高速公路文书档案管理规范化建设分析

朱碧云

摘 要：面对21新世纪发展的要求，推动高速公路文书档案现代化管理目标的实现成为高速公路管理的重要一环。在进行文书档案管理时对众多档案实行数据信息电子管理，做到数字化、网络化和信息化融合的“三化”管理模式，可以实现对文档进行直接可靠和有效的管理，进而更好地为高速公路建设保驾护航。因此，笔者拟对高速公路文书档案管理进行研究，希望能以此推动高速公路管理的发展。

关键词：高速公路建设；文书档案；管理现状；改进措施

高速公路作为公众出行的主要载体之一，在21世纪发展新阶段中有着重要的作用，被看作建设国家的基础项目之一，直接影响国家经济和民生的发展。而高速公路文书档案管理又是高速公路管理中的关键点，高速公路的文书档案一般都是用来记录公路建设和管理工程中的问题和进度，能够为随后高速公路的建设工作的提供参考和依据。由于高速公路的文书档案记录了大量工作情况，所以具有数量大和内容丰富的特点，工作人员在进行管理的过程中又必须确保资料完整无误，这无疑给文书档案管理工作制造了麻烦，因而我们应该提高工作人员管理高速公路文书档案的能力，对档案规范化建设进行理论性研究。

1 高速公路文书档案规范化管理的原因和存在问题

在现代社会发展的过程中，高速公路不仅承担着交通运输业基础设施的作用，也承担着促进社会经济发展的重要作用。做好高速公路文书档案管理是推动高速公路发展的奠基石，因而要进一步建好高速公路就要切实提高管理高速公路文书档案的水平。但是，目前我国在档案管理上还存在着许多缺陷。

首先是信息的收集和整理不到位。在对公路建设的情况进行信息收集需要耗费大量劳力和时间，而整理的过程中也需要管理者投入大量精力，这种高投入慢回报的管理工作往往容易让人心生倦怠进而不重视。然而在公路管理的过程中这些文书档案其实是至关重要的，一旦人们需要一些前期的数据资料时文书档案却无法满足工作者的需求时肯定会对接下来的高速公路建设工作造成新的困难，影响整个建设进程。

其次是档案的管理机制不健全。只有部分高速公路管理公司对高速公路文书档案管理工作建立了相应的档案管理制度，而且这些部门所设的制度可能是虚设，由于制度规定的责任不明确和不科学就无法得到有效的实施。没有有效的机制去规范管理人员的工作就会出现工作推诿，效率低下的现象，影响整个管理工作的开展。

再者是工作人员的综合素质不够高。文书档案本身就具有很强的专业性，自然要求档案的管理人员具有较好的专业知识，能够实现专业高效管理。但是就目前高速公路文书档案管理现状而言，档案管理人员的素质远远不能达到要求，他们在对信息进行收集、归类、整理的过程中没有专业知识作支撑，就无法满足高速公路管理的需要。所以在高速公路文书档案管理中迫切需要实现规范化管理。

2 实现高速公路文书档案规范化管理的可能性措施

想要高速公路的发展稳步向前就需要对高速公路进行管理，而这个过程中势必需要记录下大量相关的文书档案。这些档案将高速公路建设的状况进行了一一记录，连接了各个部门单位的工作情况，自然而然地，这项文书管理工作对于整个公路管理工作而言也就变得异常关键。所以我们在对高速公路的各种文书档案进行管理时，必须保持档案资料的完整性和真实性，对其进行规范化管理，实现管理的精准化。但是现实情况是我国在高速公路文书管理上存在严重不足，所以我们更加需要对高速文书档案的管理模式进行革新，通过改革创新实现规范化管理，下面将对如何做到规范化管理进行可能性分析。

1）提高管理者和领导者的重视程度。在进行高速公路文书档案规范化管理的过程中，首先对工作者的要求就是转变传统的思想和观念，而要实现转变管理人员的思想就需要先转变领导者对科学管理高速公路文书档案的观念，要提高领导者对科学管理的重视才能有效带领工作者进行科学管理，同时为科学管理提供强有力的物质、人才、技术支持。拥有管理者和领导者关照大局的顶层设计，有助于我们更好更快地实现传统管理向信息化、数字化管理[1]目标的实现，进一步实现整体发展文书档案管理。

2）加强科学收集和整理公路建设信息的建设[2]。为了实现高速公路管理的目标就要求管理者按照收集和整理公路建设信息的要求进行。首先，要用联系发展的观点进行工作，工作规程还要遵循客观规律，比如，我们需要依照整体规律对高速公路文书档案信息进行收集，对文书档案信息内容相同的部分进行统一整合。又比如要用联系的观点看问题，将高速公路管理各个部门的关系有机的联系起来，这样有利于各个部门就高速公路管理问题进行高效的交流沟通。其次，为了使各种文书档案能够在各管理部门中实现有效传阅，还需要对文件的格式进行统一规定。

3）创建创新文书档案管理制度。为更加规范我国高速公路文书档案更具规范性，在新时期的我们在对高速公路档案进行相关处理时，应通过建立较为完善的文书档案管理制度来规范相关工作人员，同时也能借此制度来实施相应的责任制，在该项工作的某一环节出现问题时，可以及时找出相关负责人，并且能尽快采取措施解决档案管理中出现的相关问题。另外，在该项制度中还应设置一定的赏罚机制，对工作中相关人员出现操作不当、信息处理失误、专业能力不强等一系列问题时，应对相关人员进行处罚；对于档案工作开展好的工作人员，评为年度档案工作先进，给予优秀员工表彰，成立档案专项奖金等等，促使高速公路的文书档案管理工作有序进行。

4）对文书档案管理工作人员进行内部整改。研究表明高素质人才对文书档案管理更为有利。高素质人才在专业能力的引导下，能够更有效的对档案资料进行收集、分析、处理以及整理，并且更加熟悉相关流程，对每一个细节的把控也更为小心谨慎。在科技不断进步发展的社会中，高素质人才团队的建设，能够更快的掌握一些信息化的操作工具，利用信息技术来查询相关资料等，以此提高工作效率。在引进高素质人才之初，要对该人员进行一系列培训、考核，通过者才方可进入该团队。对于在岗员工，要积极开展一定的进修活动，提高工作能力，同时也能为文书档案管理工作效率的提高提供动力。

3 高速公路文书档案规范化管理的优势

1）有利于实现专业化管理。我们在高速公路建设过程中对发生的事情和时间地点内容等进行记录就形成了一系列高速公路文书档案，对这些文书进行规范化管理时，由于记录的内容庞杂，文档管理人员就常常需要运用专业知识和结合高速公路建设的特点对所有的资料进行科学合理的归纳分类和保存，比如按照年份进行划分，按照区域划分，并确保在整理资料的过程中保证信息的完整性[3]和专业性。

2）有利于保证记录的真实性。由于文档内容包含了高速公路建设过程中的方方面面，比如需要对高速公路各项数据指标，对各个部门的建设运营的现实情况，后期发展现状等进行记录，极有可能因为某些原因导致记录的内容不够真实，而规范化的管理模式能够确保在进行记录的过程中保证数据资料的真实性[4]。

4 结束语

综合高速公路管理的现状和发展情况来看，表明我们在进一步发展的过程中必须顺应时代的发展，对高速公路文书档案的管理机制等进行改革创新。在进行管理机制创新时需要加入信息网络技术的运用才能切实做好文书档案的管理工作，实现规范管理档案目标。除此之外还需要加强高速公路文书档案管理的人才、制度建设，做到在根本上实际的提高管理高速公路文书档案的能力水平。

参考文献

[1]张帆.浅析建立文書档案数字化管理模式的必要性[J].现代经济信息，2017（2）：444-444.

[2]葛志英.浅谈高速公路档案收集整理与信息化建设[J].财经界：学术版，2016（9）：345-345.

[3]蒋美飞.高速公路工程建设档案管理中的特点与对策研究[J].办公室业务，2018，No.294（13）：101.

[4]葛志英.浅谈高速公路档案收集整理与信息化建设[J].财经界：学术版，2016（9）：345-345.