基于PDCA理论的图书馆搬迁过程管理与方法研究

谭 璐

（长沙航空职业技术学院图书馆，湖南 长沙 410124）

近年来，随着政府对图书馆投入的加大，图书馆的扩建或新建进行得如火如荼，这就必然涉及到搬迁工作。图书馆搬迁是一项艰巨而复杂的系统工程，涉及的资金巨大、人员众多、程序复杂，组织者如果不能科学地协调和规划搬迁的整个过程，将会造成人力物力的浪费，出现混乱无序局面，同时也会影响新馆的形象和布局，所以引入高效先进的方法势在必行。经研究发现，图书馆搬迁应用到的方法有项目管理[1]、价值工程[2]、运筹学[3]等，但这些方法或复杂或可操作性不强，而PDCA 循环理论可以构建完善的管理体系，使图书馆搬迁工作步骤简单化、条理化、系统化和科学化。图书馆搬迁项目管理引入PDCA循环理论，既能实行组织协调控制，又可对图书馆搬迁实施效果评价，既能优化质量管理，又可提高工作效率，是保证图书馆搬迁项目顺利高效实施的重要工具，有必要深入研究和推广应用。

1 图书馆搬迁研究的意义

1.1 图书馆搬迁的难点

图书馆搬迁是新图书馆建设的重要环节，需要做到以下3 点：一是图书编号打包，组织运输到新馆上架；二是家具装车运输到新馆确定位置；三是系统设备搬迁到新的机房或新馆。在图书馆搬迁过程中存在的难点如下：第一，搬迁的程序复杂，要运用科学方法合理规划，制定搬迁的总体方案和步骤；第二，搬迁的人员众多，要做到对人员的分工和时间安排有序；第三，资料收集困难，要在合理借鉴成功经验的基础上形成自己的规范；第四，效果评价困难，对搬迁的评估量化可以确保项目顺利实施并获得预期的效果。

1.2 PDCA循环理论

PDCA循环法[4]是美国管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，因此又称“戴明环”。PDCA 循环分为 4 个阶段[5]：第一阶段计划（Plan），找出问题，分析问题产生的原因和影响的主要因素，并制定相应的措施；第二阶段执行（Do），组织力量执行计划，保证计划的实施，完成计划；第三阶段检查（Check），检查对策措施实施的结果是否达到预期目标；第四阶段行动或反馈（Action），根据检查结果，采取必要的措施巩固已取得的成果，对未达到的预期目标做进一步改进，成功者纳入标准，不成功者转入下一个PDCA循环去解决。PDCA循环的优点是适用所有领域，缺点是严格地在流程框架内工作，缺乏创造性。

在项目管理中，运用PDCA 循环理论，周而复始地运转，管理流程少，管理手段简单，保证完成质量，同时，过程管理有效率，能准确把握管理活动的主要规律，对于图书馆搬迁工作的质量控制和优化过程管理有着积极的作用。

1.3 PDCA循环理论的研究进展及趋势

PDCA循环理论在生产实践中应用广泛，近年发表的应用PDCA 循环理论的文献数量呈逐年上升趋势，表明PDCA应用于质量管理的研究与实践越来越受到学者的重视和关注。PDCA 循环理论的研究主要应用于医学、教育、企业、电力、公路、计算机等领域，目前医学领域应用最为广泛，在图书馆管理的研究中有较少应用，主要在绩效管理[6]、战略管理[7]、社团管理[8]等方面出现相关应用研究。PDCA在图书馆的应用研究处于起步阶段，应用到图书馆搬迁项目的研究较少，且不够深入，对比的评价还是空白。现有PDCA 循环理论研究成果多局限于可行性研究，没有具体运用过程的详细描述，缺乏实践层面可操作性的研究，具体应用的成熟案例较少。关于PDCA循环理论的研究，其重点应侧重该理论和方法在管理实践中的应用与推广。

2 图书馆搬迁的过程模型和运行步骤

2.1 PDCA过程管理模型的构建

任何事物都有着内在的逻辑规律，图书馆的搬迁也不例外。为确保图书馆搬迁工作的全面质量管理顺利实施，运用PDCA循环理论构建科学的管理机制，按照图书馆的特点和需求，将搬迁的相关要素进行分解，建立相应的过程模型、参数设置、实施步骤，并对过程实施效果进行评价，检查执行的效果，再总结经验和教训，对未完成项进行下一个循环。图书馆搬迁的PDCA 过程管理模型如图1所示。

图1 图书馆搬迁过程PDCA管理模型

2.2 控制参数的设置

在图书馆搬迁模型中，时间、过程、资源和文档4个参数不是完全独立的，应该对这4个控制参数进行综合调节和平衡。

（1）时间。将PDCA 引入各关键时间节点，有利于搬迁的时间控制，优化资源配置，同时可以作为搬迁执行效果的度量标准之一，评估图书馆搬迁工作的绩效[9]。图书馆的搬迁持续时间较长，跨度几个月到几年不等，这期间可能影响读者借阅，因此搬迁工作必须尽量缩短时间，合理设置时间节点，以最快的速度完成搬迁任务。其次，搬迁工作涉及设备采购、运输、安装、调试和图书的搬迁、布架、整架等繁复的工作内容，每一项都并非孤立存在，而是相互关联影响的，其中任何一个阶段的进度不能按时完成都可能会影响整个项目的进度。

（2）过程。过程是为完成搬迁工作所进行的管理和实施活动，包括管理过程和实施过程。管理过程包括计划、资源分配和组织工作，实施过程包括每个步骤的完成情况。

（3）资源。资源是为完成搬迁工作所使用的时间、资金、人力、物力等。表1是搬迁过程所必须的资源。

（4）文档。文档报告是了解和审核项目的重要依据。表2是搬迁系统所需输出的文档。

表1 资源

表2 文档

2.3 图书馆搬迁项目的实施步骤

（1）计划阶段——Plan

科学立项与系统策划PDCA 循环理论的首要环节是计划阶段，图书馆搬迁项目中组建机构、调研考察、情报收集、制定计划是该环节的主要工作。

步骤一：组织保障

图书馆应高度重视，组建搬迁领导小组，并制定相应的组织分工合作。一是由馆长任总指挥，副馆长和部门主任任小组长，下设调研考察组、宣传动员组、搬运协调组和后勤保障组。馆长统筹协调，各小组分工协作，搭建一个搬迁工作服务平台。二是积极争取上级相关领导和主管领导的支持、平级部门的协助、多方参与搬迁力量的帮助，保证拥有足够的人力、物力和财力保障搬迁工作的顺利进行。三是统筹规划搬迁的全过程，如新馆的规划、搬迁过程的时间进度和路线等。

步骤二：调研考察

调研工作主要是收集与选择搬迁工作相关的情报。一是多方实地考察和参观学习，借鉴其他图书馆的成熟经验；二是了解和考察搬家公司的信誉质量评价；三是通过线上线下收集图书馆搬迁的相关经验和技巧，重点收集新图书馆的发展规划、网络系统和藏书布局等方面资料，其中岗位设置、创新模式都是图书馆搬迁过程涉及到的内容，也应重点收集，以便于今后有的放矢地开展工作。

步骤三：情报收集

情报收集分为清点和整理旧馆数据，新馆情报收集。清点和整理旧馆数据，可以按以下顺序进行[10]：第一是顺架，将所有文献进行整架，做好清点。第二是剔旧，将破损严重的、失去阅读价值的、过时的图书进行下架集中归置，便于密集书库的规整。第三是清查，馆藏文献清点，对各书库架上图书、新到馆的图书和外借未还回的书进行统计核查，与数据库系统里的书目核对，在馆可使用的家具和设备与资产系统里的账目核对，形成搬迁系统的资源资产数量和位置数据，也为核算搬迁劳动量、新馆馆藏的数量和位置提供最为可靠的数据依据。新馆情报收集，包括规划新馆布局，实地考察新馆。规划新馆布局要坚持科学、合理和实用的原则，需要有一定的前瞻性，要根据本馆办馆宗旨和发展规划确定图书馆馆藏服务体系，结合新馆结构和布局整体规划各区域的用途，制作新馆家具设备书架的布局图。实地考察新馆，根据新馆的面积和设计，预算书库可供未来十年的藏书最大容量。

步骤四：制定计划

根据本馆的实际情况，在调研考察和情报收集的基础上反复论证，制定适合图书馆搬迁的计划。通过制定新馆的总体布局与搬迁方案，既为搬迁做准备，也为后续新馆的发展奠定基础，做到既立足现在又面向未来，同时便于新馆各项工作的开展。方案包括经费预算、人员配备、物资准备、安全保障、实施计划等。经费预算主要包括调研费用、雇佣搬家公司费用、车辆费用、职工加班费用、搬运费用和其他费用等。人员配备重点在合理协调搬迁过程中各环节的人员安排上。物资准备包括所有搬迁工作的后勤保障、物资供应。安全保障，注意搬迁过程中的重点环节和可能存在的问题，对问题进行认真分析讨论，提前做好预案，制定切实可行的方案，确保搬迁工作万无一失。

（2）执行阶段——Do

执行阶段是PDCA循环的关键与核心，包括人员培训、过程实施等工作，要科学、周密、细致地组织实施搬迁工程。

步骤五：人员培训

对所有馆员进行搬迁业务知识培训，熟悉搬迁工作流程和技术要求，同时针对分工不同，实行个别辅导或小组指导。在组织保障、调研考察和过程实施步骤中都有培训环节，培训的内容主要有：召开搬迁动员大会进行协调和搬迁宣传，讲解搬迁工作的要点、难点和时间节点，新馆主要调研的内容，调研后的总结；讲解过程实施中的各项具体工作要领以及明确搬迁的工作流程安排，确定岗位的任务要求，做到群策群力，确保在搬迁中协作配合和把控质量。最后形成培训总结，将搬迁过程的培训及实施效果形成反馈材料。人员培训相关方案如表3所示。

表3 人员培训表

步骤六：过程实施

过程实施包括家具设备搬迁、文献搬迁、数据搬迁等组织实施过程。家具设备搬迁，必须落实每件设备家具在新图书馆的具体房间地点，重点注意家具搬迁过程的损坏和维修，系统设备的运输和数据的备份恢复[11]。图书的搬迁，耗时多、工作细、要求高，是搬迁工作的重中之重，一般包括图书打包、运输、上架。

图书打包，一是要组织分工，责任到人，书库按类分组，一般3人一组，1人编号标号，两人取书打包。二是确定打包规格，大小均匀，结实牢固，每捆25 厘米高度，这个规格是经过考量过的合适重量和数量，易于打包，很多图书馆也会采用机器打包，更加节省人力[12]，图书馆应有计划、有目的地将本馆采编部门接收新书的包装纸和绳子专门归集起来，待图书打包时再利用。三是打包图书要统一编号，记录整理，每包写上序号：如A1、A2、A3……。字母为分类、数字为包数。四是统计出每类图书的包数，图书的总包数，每类图书所占书架数[13]。按类别、实际包数、书架组数、备注制作表格，如表4所示。这个表格为后期的图书上架提供依据。

表4 图书打包上架表例

图书运输应制定搬运方案，搬运的任务主要由搬运公司负责，搬运协调组配合协调搬运，避免图书的散包、损毁、丢失等，保证图书搬运到位。图书搬运的主要工作有出库、装车、运输、卸车、入库。每个书库由专人负责，负责人员熟悉书库基本情况，组织搬迁人员按顺序搬运藏书出库；装车时，要注意按书库顺序装车，并由专人指挥装车，不能乱包散包。图书搬迁运输过程中要求专人跟车运输，防止图书在运输中遗失。卸车时，新馆接应人员指挥将每包图书接入对应位置，完成图书的对号入库工作。

图书上架宜先将图书按包对号入座，再进行拆包，按顺序上架整理，若有满架情况还需要进行倒架；整理完成后要根据中图分类法进行标架。图书上架整理是藏书搬迁事务的最后一个环节，也是最为繁杂的一环，前期的规划工作合理与否直接决定了图书能否准确到位，也影响后期的图书流通和新馆的开馆时间。

（3）检查阶段——Check

检查阶段是图书馆搬迁工作的分析阶段。根据制定的计划和方案要求，检查验证实际执行情况，实施过程是否达到预期效果。

步骤七：效果检查

在PDCA 循环理论指导图书馆搬迁工作模式中，通过图书整架、倒架、标架，新馆环境和设备状态检查及新馆开馆的时间来检验项目计划执行是否正确、合理和科学，检查计划施行的效果，制定效果检查表，如表5。

表5 搬迁效果检查表

步骤八：问题总结和反馈

对图书馆搬迁过程中产生的问题进行总结和反馈，成功的经验加以推广，找出失败的原因引以为戒，重新修正工作思路和方式，将成功的经验和失败的教训都纳入标准规范程序，对于还未完成的任务要开始新的PDCA循环重新计划，并对搬迁的实施效果进行科学评价，整体评价可按表6中的指标体系进行分级管理[14]，进而保证搬迁项目实施的效率。

表6 图书馆搬迁项目实施效果评价表

3 图书馆应用PDCA理论的思考

3.1 抓住搬迁契机，营造智慧形象

新馆搬迁是改造图书馆的一个有利契机。图书馆借助搬迁之机，从馆藏布局、系统规划、空间设计、新技术应用等方面，应做出一个整体的新馆发展建设方案，采用PDCA理论管理识别图书馆搬迁的所有过程，并通过对过程的识别、管理和控制来提高效率和质量。同时，采用新技术、新服务、新理念规划设计图书馆的空间布局和服务模式，将PDCA理论运用于智慧图书馆的建设和管理，打造一个全新的智慧图书馆形象。

3.2 变革服务方式，促进质量管理

以读者为中心是现代图书馆的服务理念，也是新馆服务的最终目的。对于图书馆搬迁工作来说，采用PDCA循环方法的目的和主旨都是为未来开馆后提升读者满意度创造条件。新馆的规划和布局应该以先进的服务理念、完善的管理制度、现代化的技术手段为保障，围绕满足读者需求展开，以PDCA理论来管理新馆，促进服务和管理质量的持续改进和效率的不断提升。

3.3 更新思维方法，激发创新发展

PDCA 循环只是一种管理方法[15]，持续的质量改进是PDCA循环永恒的目标，而管理的关键在于以科学的管理调动了馆员工作的积极性；加强对馆员的培训，形成了良好的工作氛围，更新了服务理念，提高了馆员应用循环解决问题的意识和能力，激发了馆员投身于图书馆事业建设和服务读者的热情和创新意识。

4 结语

将PDCA 循环理论运用到图书馆搬迁项目实施过程，使搬迁过程步骤明晰，减少搬迁过程中的问题，大幅度提高搬迁工作效率，使各个环节的工作效果可以预期和度量。通过采用PDCA 循环方法，整个搬迁过程都按照4个阶段8个步骤执行优化，既可以理顺搬迁中的各个环节，建立健全各种机制，做到计划合理、保证质量、节约成本、提高效率，又能有效沟通，调动馆员积极性，推动图书馆多快好省地完成搬迁任务。