档案管理信息化建设的探索与实践

崔文静

摘 要：在社会的改革发展进程中，档案已经成为了至关重要的战略性资源，成为了各个行业持续成长与发展的重要载体，做好档案的科学管理以及开发利用工作是非常重要的。档案管理在资源管理工作实践当中占据重要地位，档案管理方法选择的是否恰当将会直接影响到档案资源战略价值的发挥。在当前信息技术手段快速发展和普及推广的背景下，促进档案管理信息化建设已经成为了必然趋势。在信息化社会不断发展演进的背景下，档案管理信息化建设也需要与时俱进，立足实际发挥信息资源的利用价值。下面将就如何推动档案管理信息化建设进行思考。

关键词：档案管理；信息化建设；实践方法

促进档案的规范化以及科学化发展是档案管理的重要方向，而档案信息化管理也是信息化背景下档案管理工作走向现代化道路的必经之路要求将计算机管理作为重要根基，在强化档案管理能力的同时，加强对现代信息技术的应用，充分发挥技术在档案管理实践当中的积极作用，档案资源的开发利用奠定坚实基础。在信息化发展形势和背景下，只有彻底打破传统档案管理模式，走信息化发展道路，才可以跟上时代，保证档案管理有效性，推动档案战略性管理的实现。

1 档案管理信息化的特点

档案管理信息化和传统的档案管理模式有着很大的差异，所以也显现出了一些独特性，下面从档案存储以及应用查询的角度出发进行档案管理信息化特征的剖析。从档案存储的角度看，档案管理信息化能够迅速收集与录入档案资料，强化档案管理，降低档案存储工作量和工作难度。就目前而言，纸质档案不管是在数量还是在实际应用方面，仍旧占据很大的比重，但是纸质档案管理存在着诸多缺陷。比方说纸质档案资料以纸张为载体，而纸张会伴随时间的推移出现损坏问题，假如保存不当的话，更是会影响档案的完整性与准确性；要运用人工书写方法录入纸质档案，在整个过程当中会破坏纸质媒介，也会出现一些人文错误，给档案存储带来阻碍。而档案管理信息化的实现则能够让信息存储更加的方便有效，是目前档案管理创新价值的重要体现。从档案的应用以及查询角度看，信息化档案管理的实现能够显著提升档案利用率，优化和简化档案应用流程，增加信息应用查询的便利性。传统的档案查询和应用有着复杂手续，同时面临着纸质老化、效率低下等问题，增加了信息查询利用的难度。而在实现档案管理信息化后，在电子平台上就能够成功迅速的完成档案应用查询的操作，促进档案管理便捷性的提升。

2 档案管理信息化建设的意义

很长一段时间以来，虽然认清了档案管理在社会发展进步当中的积极作用，也在通过改进档案管理策略来保证档案资源的合理化应用。不过在档案管理信息化建设方面还存在一定程度的不足，特别是在思想认知方面还存在一定偏差，没有切实认识到实现档案信息化管理的重要意义，这对于现代信息技术的应用和档案资源价值的发挥来说是非常不利的。档案管理信息化建设的意义主要体现在以下三个方面：第一，有助于打破档案资源在查询应用方面的局限，及时收集实时性强的信息资源，对各项信息资源进行优化配置，推动网络共享以及实时交互的实现，进而推动档案管理的系统性和全面性发展。第二，有助于提升档案信息的详细性，为管理决策的制定与落实提供强有力的信息服务和决策支持为决策的制定与实施效率的提升提供切实保障。第三，有助于长时间进行档案战略资源的保存保管，弥补传统档案管理当中寿命有限的不足，让档案管理充分适应信息化时代。

3 档案管理信息化建设的实践策略

3.1 推动档案数据库管理和建设

要保证档案管理信息化的全面落实，必须加强对现代科技的应用力度，以科技为依托，把多元化的档案信息录入到电子设备当中，同时依照一定格式做好分门别类的档案处理，使得档案信息实现自动化集合，推动档案高度共享和利用。从中我们能够看到档案信息化管理，能够弥补传统管理模式中存在的弊端确保档案的完整与全面，为档案资料研究与开发利用创造强有力的物质条件。而档案管理信息化建设目标的达成无法脱离档案数据库管理建设而存在，也是对信息化建设的深入发展，可以为档案的有效存放与共享创造良好条件，保证数据资料间的联动与整合。而在具体的工作实施当中，首先需要立足当前时代，积极引进和利用现代技术设备，打造全面和功能完善的档案数据库，强化信息化处理的作用，同时还需要有效运用先进技术与设备，在数字化技术大数据技术等的支持之下，完善数据库管理系统，对档案进行全程跟踪管理。而在档案数据库管理系统的建设当中，最为关键的一个建设内容就是要做好档案自动化处理装置的设置工作：配备统一管理设备，促进低质量档案信息的数字化信息的转化，通过对档案信息的综合化管理以及全程跟踪来挖掘档案数据库的潜能，为数据库的有效运转打下基础。

3.2 积极完善档案管理体制机制

在推动档案管理，提升档案科学化以及规范化发展水平的过程中，对过去的档案管理机制进行全面改革和完善，可以保证档案信息的有效收集存储和应用，适应档案现代化管理与建设的要求，通过档案管理机制的有序运转，保证信息化建设内部的有效调控。在档案管理体制机制的建设当中，必须循序渐进，重点把控以下几个环节：第一，完善保障机制，增强监督检查力度，积极运用现代技术手段和设施设备处理好信息化管理工作中的问题，及时处理漏洞，避免信息质量受到影响。与此同时，要特别注意对档案管理者的责任意识进行教育和培养，指导他们及时对档案资料进行整理归档，与各个部门进行密切配合和积极协调，确保档案管理有序运转，提升工作效率。第二，建立标准化工作流程，制定统一化的档案信息化管理标准，规范技术流程，使得电子档案处理的各个环节都纳入到标准化之中。其中需要特别注意做好档案的分类管理，促进监督与责任制度的落实，保障管理机制的完善化和创新化。第三，提高档案管理机制规范性，及时发现当前档案管理制度当中存在的缺陷和不足，查找制度空白点，在此基础之上完善档案管理制度条款。

3.3 提升档案管理信息化安全性

档案管理信息化建设是信息化社会的重要产物，而我们如今所处的这个信息化社会存在着诸多不容忽视的安全问题，也因为不恰当的管理操作而增加了安全隐患。比方说档案管理者在推动信息化建设当中，只是把关注点放在信息流转与互动下，忽略档案凭证价值，从而出现了档案实体被忽略的问题，影响到信息的安全性；在档案资料的应用当中，一味关注档案信息应用而忽略安全环境之下的檔案应用；个人档案信息泄露问题层出不穷，其中也出现了一些弄虚作假的违法违规行为。而为了彻底解决这些问题，提升档案信息化管理的安全性，一方面需要积极引进安全技术，将防火墙技术、密码技术等多元化的网络安全技术手段应用于档案管理信息化系统的建设和运行之中，建立起强有力的技术安全屏障。另一方面需要对档案管理队伍进行积极建设，提高他们的综合工作技能，引导档案管理者树立安全意识，让他们能够在实际工作当中凭借高超的业务素质与职业素养保障档案管理的安全。

档案管理信息化建设强调以网络信息技术为根基，对各项档案资源进行信息化以及数字化管理实践，对于拓展档案信息利用价值，管理效率和质量来说有着重大意义。而且档案管理信息化也是社会与科技进步的重要产物，为了更好的顺应时代以及社会的改革进步，在档案管理实践当中需要将信息化建设贯穿全程，抓住档案信息化管理的工作特征，了解实现档案管理信息化的重要意义，在此基础之上积极探究提升档案管理信息化水平的有效策略，加快档案管理改革创新的进程。

参考文献

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