办公室行政精细化管理工作思路

赵云

摘 要：本文介绍了办公室行政管理存在的问题及其思路，并提出了办公室行政管理精细化的对策。

关键词：办公室行政；精细化管理；问题；思路；对策

办公室行政管理内容复杂，精细化管理是提高办公室管理效率的重要途径。根据企业办公室的特点，必须走规范化、科学化、精细化之路。同时，在树立企业精细化管理文化的过程中，这一理念必须深入人心，培养员工的工作习惯，进而全面提高办公室行政管理水平。

1 办公室行政管理存在的问题

1）没有明确的管理目标。目前，各部门工作中存在着各种小问题，其主要原因是办公室行政管理没有明确的管理目标，在工作中缺乏直觀的参考，对员工工作缺乏考核要求。在管理学中，对管理工作的明确性有严格的要求，严格的管理制度直接规定了权责统一和人的责任管理制度，对员工的工作有严格的要求。

因此，在实际工作中，员工为了自己的利益，会更加认真负责。此外，缺乏明确的管理目标，不符合职位要求，缺乏处罚机制，将会导致整个企业工作氛围在错误的方向，缺乏一个正确和积极的企业竞争氛围，这可能会导致工作的怠慢情况屡禁不止。

2）缺乏科学的量化手段。缺乏科学的量化手段是造成管理效率低下的主要原因，主要体现在以下方面：（1）日常工作内容“品德、能力、绩效”没有进行具体量化，也没有很好的进行区分，“重绩效，轻品德”的倾斜十分严重。（2）岗位考核过程中考核的指标与员工的工作内容出现脱节，或不同的岗位都使用同一种考核标准，在某些程度上对员工工作目标造成一定的误导。（3）设立量化指标的过程中未考虑实践操作性，致使一些部门以敷衍的态度对待每月的考核工作，令年终考核失去了重要的参考依据。

3）管理人员管理意识不高。实现精细化管理的重要前提是管理人员需具备良好的精细化管理意识。若能具备这种意识，在制定办公室各种规章制度的时候，会更加客观、更加细致，及时对存在的不足做出局部或整体性更改，促使制定出的指标更具科学化。但从实际调查结果来看，很多管理人员依然缺乏这种意识，导致企业管理工作漏洞百出，管理水平停滞不前。

2 办公室行政管理精细化的思路

1）对管理内容进行划分并细化。在很多企业中，办公室往往负责很多后勤事务与行政事务，也使管理侧重这两方面，将很多事务并入到一起管理，这是出于节省人力及成本考虑，但却使管理缺少衔接，管理较为分散、模糊的管理状态使办公室日常工作缺少引导，变得更加杂乱、无序。企业管理者是办公室行政管理的总管家，需要充分发挥领导职能，对各项工作的管理进行细化与量化处理，但远没有达到精细化标准。由此，要想让办公室管理更加精细化、更为有序，实现管理目标，就要对管理内省进行细化。这种细化就是让某项工作更加有逻辑、更有条理，符合事物特征，使工作主次分明，从而为决策提供更加全面的借鉴与参考。此外，对管理进行细化，还可减少出现流水账，使各项工作合理分配，各级人员合理分工，提高工作效率，同时，才能对更加细小的工作任务进行测量，从而将工作需要花费的时间得出，这就是量化，将量化与精细化结合起来，从而取代传统的管理模式，让一起工作都可以量化进行，从而使管理更加可控。

2）引入流程化和标准化的理念。法制化与规范化一直以来都是每个企业的标准与准则。应通过工作的流程化和标准化来实现办公室行政管理工作精细化，保证企业的工作质量，让办公室的管理能力得到加强。引入流程化理念，有效分解工作，有序开展工作，有效贯彻落实标准化理念。强化标准化理念，并将管理规范与标准要求相结合，实现办公室行政管理工作的精细化。

3）通过经济化意识的渗透来提升全员的协同化意识。对现阶段的企业而言，要想实现办公室行政管理的“精细化”并不是仅凭一个人、两个人的力量便可实现，它不仅是一个漫长的过程，而且还需要多个环节、多个部门、全体员工共同协作才可实现。例如以实际的“精细化”管理中文件签收为例，从收到文件到上传下达的处理环节，直至最后的存档，每一个步骤都需要各个相关部门密切配合、相互协调而完成。所以这种状况下，各部门、各员工间的协调必须要具备高度的经济化与协同化，要时刻想到用最精简的工作成本获取最大回报。只有掌握了正确的管理模式来开展工作，才能在管理成本不断减少的过程中提升整体的管理效率。

3 办公室行政管理精细化的对策

1）增强责任意识与精品意识。办公室担负着对外交往和对内服务等各项繁重工作，是协调各部门、连接企业领导和基层的重要纽带，办公室每名工作人员要充分认识到自己工作的重要性。在具体工作中，要以高度的责任心和敏锐的洞察力来保证各项工作的顺利进行，严格按照企业各项规章制度，做好自己的本职工作和领导交办的各项工作，只有这样才能确保各项工作不出差错，真正发挥办公室协调、服务等各项职能。此外，还要增强自身的精品意识与创新意识，而精品意识和创新意识来自于对自身工作的高标准和严要求。

2）采用制度化管理方式。制度化管理方式也是办公室行政管理的主要方法，这就需要制定完善的约束机制与激励机制，保证行政管理流程更加顺畅。实现精细化行政管理需具备科学的规章制度，将其作为管理的基准和约束相关人员的有效方式，从而使其内部形成统一的规范模式，采用制度化管理方式，使其发展更加迅速，最终提升它的经济效益，使公共管理更加精细化。同时，采用制度化管理方式可有效开展精细化行政管理工作，这对其发展有着极大地帮助。

3）建设精细化企业文化。企业要实现行政管理工作的精细化，必须在企业中营造精细化企业文化。长久以来，办公室行政管理效率不高，且管理中没有量化与标准化的内容，造成企业管理中成本效益没有得到体现。营造精细化企业文化，有利于在企业行政管理工作中建立标准化与流程化管理方式。建设精细化企业文化，要努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质，要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程，强调办公室工作的精品意识，从而使办公室成员在工作中养成精细化思想，使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变，进而提高精细化水平。

4）培养员工精细化的工作习惯。为了实现行政精细化管理，行政管理人员需要营造一个良好的精细化工作环境，为精细化行政管理构建一个良好的实施环境。行政管理人员需积极培养员工的精细化工作习惯，并培养员工书写工作总结，促使员工能详细的对工作进行划分，并明确个人的职责，合理的对员工进行考核，从而有效的提高员工的工作效率。员工养成良好精细化的工作习惯是行政管理精细化的重要保障，从而有效的实现行政管理的精细化。

5）完善量化考核评估机制。企业行政管理需要注重效果的反馈，精细化管理更需要考察实际效果并不断加以完善，因此必须将精细化管理内容纳入管理考核机制中，坚持周期考核，并相应实行奖励、处罚等手段，使精细化管理工作常抓不懈，从而使管理有方法，落实有成效。考核评估机制可和培训提升机制有机结合起来，本着有利于推进工作、有利于调动员工积极性的原则制定执行，重视考核结果的应用，以考促管，不断改进和完善管理工作。

4 结语

总之，办公室在企业日常经营中占有重要的位置，通过开展办公室的精细化管理可促进企业行政工作的有效开展，对企业的持续发展有着十分重要的作用。同时，通过开展办公室的精细化管理可显著提高员工的工作效率，降低经营的成本，从而全面提升其管理水平。

参考文献

[1]陈亚娥.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2017，27（04）：46.

[2]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察，2017，29（32）：77-78.

[3]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技，2017，28（09）：31-32.