加强航运企业档案管理的几点想法

摘 要：航运档案管理工作是一项关系到我国航运事业发展的重要基础性工程，也是为我国经济发展和社会进步保护完备航运资料的重要途径。在社会发展的新时期，我国的航运规模也开始不断拓展，因此航运档案管理的重要性越发凸显。下文围绕着当下企业档案管理的特点，航运企业档案管理存在的问题以及加强航运企业档案管理的具体方法进行探究。

关键词：航运企业；档案管理；对策

在我国经济与科技水平不断提升的时代背景下，国家的航运事业也越发繁荣。而加强航运企业内部的档案管理，不仅仅能够直接为企业的档案查阅以及决策制定提供更为合理有效的参考，提升企业的管理水准以及经济效益，更能间接促进航运企业的整体发展乃至于整个航运体系的不断完善。在市场化的经济背景下，航运企业应关注档案管理的重要意义，发现档案管理工作开展中所产生的问题，从而对现有的档案管理体系进行不断深化与完善。

1 现代企业档案管理的特点

1.1 自主性

在市场化的经济环境中，各个航运企业不再受到政府的统一辖治与管理，因此具有较强的自主性特征。在政府监管举措尚未推行的情况下，企业也并未严格遵循政府所制定的档案管理要求来开展工作。企业本身就具备极强的自主特性，因此企业内部的档案管理工作也依据着企业的主体地位具备相应的自主性。在现阶段的部分航运企业中，由于领导层面并未那么全面的认知到档案管理工作开展的重要意义，因此管理体系较为松散，管理效益也不太理想。

1.2 管理模式多元化

我国的航运企业数目众多，而各企业之间的规模以及技术水准也呈现出较为显著的差异。在企业实际经营情况各不相同的背景下，企业内部的文化环境以及工作模式也展现出极大的差异。因此各航运企业的档案管理工作模式依据企业的实际状况而表现出明显的个性化特征[1]。对于市场经济环境下的航运企业而言，脱离统一的管理模式更加利于企业的自主性发展。

1.3 企业建档动态化

在以往的统一管理体制下，各个航运企业的生产活动都较为稳定，因此企业档案管理工作的工作内容以及工作目标都基本相同。但在现阶段的市场经济背景下，企业必须依据本身的资源以及运营手段与同行業的其他企业展开激烈竞争。企业管理者需要不断拓展新的市场空间以扩大产业的规模。在这种情况下，关联着企业运营状况的档案管理工作范围也开始不断扩展，而由此呈现出企业建档的动态化特征。

1.4 信息化

信息技术在生产领域的渗透进程逐步加快，对于航运企业的发展同样产生着至关重要的作用。现代企业的运营离不开信息技术的保障，因此传统的企业档案管理工作也面临着变革。档案信息化建设迫在眉睫。对于现阶段的航运企业而言，档案管理的信息化建设随着科技水平的发展而呈现出显著的加速趋势，并同时向着深度与广度两个方面进行延展。这意味着未来的档案管理工作会变得更加便利且高效。

2 我国航运档案管理存在的问题

2.1 航运档案管理缺乏行业标准

虽然现阶段的航运企业档案管理工作随着国家经济的繁荣以及科学技术的进步而呈现出较为良好的发展态势，并较之过去取得了较多的成效，但仍然存在着一些不容忽视的问题。对于不同的航运企业而言，档案管理工作的重要性也各不相同，部分企业管理者对档案管理存在着错误的认知，因此并未在企业内部构建起一套科学、有序、完善的档案管理系统。这种情况直接导致企业的档案管理工作效率低下，档案管理无法提供符合企业发展需求的档案参考与查证服务，无法为企业决策提供有效的决策依据，从而在一定程度上制约着航运企业档案管理的规范化建设。

2.2 航运档案管理信息化程度较低

即使我国现阶段的档案管理信息化建设已经随着互联网信息技术的发展而经过了长达十余年的发展时期，并取得了一定的成效。但目前的大量航运企业对于信息化管理的理解还停留在较为初步的阶段，即仅仅是将档案内容的信息输入到计算机中，以数据的形式来进行整合、保存以及管理[2]。其智能化水准还需要提升。此外，另一部分航运企业并不关注档案管理工作的开展，因此在资金拨款以及人员设置方面都无法满足档案管理的基本需求，企业内部诸如打印机、扫描仪等硬件设施以及档案管理的相关软件运用上都不够到位，极大地限制了档案管理工作的顺利推进。也由此阻碍了我国航运档案的管理、开发和利用。

2.3 航运档案管理人员素质参差不齐

我国现阶段的航运档案管理人员质量参差不齐，整体素质水平还较需提高，不能完全适应社会发展的新形势下对于档案管理工作开展的标准需求。市场经济环境中的激烈竞争对于档案管理提出了更高的要求。但部分企业甚至并未配置专门的档案管理人员，仅仅是聘请一些兼职人员来处理业务，导致工作时间过于分散，无法进行有效的档案管理。而一部分专职的档案管理人员工作态度较为消极，专业素质较低，欠缺对于新知识、新理论的学习意识以及钻研精神，从而导致自身的业务水平完全无法满足当下航运企业的发展需求。

3 加强我国航运企业档案管理的举措

3.1 创新航运档案管理工作理念

党的十八大强调必须“维护国家海洋权益、建设海洋强国”。这意味着我国将海洋战略提升到了国家战略的高度。因此航运企业的档案管理建设也需要以“建设海洋强国”为核心来进行推进。对此，我国的航运企业档案管理工作必须以促进经济社会发展为最终目标，并将自身的工作内容与服务海洋强国战略，服务经济发展有机融合在一起。传统的航运企业档案管理的目标仅仅是对档案的保管、整理以及为企业决策提供相应的数据参考。而新时期的档案管理工作拥有了更高的工作标准。档案管理从业者需要对自己的工作价值进行深入挖掘，并将档案管理工作作为服务航运事业发展、服务建设海洋强国的基础性工作。这样，我国的档案管理工作质量才能得以有效提升，并为航运建设提供更具价值的信息。

3.2 加强航运档案管理领导组织体系

为了保障航运企业档案管理工作的顺利推进，航运企业的领导层必须正确认知到档案管理的重要意义，并将“围绕中心、服务大局”作为档案管理的重中之重。对于企业航运档案管理的意识需要从上至下进行推进。企业领导者需要建立健全完善的航运工作机制，并构建出明确的责任体系，使得企业内部的不同层次的人员都能够直接或者间接地对档案管理工作进行负责。对此，档案管理人员需要具体负责具体管理事务，而分管领导对档案管理人员进行监管。在档案管理工作开展过程中，档案管理部门需要协调各部门配合档案整理工作，然后由企业主要领导担负总责。此外，档案管理的工作流程也需要不断完善，以使得航运企业档案的收集、存储、分析、整合、立卷、归档以及借阅步入更加规范化的轨道。

3.3 建立统一的档案管理部门

为了强化航运企业内部档案的资源整理以及利用，就必须建立统一的档案管理部门。各大航运企业需要根据自身发展运营的实际状况来进行档案管理部门的规划。在规模较大的航运企业内，可以将各个分散的档案部门单独统合为一个整体，来实施统一管理。这种整合方式不仅能够促使档案管理工作的高效推进，也为企业的发展运营节省了一定的资金。此外，大型航运企业内分公司的档案管理水平高低不同，而在标准统一的管理体系的整合下，分公司的工作压力以及人力成本也都能有效减轻。统一进行档案管理丰富了档案内容以及类型，也实现了档案资源的高效整合，并更加利于档案的查阅以及运用。

3.4 建设与企业规模相适应的档案管理系统

为了满足航运企业的实际发展需求，并推进档案管理的信息化建设，企业内部在制定管理举措时需要结合自身的经济规模、业务规模、组织结构等等因素来选定合理的系统建设方案。而系统建设主要涵盖着以下两种模式：

第一个，分布式系统建设。在分布式系统建设中，总公司来集中部署一套档案管理系统，并在内网中完善总部档案的数据管理。而下属一级的分公司则独立部署本公司的档案系统，两个系统各不干涉。另外，总部还需另设一个集中档案目录中心，并通过 Web Service 接口或数据导入整合资源，以为航运企业提供综合性的借阅查找服务[3]。

第二个，集中式管理系统建设。企业总部采取的是“物理集中、邏辑分离”的数据存储方法，部署一套多全宗的管理系统，而其下属公司不需要再设置部署系统，可直接在专网中登陆，查看并管理本公司的档案。而如果相关部门或者个人所需查阅的档案超过了现有的使用权限，则需要通过总部的审批。总公司以及分公司的所有资料都被录入到一个系统之中，档案可以在同一系统中进行共享。

3.5 强化航运企业档案管理设施建设

档案管理的设施建设质量能够直接影响到档案管理工作开展的质量。为此，各大航运企业必须重视档案管理设施建设的价值，并进行一定的资金投入，以使得档案管理设施能够充分满足新时期档案管理工作进行的需求，并为相关从业人员提供良好的工作条件。基于此，航运企业必须配置最新的扫描仪、刻录机、移动硬盘等等硬件设施，并深化与软件开发企业的合作，以共同开发出具有实用价值的档案信息管理软件。另外，航运企业还应不断引入最新的大数据信息处理系统，以推动档案管理工作的信息化建设。

3.6 纸质档案数字化

在互联网技术还未应用于档案信息管理工作中时，企业的档案信息最早是以纸质的形式流传下来的，因此对于那些传统的纸质档案，企业需要及时进行数字化处理。纸质档案的数字化转变能够使得其脱离实地查阅的限制，更加便于相关人员对于档案内容的阅览以及使用，从而提升资料参考、查证以及管理的效率，并为企业决策提供更为有效的依据。在档案数字化进程中，档案管理人员需要根据企业的实际需求来优先整合那些“重点档案、特色档案、珍贵档案以及利用率较高的档案”，从而有效发挥出档案数字化工作的价值，并提升信息的利用效益。

3.7 档案服务品牌意识建设

品牌建设是企业发展的动力。但大部分航运企业仅仅注重外部的品牌建设，却忽略了内部档案服务品牌的建立。而促进档案服务品牌的发展可以从以下几个方面来着手。

首先是服务理念。档案管理工作的服务对象是企业的内部管理者或者员工，因此档案服务体系构建也应该面向企业内部的各个部门，以促进企业的发展，提升企业运营的经济效益为根本目标来提供档案信息服务。

其次是服务设施。档案库房的硬件设施必须严格按照国家标准进行建设，以保障档案信息的安全存储。

最后是专业人员。企业必须将“人才兴档”作为核心的发展理念，从而打造出一支具备较高职业素养与业务能力的专业团队。企业人力资源管理部门需要在招聘环节就严格把关，以招入符合档案管理工作开展需求的专业人才。而针对于在岗人员，企业需要定期开展岗位培训，以将行业内最为前沿的管理理念以及管理技术传授给员工。此外，航运企业还应在日常工作中渗透企业的文化理念，并明确奖惩制度，以激发出员工工作的主观能动意识以及对于自身所处岗位的热爱。档案管理工作者同时还应具备责任意识以及良好的职业道德，以推动档案管理工作的有序、有效运行。

4 结语

加强航运档案管理，是推动我国航运事业发展，建设海洋强国的基础性工作。在航运事业范围不断拓展的过程中，档案管理工作的重要性也越发凸显。这要求着航运企业正确认知到档案管理的关键意义，并构建出合理完善的档案管理系统，打造出专业的档案管理团队，以推动档案管理工作的不断发展。

参考文献

[1]韩怡.新时期创新我国航运档案管理路径探析[J].东方企业文化，2014（03）：272.

[2]万霞.提高航运企业档案管理水平刍议[N].中国远洋海运报，2016-06-03（B01）.

[3]杨洁文.航运企业档案管理实例分析[J].航海，2014（05）：32-33+65.

作者简介

段鹏飞（1980-），男，汉族，内蒙古，大学本科，神华中海航运有限公司，档案管理及信息化。