简单完成Word表格的数据处理

王志军

某些时候，我们需要在Word文档中对表格中的数据进行相应的处理，常规情况下手工计算或借助Windows的计算器即可实现，或者也可以在Excel中完成计算之后粘贴过来。但如果源数据经常需要更新，那么这样的计算方法就不是那么方便了。其实，我们可以按照下面的方法完成数据的处理。

技巧1：简单完成函数计算

如图1所示，现在需要对评审费在“合计”单元格进行汇总。选择“合计”后面的单元格，此时会显示“表格工具”界面，切换到“布局”选项卡，在“数据”功能组单击“公式”，此时会弹出“公式”对话框，在“粘贴函数”下拉列表中选择“SUM”函数;光标返回“公式”文本框中，在括号后面手工输入参数“ABOVE”，单击“确定”按钮，即可得到汇总结果，效果如图2所示。

需要提示的是，这里的SUM函数使用的是ABOVE参数，而不是Excel的单元格引用，ABOVE表达的含义是对当前单元格上方的包含数字的连续单元格进行统计。除了SUM函数外，Word还可以使用AVERAGE、COUNT、MAX、MIN等函数，我们可以在“粘贴函数”下拉列表中查看。

技巧2：自定义计算公式

如果要求按照相应的规则进行计算，此时可能无法借助内置的函数实现，例如将原评审费用的标准提高8%，那么该如何在Word中完成计算呢？

我们可以将Word中的表格参考Excel的单元格进行理解，也就是使用列标和行号的方式进行表示，例如第1列第1行，可以视作A1单元格，依次类推。将光标定位到提高额的第1个单元格，在“表格工具→布局”选项卡依次选择“数据→公式”，在“公式”后面的文本框手工输入“D2*0.08”，确认之后即可看到计算结果。由于Word表格中的單元格的表示方式始终是绝对引用，因此需要对其他单元格逐个输入或批量粘贴之后再逐个修改。粘贴之后首先按下“Alt+F9”组合键转换为域代码形式，如图3所示，现在我们只需要手工修改其中的D2，最后再次按下“Alt+F9”组合键转换为显示结果，完成计算，如果计算结果没有刷新，请手工按下F9功能键进行刷新。