新形势下人口计生档案管理工作探讨

摘 要：随着人口的爆发式和无序式的增长，我国开始实行计划生育政策，目前，我国已具备了较为完备的计划生育立法。但是，这些法律法规要想在实践中产生预期的效果，必须有一个更先进的档案管理体系当做保障。同时，计生档案管理工作是实施计划生育的重要环节，计划生育档案的管理对于计划生育政策的实施与和谐社会的建设十分重要。在新形势下，档案管理也有自己的新特点，相关部门在人口和计生档案管理方面做了很多工作，但是因为一些历史遗留原因，在当前的档案管理工作中仍存在着管理工作意识淡薄，档案管理落后，人员素质不高，资金严重不足，管理制度不健全的问题。本文将针对这些问题提出相应的解决策略。

关键词：计生档案；檔案管理；问题与建议

1 引言

作为世界上人口最多的国家，中国的计划生育工作变得越来越重要，特别是在新形势下，档案管理也有自己的新特点。在全面了解新的特征后，可以强化档案的管理功能。在社会进入信息时代以后，随着信息技术的普及和计划生育企业管理队伍整体素质的不断提高，计划生育档案管理的质量和效率明显提高，计划生育事业档案材料的数量明显增加。种类也在向多样化发展，对档案和材料的利用也有所增加。但是，计划生育档案的管理一直是被动地进行，无法很快地改变。而且，随着社会的发展、公众意识的成长和对合法利益的需求日益增长。计划生育档案已成为每项工作的依据和法律基础。因此，人口计划生育档案的收集、组织和管理不仅对目前的计划生育工作非常重要，而且对今后关于计划生育的研究具有重大的历史意义。

2 计生档案管理工作中存在的问题

1）管理工作意识淡薄。在实际工作中，许多职工包括部分领导干部，尚未认识到管理计划生育档案的重要性，而且个别计划生育文件管理人员的思想松弛，档案收集不完整，文件往往没有及时提交。由于我国计划生育政策对于公民的各个方面都具有一定的影响，所以少数单位在计划生育档案中存在掩盖员工计生情况的现象，而且对离职人员的生育状况的管理缺失。另外，在各个单位中也存在不实证明、伪资料、假证件的现象，对计划生育档案的真实性造成严重影响。

2）档案管理落后。目前，计划生育档案的收集、编纂、清查、检索和查阅，主要是人工操作的。这在很大程度上阻碍了档案管理的正常发展。《档案法》颁布后，除了国家、各省和市政计划生育档案之外，地区一级人口计划生育档案没有严格的管理标准。由于缺乏必要的档案储存设备，特别是在县一级的计划生育单位档案中，造成无法弥补的损失，如档案损失。

3）人员素质不高。从总体上看，人口计划生产部门的文件管理者，存在着学术水平、理论知识、专业素质低下等问题。一些基层档案管理员信息管理经验不足，管理理念薄弱。随着新时期的档案工作的发展，目前的管理人员无法达到新时期的档案工作的要求，在人口规划和计划生育专业人员的培训中，将特别注意提高技术专业人员的素质和能力，加强档案管理员的长期教育。许多档案保管员的管理仍然是以传统的经验为基础的，管理没有跟上发展的步伐，缺乏创新和活力。

4）资金严重不足。为了实现计划生育的信息管理，需要提供更多的物质资源和大量的财政援助，而分配给人口和计划生育部门的财政资源主要依靠财政拨款，缺乏用于建设的专项资金。有限的办公资源难以满足管理信息化的需求，与此同时，档案自动化过程涉及许多新出现的问题，高度专业化的因素如启动、运作等，缺乏业务准则，这是计划生育部门信息化的一个主要障碍。

5）管理制度不健全。在计划生育部门的工作中，往往注重业务、服务，对机构、人员和档案缺乏了解。特别是档案材料的收集和归档，没有关于收集和归档档案材料的规则和条例。由于缺乏监督和限制，许多规定无法实施，出生信息的收集不能按照归档的原则进行规范，档案用传统的方式进行管理，效率很低。中国对计划生育进行了严格的管理，所以许多人伪造家庭人口信息、生育信息，办理伪证和各种手段篡改户口信息。高层计划生育档案管理者没有认真检查信息的真实性，因此，大量的人口生育信息没有参考价值，影响了计划生育普查工作的开展。

3 计生档案管理工作的管理及对策

1）明确档案工作者角色定位。档案管理人员应填写所发送材料的转账表，并仔细检查每一份材料。应严格检查笔迹、纸张、印刷、印章、内容等，并在不规范的情况下退还。只有当一切都达到标准时，才能归档。不完整的材料要及时催促，及时收集归档，准备回忆录，不要拖延，不要积压。

在管理档案的传统时代，档案管理员的主要起到档案保管的作用，主要工作是档案保护、文件汇编和审查。然而，在现有档案计算机化的范围内，档案管理员应尽快理解其新职能，提高工作质量，并适应新的工作环境。这样，就能够提供高质量的文件管理和高质量的知识服务。

2）加强档案管理。计划生育档案可以有效地帮助计划生育计划的实施和管理，这是党和国家发展的一个组成部分，但是部分市和地区领导人缺乏这种观念。因此，有必要采取多种措施，并制定法律和条例，根据《档案法》，通过广泛传播和教育，越来越多地传播档案管理条例，提高对计划生育档案管理重要性的认识，并不断提高档案专业人员的专业水平，特别是各级计划生育管理人员和市政当局的意识。此外，根据法律，计划生育档案管理和开发的新农村建设规划中编入了党委员会、政府的管理重点，从人力、物力、财力等全面的支持和保护。

3）提升档案管理人员素质。档案工作者在职培训和继续教育是提高档案工作者素质的根本途径。要重视档案管理，设立相应的奖励制度和年度审查制度，调动管理者的积极性。积极组织档案管理者接受日常业务训练，不断提高档案管理者的业务能力，及时更新知识储备，提高文件信息服务的意识。将训练内容与公司文件管理者的专业水平紧密结合，实现准确的训练，介绍当前档案领域的最新研究成果和研究趋势，进一步拓展管理者的学习视野；组织管理者参观学习，与兄弟关系部门交流经验，相互学习优势，以多种方式学习先进的工作经验和管理方法。

4）建立档案网络化管理体系。要做好人口计生档案管理工作，必须要充分认识档案工作的重要性，作为一个重要的工作，需要具体履行其职能，明确具体的人员岗位加强管理，对工作的系统性管理，实现网络化的计划生育档案，系统的网络可以有效地保证系统的正常运行。人口和计划生育局的部门专门负责计划生育工作的任务，是收集各种信息的关键，乡镇行政基层事业部门、部门要建立专职和兼职相结合的工作组，对人民负责，构造垂直线。与此同时，这些垂直线必须相互关联、相互关联、互相监督和相互控制。该系统应相互交叉和协调，以形成一个网络，该网络既是计划生育工作的基本系统，又是计划生育档案的收集和管理系统。

5）制定档案管理相关制度。根据《电子文献档案管理办法》的要求，制定相应的服务管理规范、信息收集、分析和共享制度、考核制度、系统更新维护制度等，完善工作的环节和步骤，建立专项资金，保障信息化建设的顺利发展。计划生育管理部门应当制定和完善预申报制度、转账程序、收档程序、备案制度等业务流程和技术规范，并严格执行，纳入部门年度绩效考核。每个业务单位都应指定一名专职人员，负责实施分级责任制和基于网格的管理。

4 结语

提高人口与计划生育档案管理水平是非常重要的。本文分析了当前档案管理工作的问题，根据存在的问题给出了一些合理化建议。期望对相关工作和员工有重要的指导和实践意义。

参考文献

[1]田红梅.新形势下人口计生档案管理工作探析[J].科技经济导刊，2018，26（28）：221.

[2]席爱芹.人口和计划生育档案管理工作浅析[J].兰台内外，2016（06）：48.

作者简介

武云（1979-），女，汉族，本科，现在中级职称（馆员）。