浅析应用文的不同种类

许申峰

中国最早的应用文可追溯到殷商时期，经过几千年的演变，应用文种不断完善丰富。20世纪80年代以来，中国应用文经过多次调整，文种丰富，类别繁多，如党政机关公文先后出现了议案、提案、意见、公报、决议等，其中最大的变化就是出现了公务员考试中的“申论”。

1 党政机关公文文种

党政机关公文是政府在管理国家和社会过程中使用的具有法定效力和规范格式的应用文。它既具有其他文体所缺少的法律性，又有有特定的规范格式，近五年的公务员考试中，党政机关公文出现的文种主要有通知、意见、纪要和报告等文种。下面从申论考试中常见的通知、意见、报告作一个简要的阐释。

通知常用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知功能多，用途广，是党政机关公文中最常见的应用文体。2009年上半年四川申论考试中便考到了通知，题目要求“符合通知的写作格式，只写通知的主体，内容具有操作性，字数限500字以内。”由此我们可以看出，通知一般短小精练，需要对大量材料概括整理，归纳出所要传达的信息。“内容具有可操作性”说明用通知来发布规章、布置工作、传达指示、转发文件时，都是实现着通知的指导功能。通知的主体部分常采用分条列项方式，一目了然，简洁明了，让主送单位能快速清楚地理解含义，便于执行。

意见常用于政府对主要问题提出看法和方案。意见的行文方向多样：作为上行文，意见应提出工作建议和参考意见，文字表述简明得体;作为下行文，意见应表明主张，提出符合实际、具体可行的建议和要求，也可以对工作进行评价;作为平行文，意见应以商洽协商的态度，就某一问题向有关部门做出鉴定评估，提出看法方案。

报告常用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是上行文，是下级向上级机关汇报工作，可以在工作进行之前、之中或之后行文，具有鲜明的汇报性。报告按其性质可以分为综合报告和专题报告，报告作为呈报性公文，所用材料必须完全真实、确凿、具体，一般都是直接具体地陈述本机关的工作、情况或者问题。

2 事务文书文种

事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时形成的具有惯用格式的文书。

讲话稿是各级领导在各种会议上发表的带有宣传、指示、总结性质讲话的文书。根据会议内容的差异，讲话稿可以分为庆祝纪念会议类、表彰会议以及工作会议类讲话稿。写好一篇讲话稿要做到以下几点：对症下药、联系实际;观点明确、精炼有力，注意时效、感染听者。讲话稿要具有针对性，要针对观众关心的问题展开议论，还要针对观众的年龄、文化程度和兴趣爱好来发表意见。讲话稿一般没有固定的写作格式，可以根据所讲的问题灵活安排结构方式。

问卷调查的写作可以从调查报告反推，调查报告的实质是对现象进行阐释和提出建议方案，具体来说就是现状、问题、缘由、影响和措施。在确定了调查报告的格式之后，要根据所提供的材料，归纳要点，写出格式规范，条理清晰和内容充实的调查报告。问卷调查可以根据调查报告的的要点反推，设计出相应的问题。在设计问卷调查的问题时，应当对每类中的每个设问标注序号，应当注意问题要按照由易到难的顺序排列，问题设置要简短易答。

编者按是编者对应用作品的解释或引申，它可以出现在新闻报道中，也可以用在简报中，在新闻报道中主要是對新闻稿件进行评价、批注、建议或说明;在简报中一般阐释编发简报的原因或目的、发文单位的倾向性意见或者提出学习的要求。撰写编者按要善于进行概括和提炼，要长于从整体的角度剖析问题和熟悉情况;长于从表面现象发掘其本质和根本法则;长于进行多角度分析，使编者按独具一格。

3 日常应用文书文种

日常应用文书是人们在日常学习、生活、工作中所使用的具有惯用体式的文体，一般分书信类和致词类两大类。日常应用文书有宣传稿、介绍、倡议书、演讲稿、公开信等文种，这里只重点介绍有宣传稿、倡议书和公开信等三种。

公开信是将内容公布于众的信件，其对象可以是群体或个人，如《致×××的公开信》和《给全国共青团员、青年朋友们的一封信》的对象分别是个人和群体。公开信的主题通常选择社会在某一阶段比较关注的问题，具有广泛的教导、熏陶和鼓动作用。公开信的语言要求浅显易读，不管是写给群体还是个人，它都要态度鲜明、感情饱满，语言明确;公开信可以登载在书本上，也可以通过广播播出、电视放映。假如公开信写得含蓄模糊，就难以实现公开信普遍的教育意义。

宣传稿是指起报道、鼓动、介绍作用的应用文体。它或者为贯彻党的方针、政策;或者为完成某项工作任务;或者为报道某些新情况、新经验;或者为宣传某些观点思想，普及某些知识。宣传稿类似于公开信，同样是广泛行文，有形象简明、鼓舞性强的特点。撰写宣传稿时不仅要抓住宣传的本质和功能，还要留意揭示现状的实质。宣传稿语言上要注意表达的精确性、详尽性、鼓动性，做到既以情动人又以理服人。

倡议书或者解决社会日常中的真实存在的情况，或者实行由团体或个人提出的有效方案。倡议书必须具备普遍性和群众性，能帮助有效举办精神文明活动。倡议书是主张，也是提议，它不能让人感受到逼迫，而是要在自觉和谐的氛围中宣扬真善美。写好一篇倡议书，就要做到情理结合，富有鼓动性。

（作者单位：苏州工业园区星湾学校）