浅谈新形势下人事档案管理工作存在的问题与对策

马荣

摘 要：干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分。本文针对机关单位干部人事档案工作存在的问题，分析探讨人事档案管理工作的方法，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，更好的服务广大群众，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

关键词：人事档案；存在问题；对策

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。是党的重要执政资源。

1 人事档案管理工作中存在的问题

1）对人事档案重要性认识不足。在思想上对人事档案工作不重视，认识不深刻。把人事档案管理简单化、片面化，主管认为人事档案管理就是干部职工人事资料的堆积保管，认为归不归档不要紧，只要利用时能够找到就可以。由于思想认识不深刻，在材料的收集过程中断断续续，时有时无，想起来就收集，想不起来就不收集，别人交来了，就接收，别人不交，就不会主动索要，工作不积极、不主动，以致材料收集的不齐全、不完整。更有甚者，收集的人事档案材料随便堆放，长期不归档、不补充、不完善，致使许多宝贵的材料在需要提供利用時都无法找到，降低了人事档案的利用价值。

2）档案管理能力水平有待提升。新条例出台以前，大部分机关单位都是党政办（人事部门）的工作人员兼职管理人事档案，这些人员当中，大多不是档案或文秘专业毕业，没有系统的档案管理专业理论知识，没有经过专门的培训，操作技能及业务水平难于胜任档案管理工作，制约了人事档案的质量，削弱了人事档案的提供利用，影响了单位的干部人事工作。

3）硬件设施不达标。硬件设施不达标，档案装具不统一、不规范。部分机关单位档案室的设计没有做到三分开，没有对档案阅览的需求进行充分的考虑，致使工作人员在浏览档案的过程中，将其内部的资料带出档案室。部分单位内部的电脑同档案室的电脑混合使用，极易发生人事档案资料的信息泄露。有些档案室设备设施简单，不能达到防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防盗、防水、防高温的要求，降低了人事档案的使用寿命。

4）人事档案资料覆盖面有待拓宽。在计划经济年代，国家工作人员身份有干部、工人之分，人事档案管理大多侧重干部档案的管理，忽视了工勤档案管理。如履历表设置有干部履历表，但是对于工勤人员而言，并未设置工勤履历表，大都采用的是职工登记表，在职工登记表中，对于职工个人以及家庭状况信息的登记存在一定的疏漏情况。由于工勤人员档案材料信息收集的不齐全、不完整，影响了档案的利用，以致工勤人员在涉及政治审查、计算工龄、确定身份（正式工、合同工）、反映技能水平、评聘技术等级等方面没有材料或材料不全，影响人事档案作用的发挥。

5）档案氛围不浓厚。由于对人事档案管理工作重要性的认识不足，部分档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，缺乏工作责任感、使命感，没有良好的职业道德和乐于奉献的工作精神，没有扎实的理论知识和专业技能，没有认真、细心、耐心的工作态度，敷衍塞责，在工作中存在失位现象，没有或长期不开展对档案工作的宣传，造成领导不关心、不重视档案管理工作，单位内部档案意识薄弱，形成了不利于档案工作开展的氛。

2 新形势下人事档案管理工作对策

1）加强人事档案工作的组织领导与管理。人事档案具有唯一性和不可弥补性，在档案管理人员进行日常管理时，需要依照条例、标准等规章制度规范化、标准化开展工作，保障人事档案的规范性、完整性。根据《干部人事档案工作条例》、《档案法》、《保密法》等规定，制定科学合理的人事档案管理制度。建立健全人事档案工作领导小组，明确分管领导、档案管理人员职责任务，形成各司其职，各负其责的工作机制，才能做到人事档案有人负责，业务工作有人

开展。

2）注重档案管理人员综合素质的培养。人事档案管理工作的开展，具有较强的专业性和技术性。因此，就需要档案管理工作人员具备系统的专业理论知识，养成良好的职业道德，敬业爱岗，有高度的责任心、事业心，在长期面对枯燥乏味的档案管理工作时，时刻保持科学严谨的工作态度。复合型人才是搞好档案工作的基础条件和保障，是推动人事档案管理工作上水平、上台阶的根本。在选人用人上，应该把政治素质高、事业心强、业务好的同志选拔留用到档案管理工作岗位上，甚至还可以根据工作需要，引进高素质的档案管理专业型人才。如果上述条件达不到，就应该选择政治过硬，诚实、踏实、勤奋的年轻干部，上岗前加强对档案管理人员的培训，培训档案管理专业知识，传授现代管理的新知识、新成果、新经验，熟练掌握计算机应用技术。

3）改善人事档案管理的设施条件。机关档案室建设应该达到维护档案安全，保障档案提供利用的目标。维护档案的实体安全，必须建立综合档案室，档案实行集中统一管理。按照保障安全、科学合理、方便实用的原则，科学配置人事档案阅览室、库房和管理人员的办公室，三者之间即具有独立办公的地方，又保持一定的联系。配备专门独立的电脑等办公设备，购置必须的档案装具和档案管理软件。还可以架设摄像头，时刻关注档案库房的物质安全。保障人事档案信息安全，强化档案管理人员的保密意识，严格要求其遵守保密规章制度。

4）丰富人事档案采集项目。从目前的人事档案管理情况来看，基本上都已经将人事档案纸张进行了规范，摒弃了传统的16k纸张，采用了A4纸张，将“线装”改成“夹装”（将文件材料打孔之后用专门的文件夹夹装固定），文件存取更加便捷，不仅提高了人事档案管理规范化，也提高了效率。从现行的《干部履历表》来看，应当根据自身管理的实际情况，对履历表进行设计，充分保障人事档案信息更加具有完善性以及科学性。在人事档案信息的收集内容上，还应该补充完善能够充分体现出人员去世的信息，例如：将死亡证明等信息资料归入到相关的档案材料中，提高人事档案中人员信息的科学性、完整性。

5）注重人事档案信息化的建设。随着信息全球化的发展，在社会经济活动中，信息资源在其中占据十分重要的地位，人事档案同时也是能够证明人员成长的关键资源信息，不仅仅是人力资源管理中的重要构成，同时还能够促进人事档案管理信息化以及现代化目标的实现。因此，就需要注重人事档案信息管理工作的优化，为提高人事档案管理效率奠定良好基础，促进信息资源共享。与此同时，人事档案信息化的发展，还能够一定程度上促进人事档案信息的更新调增，推动人事档案的动态管理，使得人事档案信息采集以及提供更加具有准确性和高效性。在对人事档案信息进行查阅的过程中，人事档案信息化的建设，可以实现信息化查阅的目标，有效促进查阅效率的提升，并且还利于对纸质档案的保护[1]。

6）强化监督考核。人事档案管理是干部管理的一项重要内容，做好人事档案管理工作，一是要将人事档案的管理列入重要工作之列，定期研究、布署、检查人事档案工作；二是要定员定岗，建立岗位人员工作责任清单，明确职责任务；三是要加大监督检查力度，通过监督检查敦促管理人员依法依规履行职责；四是加大考核奖惩力度，奖优罚劣，奖勤罚懒，将考核结果与评优树模、职务晋升、绩效奖惩挂钩，通过激励机制引导人事档案工作人员努力工作，确保人事档案管理与服务工作能够积极、健康、有效开展。

参考文献

[1]肖芹.新常态下农业科技档案管理面临的问题及对策[J].现代农业科技，2015（21）：312-313.