高校财务档案管理问题及对策分析

王红娜

摘要：社会经济水平的不断提升，促进高校档案财务档案管理形式的更新。良好的档案管理模式能够有效提高数据安全性与精准度，本文将结合高校财务档案管理内容及现存问题，提出认知档案管理作用、提高档案应用效率、强化人员队伍素质、引进信息管理技术、规范工作运行流程等对策，促进高校财会更好的工作。

关键词：高校财会;档案管理;信息化技术

引言：

新时期背景下，高校管理方式开始向着多元化方向转变，传统财务档案处理方式的弊端也在不断暴露出来。在当前背景下，如何提高财务档案精准度，保证其信息优势被发挥出来，是我们需要考虑的问题。档案管理是财务部门工作成果的最终总结，需要工作人员加以重视，为高校经济业务发展提供充分保障。

一、高校财务档案管理内容

高校财务档案属于财务部门，所以其衍生出的数据资料也被称为会计档案。其档案管理就是对现有资料进行获取、收集、保存、归档、调用、交接等处理，每个环节都十分重要。相比较于社会中其它事业单位来说，高校会计档案包含了学校经济情况、经济业务等重要信息资料，是学校建设发展不可缺少的一部分。所以在管理时，必须要保证其真实有效、精准齐全。为确保工作落实的顺利有效，我国高校结合国家档案管理法律法规制定了对应管理制度，规定财务会计档案内容包含：日常经济业务形成的各类原始凭证、银行对账单、月报表、季度报表、年度报表、年度预算报表、年度决算报表、以及各类账簿：现金银行日记账、总账、明细账、固定资产卡片，辅助财务账等等。由此可见，高校财务档案管理具有一定的复杂性与多元化，需要我们加大管理力度，提高对相关工作的重视。

二、高校财务档案管理问题及对策

（一）认知档案管理作用

目前，意识淡薄、用途认知较浅是制约我国高校财务档案管理快速发展的首要原因，很多高校领导人员对于档案应用方式不是很清楚，导致会计管理工作开展难度增加。对此就需要加强领导、管理人员对于档案的认识，只有了解才能发展，只有领导重视才能深化全体工作人员认识。各个高校的领导管理人员可以积极探究国内外知名企业档案管理方式，结合自身实际情况制定发展策略，在学校各个部门加大宣传力度，让全体工作人员都能具备良好的思想认知，潜移默化中树立责任心，重视自身岗位工作。

（二）提高档案应用效率

档案的核心用途就是挖掘现有材料价值，为学校财务部门后续开展工作提供基础凭证与指导方向。高校主要活动类型分为：教学、管理、科研三方面，需要针对性制定档案管理策略。例如：在教学方案需要档案管理人员按照规章制度严格记录教学活动安排、师资队伍调度情况、教学改革财务事项等等，财务档案不仅仅能够为高校领导制定战略决策提供数据支持，同时还可以明确财务管理的方式，促进教育行业向着积极、正面的方向发展。另外，科研项目是高校日常工作，所以需要档案人员加强重视，深入研究经费应用方向与使用途径，方便后续节约成本，发挥现有资金的最大价值[1]。

（三）强化人员队伍素质

虽然高校中很多档案管理人员在岗时间较长，具备丰富工作经验，能够熟练将财务档案分类，储存。但是目前我国档案管理模式开始向着现代化方向转变，需要相关工作人员具备更加先进的档案处理技术，传统档案管理手段已经不再适用。普遍工作人員都存在观念落后、技术守旧等问题，需要高校领导针对人才队伍的综合素质进行强化。从档案人员需要具备的素质来看，首先其应该了解档案对于学校财务发展的重要性，确保其能够为财务开展活动提供帮助，另外财务档案自身专业性比较强，需要相关工作人员具备一定的财务会计理论知识。当前信息化技术开始逐渐走进档案管理工作中，相关工作人员同样需要具备基础的计算机操作能力。对此高校可以定期开展培训课程，落实阶段性考核，提高工作人员的综合素质，保证其能够以更好的技术服务于高校财务的档案管理工作。

（四）引进信息管理技术

当前信息技术开始在人类社会中占据了越来越重要的位置，中国的信息化建设与会计专业融合最早源于1980年，历经了档案电子化、管理电子化、会计电算化等阶段。直到2016年，我国中央档案局出台了《会计档案管理条例》，其中明确指出会计档案管理需要实现电子化，转变以往档案管理模式，使其迈进“无纸化”时代。虽然相比较于其他行业来说，高校财务档案管理信息化进度较为缓慢，起步较晚，但是经过近五年的发展，已经取得了可观成绩。例如：ORC技术、条形码技术、多媒体技术都能够基本实现全面覆盖，从PC端服务模式向着浏览器模式转变。高校是为社会各行各业培养人才的重要场所，加快财务档案管理信息化转型速度已经刻不容缓，想要增强管理效率，首先需要领导人员认识到信息化技术的优势，然后将理念与思想传达给财务部门人员。改变以往纸质档案记录方式，将其通过扫描转化成为电子档案。电子档案具有可永久保存、维护成本低、后台储备量大等优势，能够保证档案资料的安全性。另外，高校还需要积极采购现代化设备，例如：计算机、扫描仪等等，促进信息化技术更好的融合到财务档案管理当中，给工作人员提供更加方便的管理方法[2]。

（五）规范工作运行流程

虽然我国大部分高校都在最开始制定了档案管理条例，但是受到多种因素影响，往往制度与实际工作内容适应度较低，刚性约束的作用不能被发挥出来。对此就需要管理人员结合学校实际情况制定一套动态性较强的档案工作制度，例如：《高校会计档案信息化管理条例》、《档案数据库转移销毁制度》、《工作人员职责规范》、《档案安全销毁制度》等等，用科学合理的管理条例来促进档案工作执行的规范性、合理性，让相关工作落实的有章可循、有制可依，坚决避免制度的应用流于表面。

结论：

综上所述，高校承担着为社会输出高质量人才的重要责任，需要顺应时代发展，积极更新内部管理手段，合理应用档案资料，发挥出其最大价值。当前信息技术发展速度较快，在档案管理中融合计算机技术能够加快数据交流效率，为高校财会进行下一步决策提供强而有力的保障，实现内部管理的现代化转型。

参考文献：

[1]张传智.基于高校创新创业档案系统的构建及管理分析[J].学周刊，2019 （15）：186.

[2]赵玉灵.浅析大数据条件下高校档案馆的规范化建设要点[J].中国管理信息化，2019，22 （08）：182-183.