文书档案管理工作优化浅析

杨昆

摘 要：档案汇聚着庞大数量的信息，也是历史上最真切的记录。文书档案管理工作属于管理整体档案中不可忽略的重要部分。基于新形势发展背景下，只有强化完善地质文书档案管理工作机制，提高管理者的工作素养，强化改善传统文书档案管理模式为现代化管理模式，优化地质文书档案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，这也是地质文书档案管理者必须积极思考与分析的重点课题。

关键词：文书档案；管理工作；优化措施

文书档案具体是指事业单位、企业、机关部门、社会团体在组成行政活动时，价值性高、急于稳妥管理的文件资料。文书档案的管理水平作为权衡某单位具备怎样的管理档案水平，如果在实际的文书档案管理过程中发生纰漏，定会严重的影响某单位档案资料的质量以及档案的完整性，所以各个档位必须对本单位的档案管理工作强化重视。

1 文书档案管理问题分析

1.1 档案归档不全面

近些年来，随着科学技术的逐渐进步与提升，办公室的自动化程度也获得进一步提高。很多科技产品扫描仪、复印机、电脑等普及，使文书档案的处理与收集效率获得有效地提升。同时采用现代化的办公室设施产生的文资料与传统立卷模式形成的档案定会具有一定的矛盾。文书档案归档中仍存在着两方面问题：一方面文档仅存于单位的光盘与电脑当中，无将文字资料打印后进行保存，所以，很难实现永久保存的目标；另一方面，个别单位仅将文档以文字的方式保存，并未储存于光盘，这对保管机密文书是非常不利的。

1.2 文书与档案管理工作存在脱节现象

作为档案管理的基础就是文书工作，档案管理也是文书的延伸，二者的关系密不可分。但在实际的档案管理中，通常文书和档案处于分割管理的状态。基于某种意义上来看，这就造成档案管理与文书工作间距较大的局势。由于文书工作者缺乏檔案管理意识，而管理档案的人员也很少牵涉文书的相关工作，使二者在连接中极易出现脱节的现象。部分单位目前的公文处理方法与格式仍处于不规范状态，例如，文件缺乏统一的用纸格式、并未合理使用文种、编号缺乏明确性等。部分单位形成文书的部门很多，但部门内部的工作者无法对归档的价值加以认知，不愿将文书档案整理好后归档由专一部门管理，这也是造成文书档案不完善的主要因素。

1.3 档案管理者素质有待提高

管理文书档案的主体就是工作人员。档案管理者的工作素质决定着文书档案的整体质量。部分单位的文书档案管理者并未受过专业的培训与档案学习，并未全面了解档案分类以及立卷工作。虽然，部分档案管理拥有上岗的资格，但因很少参与档案的教育培训活动，以此自身的知识结构与管理档案的水平很难及时更新，特别是计算机与网络技术持续发展，文书档案管理中应用计算机技术势在必行，但因单位内部无法对计算机技术全面掌握，个别档案管理者因不具备较高的档案意识，或因缺乏专业的文书档案管理知识，使得文书的立卷满足不了标准方式与规则，甚至还会发生保管案卷期限不清晰，或是收集的文书档案不健全。

2 文书档案管理的优化措施

2.1 档案管理系统的完善建设

随着“公益二类”性质的逐渐明确，坚持事业单位为本的机制下，企业的经营体系获得了进一步完善，所以，依据分级负责、分类管理、统一领导的基础原则，参考三级管理系统的方式，完善出以综合档案室为主、档案管理部门为依靠、二级档案管理单位为基础三级档案管理结构；在这样的基础下，构建出以管理档案信息体系、基础数据库、档案目录中心为基础的信息化档案管理系统。

2.2 一体化文书档案

一直以来，档案的管理工作通常都是由专门的档案部门落实，文书是由不同的部门所产生的，因档案管理与文书处理的脱节现象，使得档案管理极易出错。因此一体化的文书档案成为最佳的管理模式，将以往处理文件与独立管理档案的分散情况，统一形成有效地整体加以管理。一体化文书档案管理模式象征着文书档案与文书处理二者文件整体生命的运行过程，进而科学有效地处理与控制文书档案。

2.3 高科技信息技术的应用

伴随着高新技术的深化发展，无纸化资源的逐渐涌现，促使档案管理从以往员工手动操作转变成先进计算机的管理操作模式，使储存文书档案的能力从根源上获得改善，从以往纸质保存方式变革成为如今电子资源的储存方式；在操作文书档案归档中，均采用计算机的处理方法，计算机技术对文书档案的管理依件进行归档整理，这样不仅能使档案工作人员工作负重最大化降低，还能实现文书档案管理效果的有效提高。

2.4 加强文书档案管理人员的培训力度

依据三级管理文书档案的结构，优化配置档案的管理人员，部分单位需依据创设档案管理的部门或是明确专职的档案管理人员，各部门应依据自身指定的档案管理者，全面覆盖档案的管理职责；在收集地质文书档案的同时，依靠未我国地质档案管理工作机制，构建由汇交单位初审地质资料，再由专职部门对汇交监管平台进行终审，要求地质资料汇交单位负责者以及技术负责者检验签字明确相关的汇交工作，促使汇交工作的合理实施。

2.5 确保档案信息的安全性

依据我国文书档案的相关标准，健全地质档案管理体系的防护系统与安全保密系统，针对单位内部的档案安全保密机制进行严格落实。为各个单位装置单机版地质档案管理体系，还要配置涉密电脑与小型涉密保存服务器，组建专门的定密小组，参考我国与部门定密的标准，针对网上文件，严厉审查地质文书档案，定密地质文书材料、清理解密工作、严格把关机密文件、将文书档案输送至非机密网络。构建专门的地质档案数据库，做到在集中资源的过程中，全面实施网络化管理模式。对于我国的保密机制进行严格的落实，强化管理保密载体、保密计算机、保密信息体系，加强保密者的保密思维与自身素质，开展数字化档案资源的异地异质备份。

3 结束语

总之，文书管理水平的好与坏，不仅对立档部门管理档案的整体质量具有一定的影响，并且直接关乎着单位管理档案的具体水平。通过对地质文书档案管理工作机制与规范的不断完善，提高管理者的工作素养，强化改善传统文书档案管理模式为现代化管理模式，优化地质文书档案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，进而为保障我国的可持续发展。

参考文献

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[2]王盈.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2017（11）：79-79.

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