信息化背景下的档案管理创新策略分析

闫文华

摘 要：随着现代科学技术不断发展，将信息化技术合理的应用到档案管理过程中，能够有效提高档案管理的实效性。本文通过具体论述信息化背景下的檔案管理创新的重要性，并根据实际情况提出信息化背景下的档案管理创新策略，旨在为开发和利用档案资料提供更多的便利条件。

关键词：信息化；档案；创新策略

在现代社会不断发展的背景下，广大人们的生活也随之发生了一定的变化，所以信息技术的应用也在一定程度上影响了档案管理的形式与方法，让档案管理工作的开展变得更加的便捷化和高效化。因此，在信息化背景下进行档案管理创新具有重要的现实意义。

1 信息化背景下的档案管理创新的重要性

在信息化背景下创新档案管理具有非常重要的意义，其具体表现在下列几个方面：

一是通过创新档案管理策略，能够有效增强档案管理的服务能力。信息技术的高速发展为档案管理提供了更多的便利，但是出现了一系列的问题，所以需要积极的创新档案管理形式和方法，这样能够增强档案管理部门的服务能力，为提升档案管理的水平奠定坚实的基础。

二是能够改善档案管理的服务手段。在以往档案管理的过程中，主要是以手工管理为主，通过人工进行查阅，在一定程度上影响了档案管理的效率。在现代信息化技术快速发展的背景下，传统的档案管理模式已经难以适应现代社会发展的要求，所以需要将信息技术与档案管理进行全面整合，充分利用网络技术进行搜索和查询，这样有利于改善档案管理的服务手段，增强档案管理的水平。

三是能够实现档案管理的多元化服务。随着现代观念不断更新，广大人们已经逐步认识到了档案管理工作的重要性，所以将信息化技术合理的应用到档案管理过程中，让档案管理逐步朝着多元化的模式发展，能够让档案管理资料开发呈现出多元化的趋势，让档案管理资料更好的为单位发展服务。

2 信息化背景下档案管理存在的问题

1）对档案的重视程度不够，信息化档案管理意识偏低。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2）档案管理制度不健全，管理手段不够规范。当前大多数政府部门及社会组织单位并没有建立一个相对健全和完善的管理制度。而在我国快速发展的这几年，对于档案管理的规范和标准也在不断地更新、变化，导致我国当前档案管理比较混乱。虽然这几年计算机技术的普及和发展给档案管理工作带来许多先进的技术和手段，但是还不能够很好地普及。传统的档案管理仍然是使用手工操作，不仅工作量大而且效率低，容易出错，给档案管理工作带来许多麻烦。例如缺乏标准宗卷外观规定，有些宗卷页数缺乏页码，不利于归档；案卷归纳缺乏统一标准，导致许多宗卷缺乏标题或题目不完整。由于一些组织对档案管理重视程度不够，有些工作人员在进行档案管理工作时责任心不足，在进行资料的收集、分类、汇总时过分强调档案的保密性，致使一些档案被尘封在保密架，无法被充分使用，造成资源浪费

3）对档案管理工作投入不足，档案管理人员素质偏低。对于一些基层单位，档案管理人员不足，以及管理人员素质偏低等问题十分普遍。档案管理工作十分繁琐，需要对众多宗卷资料进行收集、归纳和整理，因此需要消耗很大的人力物力，然而档案管理人员不足，素质偏低使档案管理工作处于被动状态。许多单位对档案管理工作投入不足，对档案室的建设不规范，设备落后陈旧，对档案材料保护不足，使一些档案材料损坏、缺失，严重影响档案管理工作质量。

3 信息化背景下的档案管理创新策略

1）创新档案管理意识，为档案管理工作的开展奠定意识基础。随着信息化技术不断发展，在档案管理工作的实际开展过程中，需要档案管理人员树立创新的意义，始终坚持与时俱进，并紧密结合现代化的服务方式，为优化档案管理服务奠定基础。其中，作为现代化的档案管理人员，需要具备创新性意识，切忌按部就班，并在不断实践的过程中学习一些新的计算机技术和手段，始终坚持与时俱进，学会充分利用网站、微博、微信公众号等方式展开档案服务，并借助信息化技术开展远程的业务指导、档案管理培训等。从而为提升档案管理的实效性奠定坚实的思想理念基础。

2）完善档案管理政策制度，为档案管理有效开展奠定坚实的制度保障。健全的法律法规体系是各项工作顺利开展的重要保障条件，而通过制定科学合理的政策制度是各项工作展开的重要保障。因此，在信息化背景下的档案管理过程中，应该全面分析当前档案管理工作存在的问题，并根据实际情况建立完善的法律法规制度，为档案管理工作的有效奠定良好的法律保障，为档案管理工作的开展指明方向。作为档案管理的负责人需要对电子文件归档进行相应的指导、验收、保管和提供利用，为档案管理资料的开发和利用奠定坚实的制度保障。

3）创新档案管理手段，为增强档案管理的实效性创造良好的条件。基于信息技术发展背景下的档案管理过程中，应该积极的创新档案管理手段，为提升档案管理的实效性创造良好的条件。

首先，在档案资料上传和收集方面实行自动化。基于信息化背景下的档案管理过程中，档案资料的录入和信息收集是非常关键的环节，而在人工进行上传和下载的过程中一旦出现问题，便会严重影响档案信息资料管理的真实性和准确性。因此，可充分利用现代信息技术优化程序软件，以此来保证档案信息资料的真实性，为提升档案管理的水平创造良好的条件。

其次，构建信息化管理平台。在信息化背景下的档案管理过程中，必须根据实际情况建立信息化管理平台，全面搜集和处理档案数据资料，合理的将档案管理资料与现代科学技术进行整合，在以创新思维为指引的背景下，通过全面实现各项资源共享，能够真正突破传统档案管理过程中的空间与时间限制。因此，通过全面开展资源在线查询服务，有利于提升档案资料的利用效率。

最后，优化信息化管理模式。在信息化背景下的档案管理过程中，通过优化信息化管理模式为现代档案管理创造良好的条件。充分利用管理系统对档案资料进行规范化处理，明确档案管理的细则，全面进行档案硬件基础设施和软件设施升级，优化档案管理形式，最大限度提升档案管理的实效性。

4）构建档案管理工作人才体系，打造高素质的档案管理人才队伍。在信息化背景下的档案管理过程中，为了真正保证档案管理的实效性，便需要建立完善的档案管理工作人才体系。一方面，高校的发展将为档案管理工作输出相关的专业人才，这是档案管理工作开展过程中的主要人才来源；另一方面，在档案管理工作的开展过程中，还需要定期组织档案管理工作人员参与专业化培训，有效提升档案管理人员的专业知识水平和专业技能，切实增强档案管理工作人员的综合能力。同时。在档案管理工作的开展过程中，应该注重档案管理工作人才储备建设，采取与校方开展实习学习合作的模式，为档案管理工作的开展储备人才，最大限度提升档案管理的实效性。

总之，在现代信息化技术快速发展的背景下，应该根据实际情况建立信息化下的档案管理制度、优化档案管理模式、建立档案管理工作人才培养体系，全面提升档案管理质量，让档案管理工作逐步朝着规范化和安全化的方向发展。

参考文献

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