断提升档案管理水平与充分发挥它应有的价值，减少档案管理工作被忽视。我们都知道，档案管理只是疾控中心管理的一个部分，只有将其渗透到单位的方方面面，才能衍生出一个环环相扣的精细化管理体系，充分发挥精细化管理的价值，以此来促进档案利用率的全面提升。

参考文献

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[4]刘燕.探析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务，2018（11）：49.

作者简介

祝琳，湖北省疾病预防控制中心工会，研究生。