企业内部制度建设管理探讨

钟菊平

摘 要：绿水青山就是金山银山。A企业作为林业公司，把林地绿化、生态保护、经济发展有机结合，在加快构建绿色产业体系、形成绿色发展方式、打通绿水青山向金山银山转化道路上迈出新的步伐，为保证A企业在这条道路上稳步前行，应当寻找内部控制的关注点，以便加强内部控制。在控制环境方面控制制度建设过程中，针对该企业内部控制活动中出现的问题进行分析，不断地完善内部控制制度，进而实现内部控制的管理目标。

关键词：林业公司;内部控制;制度建设;控制活动

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.22.046

0 引言

本文以A企业为例，根据A企业内部控制的基本现状，剖析A企业现行的内部控制制度上存在的问题，例如内部控制制度设置不规范、内部控制人员的综合素质不高，内部风险管理意识缺乏、信息传递与沟通不畅、缺乏对内部控制的有效监督等。针对上述存在的问题，本文分别从规范设置内部控制制度、提高内部控制人员的综合素质，加强内部风险管理意识、加强信息传递沟通、加强内部控制的有效监督等四个方面探讨如何改进和加强A企业的内部控制制度建设管理。

1 A企业背景介绍

森林资源是林地及其所生长的森林有机体的总称。以林木资源为主，林地包括乔木林地、疏林地、灌木林地、林中空地、采伐迹地、火烧迹地、苗圃地和国家规划宜林地。林业公司在我国的生态建设、林木资源供给方面作出了重要的贡献。A企业是属于片区总部林业公司，主要经营范围包括森林资源培育及相关配套产品的开发、利用，林木营造、销售，林木及林木产品的进出口贸易、园林绿化工程等。A企业上属总公司是B集团公司，在境外已上市，A企业被B集团公司收购后也并入上市公司管理范围，B集团公司对下属子公司实施扁平化管理模式，A企业有相对独立自主能力。A企业总部设立在某省会城市，并在多个城市设置了分子公司，各子公司分布分散，地处偏远，跨越多个县市。部分公司是新收购的林场，重组后成立的新公司;部分公司是按收购林地属地原则，成立的新公司。公司组织架构情况，总部设立总经办、IT部、预算管理部、核算管理部、营林技术部、人事行政部、运管部、法务部。分子公司设立经理室、财务室、综合管理部、生产技术部、资源管理部。

2 A企业在内部控制中存在问题

很多林地在收购过来的同时，沿用了原国有林场的管理制度，保留了原管理人员，导致在管理方式上延续了老国企的不足，具体表现为规章制度等不够完善，管理较为松散，控制风险能力不强。缺乏内部控制意识和有效的控制活动。控制环境类内部控制制度设计方面存在管理层重视程度不够、控制制度缺失、指导设计的实务缺乏等问题。

2.1 内部控制制度设置不规范

在分子公司人员配置上，既有原国有林场员工，又有集中从市场上新聘用进来的员工，A企业未建立完整的内控制度体系，没有营造一个好的控制环境。亟待制定出一套完整的内部控制制度，以便明确控制目标，明晰职责分工，规范操作流程。在内部控制执行过程中，以控制目标为导向，以内控制度为准绳，严格执行流程制度，并对结果进行评估。设置日常监督和专项监督机制，明确责任人，增强控制意识和责任心。

2.2 内部控制人员综合素质不高，内部风险管理意识缺乏

员工在内部控制执行过程中，流于形式，被动的接受公司内部控制规范的约束，缺乏主动风险防控意识。内部控制工作要有效落实，发挥其在企业管理中应有的作用，人的因素是关键。内部控制制度由人设计，也是由人来实施。曾经出现过，公司员工私自收取采伐款，并擅自加盖公章，私吞公款的情况。导致严重后果，之后该员工被公司起诉判刑。

2.3 信息传递与沟通不畅

A企业信息传递与沟通不畅。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效的沟通，这是实施内部控制的重要条件。公司没有自己的内部邮箱，及时沟通群等，同时也没有形成相应的会议制度，员工之间缺乏沟通，对工作计划没有合理安排，工作效率低下。很多老林业员不太会用电脑操作，部门与部门之间出具的数据不统一。

2.4 缺乏对内部控制的有效监督

没有建立独立的内部审计部门，内部审计职能由财务部兼任，缺乏独立性和权威性。内部审计人员的职业素质也难以得到保证，因此，对于内部控制执行过程中出现的问题也难以做出合理的判断。外部、内部监督机制不足，内部控制监督不力。

3 加强A企业内部控制的建议和措施

企业内部控制建设有助于提供企业内部管理水平和风险防范能力，国家也出台了一系列的指引文件。内部控制目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报表及相关信息的完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。企业建立与实施内部控制要考虑全面性原则，重要性原则、制衡性原则、适用性原则，同时也要兼顾成本效益原则。内部控制规范作为风险及内部控制的综合性管理文件，是贯彻公司各类专业管理要求，监督管理实施的有效载体，对提高公司的执行力、提升公司的效率、增加公司效益、提高综合管理水平具有重要的意义。针对A企业以上的问题，该企业管理层牵头，采取了以下措施。

3.1 规范设置内部控制制度

A企业管理层开始意识到内控的重要性，同时为了迎合境外上市对企业内控要求，将企业所有中层领导一起开会讨论，起草，制定一系列的内控制度，推行使用新的内控规范。很快，A企业就设置了一整套适合本公司内部管理用的SOP（Standard Operation Procedure）流程。SOP即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。同理SOP流程就是把流程标准化，指导和规范工作流程。制定部门按照管理职能分财务部管理、人事管理、法务管理、行政管理、林业生产等，具体文件名称也统一编号。涉及人事管理的包括：人事管理制度、崗位绩效考核工作实施方案和绩效考核评分表、组织架构图、员工绩效方案等;涉及到行政管理的包括：行政管理制度、人员系统维护纲要、设备及网络管理办法、采购管理程序、关于各类 运营费用报销的规定、关于公司运营单据审批程序的规定等;涉及财务管理的包括：A企业权限手册、付款及费用报销管理制度、固定资产及低值易耗品管理、固定资产折旧、现金管理制度、银行账户管理、集团内部往来管理、A企业林业会计处理方法、资产盘点管理、月结合账程序等。涉及法务管理的包括：合同审查规程、合同管理规程、法务工作流程、合同审批流程等;涉及林业管理的包括：造林作业管理程序、采伐作业（检尺）及销售管理程序、采伐作业（称重）及林木销售管理程序、毛竹林培育技术规程、森林采伐作业及林木销售管理程序、造林（抚育）作业管理程序、造林作业工序质量标准及验收付款标准等;涉及资源管理的包括：森林资源管护办法、森林资源稽核管理程序、林木及林地收购流程等;涉及到贸易管理的包括：木材贸易管理程序、叉车管理制度等。同时将原来的制度作废，及时启用新的内控规范制度。至此，A企业基本业务都有章可依，规范流程后，相应提高了工作效率。

3.2 提高内部控制人员的综合素质，加强内部风险管理意识

在推行了一整套内部控制管理流程后，随后进行了一系列培训工作，对涉及相关的内部控制人员进行培训，提高内部控制人员的综合素质，同时强调风险管理意识。在流程上也加强风险管理控制点，例如：合同管理：为加强内部控制，各下属公司所有涉及经济业务合同的审批会签，必须增加财务负责人签字，公司公章负责人（总经理）在所有签字齐全条件下方可盖章。公章管理：对各子公司公章、财务章、法人章使用作如下规定，公章、财务章、法人章集中由行政部负责人统一管理，各分子公司印章责任人严格按照规定的审批权限表管理使用印章，及时做好分类登记，记录明细每周统一报归口部门，严禁加盖空白合同、协议、证明和介绍信。

公司的经营活动中与财务报告相关的所有业务环节，包括但不限于：销货及收款、采购及付款、成本核算、关联交易、对外担保、重大合同、存货管理、固定资产管理、资金管理、投资与融资管理、人力资源管理、信息系统管理等，都必须有财务人员参与。

3.3 加强信息传递沟通

信息沟通是实施内部控制的重要条件。为了加强A企业信息传递与沟通的效率和效果，A企业建立了自己内部邮箱系统，财务系统上线ERP，建立工作及时交流群。同时建立相应的周例会、月度会议、季度会议、年度会议制度。提倡紧急事项紧急沟通，沟通的最好方式是直接面谈，这样信息能及时有效的在双方传递，达到沟通的效果。大家能及时沟通，对遇见的问题及时反馈跟进。对业务不熟悉的人，通过培训，多学习，加强对方的工作胜任能力，如果实在不行，进行相应的岗位调整。常规工作反馈，建议用邮件，涉及跨部门的，多沟通后再发送，并抄送给相关部门，保证不同部门对同一事项对外披露保持口径一致。

3.4 加强内部控制的有效监督

企业建立与实施内部控制要考虑全面性原则，重要性原则、制衡性原则、适用性原则，同时也要兼顾成本效益原则。当A企业达到一定规模后，建议成立独立的内部审计部门，避免内部审计部门由财务部兼任，加强独立性和权威性，保证内部审计人员的职业素质，对于内部控制执行过程中出现的问题做出专业合理的判断。外部监督机制，该企业因为是境外上市企业，需要提供内控审计报告，也是对内部控制的一种监督，每季度财务负责人和公司负责人上报职业操守报告，在《公司负责人、财务负责人保证书》、《季＼＼年度报告核对清单》等文件上签字，确保内控有效执行。内部监督机制，定期、不定期的对制定的内控制度执行过程进行检查，并将检查量化打分，和绩效工资挂钩，提高大家对制度执行的积极性，同时鞭策内部控制人员主动提高素质，以及风险管理意识的增强。

4 结论

综上所述，林业企业如果要提供自身的市场竞争力，就必须加强内部控制，内部控制制度的强化对于企业的管理水平和技术水平都有很大的影响，并且有助于企业在激烈的竞争环境中得以更加长远的发展，树立起强大的竞争力，为企业之后的长远发展打下坚实的基础。所以，寻找内部控制的关注点，在控制环境方面控制制度建设过程中，针对该企业内部控制活动中出现的问题进行分析，结合企业自身发展实际情况，不断地完善内部控制制度。提供企业综合实力，促使林业企业在加快构建绿色产业体系、形成绿色发展方式、打通绿水青山向金山银山转化道路上迈出新的步伐中越走越遠。

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