关于机关档案室文书档案整理中存在的问题分析及解决方法探讨

陈思颖

摘 要：文书档案指的是已经办理完结束，在机关活动中形成的文件材料。整理指的是将办理结束的，具有使用价值的文书档案以件或者卷的形式对其进行分类、编号、排列等，让其成为有顺序的过程，文书档案最关键的环节就是收集上乘的文件材料，保管以及利用下续的文书档案。本篇文章主要介绍了在机关档案室文书档案整理过程中所存在的问题，并给出相应的解决对策。

关键词：文书档案；整理档案；解决对策

国家档案局在2016年进行发布并修订了归档文件整理规则（DA/T22-2015），（以下简称《规则》），《规则》是对基础性档案工作行业的进一步规范和整理，它借鉴了传统立卷方法、在合理做法的基础上，从机关工作的实际出发，规定了文书档案保存的整理规则，规定文件整理的保存模式要以件为单位。作为机关档案室工作的一员，应结合当前工作现状和大家一起对档案室档案整理中遇到的常见问题进行全面分析，并给出相应的解决对策。

1 机关档案室文书档案整理中的常见问题

1）档案归档范围不明确。首先，由于一些单位档案员工作岗位不稳定，且有些并不是档案专业的工作人员，对本单位编制的《文书档案保管期限表》的内容也不是十分了解，对所需归档的资料和文件不太明确，导致整理工作量庞大。此外，上级机关对本单位的意见与批复在整理过程中较为混乱，导致有些重要的文件丢失，查找不到。

2）部分文件跨年度归档。在档案资料上会标注有多种类型的时间，如批准日期、成文日期、收发日期等，对于年初和年底下发的文件应当格外注意，部分单位在年初所下发的文件，实际上批准的时间缺位去年的年底，这样有时会让工作人员误认为是新一年的归档文件。

3）文件页码编写不准确。新的归档文件通常以件为单位，本身就标有固定的页码，因此在归档时采用的是原页码，档案的背面不在进行重新标注。而有些资料是按照奇数页或是偶数页标注的方式进行归档的，对于纸张较大的档案资料来说，有时还要根据实际情况，修订原有页码，重新进行标记，这样一来就容易引起错号、漏号和跳号的问题。

4）不规范的档案装订。文书档案包括的内容有很多，如：文件审批单、文件正本、副本等，在对这些档案资料进行装订时，有时会由于工作人员的疏忽，会将原本装订在档案资料上的订书针、曲别针等不符合档案整理规定的材料落在档案中，甚至为了方便直接用夹子进行档案整理，这些做法都是不符合档案整理规定的。

5）未采用备考表。有些工作人员认为填写备考表不过流于形式，对填写备考表持消极态度，另外，其认为当前的档案是很完整的，在备考表上填补填写都无关紧要。

2 机关档案室文书档案整理中存在问题的解决措施

1）规范档案整理的范围。可以在整理过程中按根据本单位的在办文件，已发文件，批示文件，其他等四类进行归纳。具体如下：在本单位的文件务必全部归档，必须要本单位去办理的文件需要按照单位相应的管理模式由公文管理部门整理后归档。另外，上级领导对本单位事物的批示以及本单位领导直接所批示的有关材料也需要全部归档。还有其他类的文件（除了办公件和批示件）。还有下面的文件材料也需要全部归档。首先是本单位的会议记录和一些珍贵的记录本；其次是本单位已经发出的没有来得及编号的文件、信息等；然后是本单位召开的重大活动指南、重要会议、领导讲话稿、签到表、总结等相关的文件材料；四是与本单位相关的重要协议、合同以及各类有关人事的证明、工资表等材料，五是本单位用印登记册、年度收发文件册、以及与本单位相关的新闻报道等，六是本单位认为一些很有保存价值的文字和表册。

2）对一些跨年度的档案合理的分类。一份文件往往的时间特征是有很多个的，正常是以正文的落款日期为准的，以签发日期为准的大多包括年度的总结、计划、统计报表等。例如；2014年的《2013年工作总结》归入2014年中的，2015年上报的《2014年档案统计年报表》归入2015年中；针对一些时间久远的研究课题，大多以颁发证书日期及课题结束日期为准。

3）对文件总页数统计时需要编写文件页码。一般从总页数就能知道一份文件所含的具体内容是否经过领导审批等，因此在编写页码过程中，大多在图标或者文字每页材料正面的左上角、背面的左上角用油笔写上大写的一开始进行标号，每份文件的流水页也是不同的。一些空白页，无需编页号。那么针对很大纸张的文件，如果这个内容是完整的，需要在纸上的右上角或者左上角上编写相应的页码，不用考虑是否折叠，都可以算上一页。

4）归档文件需要符合相应的档案要求。在对机关工作室的文书档案进行整理时，一定要特别注意不利于档案保护的材质，如大头针、订书针、回形针等，这些材质对纸质档案来说具有一定的破坏性，是不符合档案整理规范的，因此，应当采用不锈钢书钉来装订文书档案，尽可能保护档案材料得完整性。

5）填写备考表。备考表一直以来都被用于机关工作室的档案整理工作中，可以说在某种程度上对于改善归档文件的管理工作是十分有效的，备考表的使用能够充分保证档案信息的保密性。在填写备考表时，应选用墨汁或者耐久性良好的蓝黑墨水，以防止由于时间过长导致的笔记模糊。备考表是对档案盒内档案资料的简要介绍。例如；本卷有多少件文件材料，在这之中，有多少文字材料，还有需要说明光盘和图纸等情况，对负责整理档案的人员要在整理人一栏中认真填写，负责的领导要在检查人这一栏中填写，要填写整理结束的时间。

3 机关档案室文书档案整理工作的人员管理

1）改善员工工作态度，健全档案管理制度。对于机关档案室的档案整理工作，最根本的就是要从人员抓起，让员工的思想观念得以转变，对档案整理工作能够引起足够的重视，工作做到尽职尽责，保持良好的工作态度，文书档案的整理工作不仅仅是单一的档案整理，还对整个政府机关开展其他工作起到重要作用，因此各级领导应起到带头作用，对自己部门的工作及时监督、上交高质量的档案材料。同时，各个机关单位在文书管理方面也需要及时创新，文书档案整理機制也需要完善。

2）建立专业队伍，加强内部管理。机关档案室的文书档案整理工作专业性较强，因此需要专业的人员来进行整理档案。同时，还要加强机关档案室内部的管理工作，具体应从以下几个方面入手：第一，应多渠道引进从事档案管理的优秀人才。档案管理工作本身是较为繁杂的，需要多环节的相互支持和配合，是一个较为庞大的系统，具体包括档案的收集、分类、整理再到开发利用，只有工作人员对各项工作十分熟悉和了解，才能最大程度的提升工作效率。由此可见，引入专业档案管理人员是十分必要的；第二，应定期对机关档案整理的工作人员进行培训，全面提升其专业水平，提升工作效率。例如：聘请具有丰富经验的档案管理专家对机关档案室的工作人员进行系统的讲解和培训，督促员工积极参加关于档案整理方面的讲座和报告，并对其进行全面的考核，打造一支专业性较强的档案整理团队。第三，要拓宽文书档案管理人员的职业上升空间，及时给予在工作岗位上表现优异的工作人员丰厚的待遇和职位，这样一来，人才才可以稳定下来，防止人才的不断减少。最后，更新内部管理制度，要求工作人员照章办事，严厉打击消极懈怠，玩忽职守的情况。另外，还要定期安排工作人员外出学习和培训，单位也应鼓励工作人员努力学习，提高专业技能。

4 结束语

文书档案的整理工作是一项长期且繁杂的工作，档案整理人员应保持较强的耐心和事业心，充分完成好机关档案室文书档案整理工作，以便于在日后的工作中快速、准确的查询相关的材料记录，为机关工作高效运转提供保障。

参考文献

[1]刘畅.机关文书档案整理若干问题及对策[J].兰台内外，2014（04）：70.

[2]闫冬.机关文书档案整理存在的问题及对策[J].同煤科技，2013（03）：52-54.